Как отправить письмо через мсэд

Электронный документооборот

1. На рабочем месте должны быть установлены: КриптоПро, Локер. Дистрибутив Локера для 32х, 64х систем в приложении к инструкции. При возникновении сложностей с установкой Локера, обращаться в техподдержку СЭД по тел. 30-63-10.

2. Заполняем реквизиты РКК: в поле «Вид документа» выбираем «Письмо в МЭДО»,

в поле «Адресаты» выбираем из списков рассылки МЭДО-адресата,

Обращаем внимание, что автоматически выбирается организация без конкретного адресата.

Выбрать адресата можно, нажав кнопку «Изменить получателя».

. Файл должен содержать теги [МЕСТО ДЛЯ ШТАМПА], [МЕСТО ДЛЯ ПОДПИСИ]. Пример в приложении 1.

3. Нажимаем кнопку «На подпись». В карточке письма появится надпись: «Идет конвертация\валидация основного файла документа».

Пока процесс конвертации/валидации не завершится, документ нельзя будет подписать или зарегистрировать.

4. После завершения процесса в РКК появится надпись: «Отправлен на подпись».

Документ можно подписать.

5. Для этого нажимаем на кнопку «Подписать» и подтверждаем действие в диалоговом окне.

6. После подписания в документе должна появится соответствующая надпись и значок, показывающий, что документ был подписан ЭЦП.

Источник

Приложение. Инструкция по работе с документами в Московской областной Думе

Московской областной Думы

от 24.05.2019 N 372-р

Инструкция
по работе с документами в Московской областной Думе

3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию).

8. В Думе принимаются к рассмотрению электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью с использованием закрытых ключей электронной подписи, в том числе определенные двусторонними соглашениями об организации электронного документооборота между Думой и внешними участниками обмена электронными документами.

Перечень должностных лиц в Думе, наделенных правом электронной подписи, установлен распоряжением Председателя Думы от 30.09.2015 N 1163-р «О внедрении и использовании электронной подписи в межведомственной системе электронного документооборота в Московской областной Думе» (с изменениями, внесенными распоряжением Председателя Думы от 07.09.2017 N 717-р).

9. Деятельность Думы по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Московской области и распоряжением Председателя Думы от 24.10.2016 N 99-р «О порядке рассмотрения обращений граждан в Московской областной Думе».

10. Ведение секретного делопроизводства осуществляется работниками отдела защиты государственной тайны и режима Думы в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1.

11. Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением Председателя Думы.

II. Основные понятия

12. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

III. Виды документов, с которыми осуществляется работа в Думе

13. Настоящая Инструкция используется при работе со следующими нормативными правовыми актами Московской области, правовыми актами Думы, иными документами и их проектами:

1) Уставом Московской области;

2) законами Московской области;

3) иными нормативными правовыми актами Московской области;

4) договорами Московской области;

5) постановлениями Думы;

7) распоряжениями Председателя Думы;

8) поручениями Думы в форме выписок из протоколов заседаний Думы, Совета Думы, оперативных совещаний, проводимых Председателем Думы;

9) решениями фракций, комитетов, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, создаваемых Думой;

10) поручениями (резолюциями) Председателя Думы, первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (руководителей фракций в Думе), председателей комитетов, руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделений Думы;

11) протоколами заседаний Думы, фракций, комитетов, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, создаваемых Думой;

12) стенограммами, выписками из стенограмм заседаний Думы, фракций, комитетов, рабочих групп, согласительных комиссий и иных органов, создаваемых Думой, депутатских слушаний, конференций, круглых столов, семинаров и иных мероприятий, проводимых Думой;

14) документами депутатов Думы;

15) должностными регламентами и инструкциями;

16) обращениями граждан;

17) информационными бюллетенями, буклетами, обзорами прессы;

18) служебными записками;

19) иными документами, поступающими в Думу или создаваемыми в Думе.

IV. Прием, регистрация и доставка документов

14. Доставка документов в Думу осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой, нарочным, МСЭД.

15. Поступающие в Думу документы принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в общем отделе.

16. При приеме и первичной обработке документов производится проверка оформления, наличия указанных приложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, государственными служащими, работниками в общем отделе, ответственными за прием и первичную обработку документов, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй вместе с документом направляется отправителю документа (приложение 106).

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Почтовые отправления нестандартные по весу, размеру, форме; имеющие неровности по бокам; заклеенные липкой лентой; имеющие странный запах, цвет; предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю общего отдела и в дежурную часть Думы.

17. Поступающие в Думу документы подлежат обязательной регистрации.

Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе: наименование или бланк организации или должностного лица, направивших документ, номер и дату документа, адресат, подпись или подпись и оттиск печати.

В случае поступления идентичных входящих документов поступивших от одного лица (группы лиц, нескольких лиц), они регистрируются под одним регистрационным номером.

18. При поступлении документов (за исключением обращений граждан) непосредственно во фракции, комитеты, структурные подразделения они должны быть переданы для первичной регистрации в общий отдел.

19. Документы, поступающие в общий отдел из фракций, комитетов, структурных подразделений, должны быть оформлены согласно требованиям, установленным настоящей Инструкцией. Общий отдел не регистрирует и возвращает для исправления документы, оформленные с нарушением указанных требований.

21. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются и передаются адресатам.

22. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в следующих случаях:

1) только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

2) входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

3) имеется большое расхождение между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

Конверты от документов, поступивших из зарубежных государств, сохраняются и прилагаются к документам.

23. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством МСЭД, принимаются общим отделом и регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

24. Документы регистрируются в день их поступления в Думу, документы с пометкой «срочно» регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в Думу в 18.00 и позднее, регистрируются на следующий рабочий день.

25. Сведения о поступившем документе вносятся в ЭРК, оформляемую в МСЭД.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа присоединяется к ЭРК документа в МСЭД.

Приложения к документам отдельно не регистрируются, присоединяются к ЭРК документа, к которому они относятся.

26. После регистрации документы, поступившие на имя Председателя Думы или первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, направляются соответственно в секретариат Председателя Думы или в секретариаты его первых заместителей, заместителей.

Документы, адресованные депутатам Думы, руководителям фракций, председателям комитетов, руководителям структурных подразделений, направляются общим отделом по назначению.

Ошибочно направленные во фракции, в комитеты, структурные подразделения документы незамедлительно возвращаются в общий отдел с соответствующей сопроводительной запиской.

27. Поступившие в Думу протесты, представления, письма прокурора Московской области, экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области после их регистрации в общем отделе направляются для рассмотрения в порядке, установленном соответственно Регламентом Думы, распоряжением Председателя Думы от 23.01.2013 N 76-р «О Положении о порядке рассмотрения в Московской областной Думе экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области».

28. Документы с резолюциями (поручениями), оформленные на бланках, направляются для исполнения в соответствующие фракции, комитеты, структурные подразделения после внесения в ЭРК сведений о прохождении документа.

Документы с пометкой «срочно» направляются исполнителям незамедлительно.

29. Направление документов из одних фракций, комитетов, структурных подразделений в другие осуществляется посредством МСЭД.

30. Передача документов из общего отдела в секретариаты Председателя Думы, исполняющих обязанности Председателя Думы первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (руководителей фракций в Думе) осуществляется государственными служащими и работниками общего отдела. Передача документов из общего отдела в секретариаты первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (руководителей фракций в Думе), во фракции, в комитеты, структурные подразделения осуществляется государственными служащими и работниками, ответственными за делопроизводство в аппаратах фракций в Думе, комитетов, в структурных подразделениях Думы, под подпись в реестре передачи документов (приложение 108).

V. Организация работы с документами

1. Организация работы с идентичными входящими документами

31. Идентичные входящие документы после их регистрации в общем отделе направляются Председателю Думы. Председатель Думы назначает ответственного исполнителя, который подготавливает ответ на идентичные входящие документы.

32. Ответ на идентичные входящие документы подписывают все лица, в адрес которых поступили идентичные входящие документы.

33. Если лицо, в адрес которого поступил идентичный входящий документ, не согласно с ответом, подготовленным ответственным исполнителем, оно подготавливает свой ответ на идентичный входящий документ, отражающий его личную позицию, и направляет его за своей подписью.

2. Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов Думы

34. Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов Думы, возлагается на помощников депутатов Думы, государственных служащих и работников в аппаратах фракций в Думе, комитетов Думы.

Ведение делопроизводства, связанного с деятельностью депутатов Думы, работа с письмами и другими документами, поступившими на имя депутатов Думы при осуществлении ими своих полномочий в территориальных округах Московской области, определенных для работы депутатов Думы, осуществляется помощниками депутатов Думы в соответствии с настоящей Инструкцией.

35. Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы, по вопросам, находящимся в ведении комитета, членом которого он является, после их регистрации направляются в указанный комитет.

36. Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы по вопросам, не относящимся к ведению комитета, членом которого он является, после их регистрации направляются в аппарат фракции в Думе, в состав которой он входит.

37. Помощники депутатов Думы, государственные служащие, работники в аппаратах фракций, комитетов, ответственные за делопроизводство, обеспечивают:

1) учет и своевременное предоставление депутату Думы поступивших на его имя документов;

2) исполнение по поручению депутата Думы поступивших документов;

3) правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата Думы, их учет, подготовку к отправке, формирование документов в дела фракции, комитета;

4) оформление заказов на копировально-множительные работы (за подписью депутата Думы).

38. Исходящие документы депутатов Думы, связанные с их депутатской деятельностью, оформляются помощниками депутатов Думы, государственными служащими, работниками в аппаратах фракций и комитетов в соответствии с настоящей Инструкцией.

40. Все виды почтовых отправлений депутатов Думы в связи с осуществлением ими депутатских полномочий передаются в общий отдел для отправки.

3. Организация работы с документами во фракциях, в комитетах, структурных подразделениях

41. Государственными служащими, работниками в аппаратах фракций, комитетов, в структурных подразделениях в процессе делопроизводства осуществляются следующие функции:

1) организация приема, регистрации, учета документов, поступающих из общего отдела, внесение в ЭРК информации о ходе работы с документами, контроль за прохождением документов;

2) организация оформления, регистрации и учета подготовленных документов, передача на отправку исходящих документов;

3) своевременная передача документов непосредственному исполнителю;

4) ознакомление депутатов Думы, государственных служащих, работников в аппаратах фракций, комитетов, в структурных подразделениях с распорядительными и информационными документами;

5) организация хранения документов и дел, выдача для работы документов и дел депутатам Думы, государственным служащим, работникам в аппаратах фракций, комитетов, в структурных подразделениях, в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами; контроль за их возвращением и сохранностью;

6) организация справочной работы по вопросам исполнения документов, инструктаж государственных служащих, работников в аппаратах фракций, комитетов, структурных подразделениях и помощников депутатов Думы по вопросам делопроизводства;

7) организация ведения и формирования дел в соответствии с Номенклатурой дел Думы;

8) подготовка и сдача дел на архивное хранение в общий отдел;

9) передача государственными служащими, работниками в аппаратах фракций, комитетов, депутатам Думы или их помощникам документов, поступивших на имя депутатов Думы;

10) ознакомление государственных служащих, работников в аппаратах фракций, комитетов, в структурных подразделениях с настоящей Инструкцией, другими правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства.

42. При работе с документами во фракциях, комитетах, структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) лица, работающие с документами, несут ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в документах информации;

2) при утрате документов государственный служащий, работник, ответственный за делопроизводство в аппарате фракции, комитета, в структурном подразделении, и лицо, у которого находился на исполнении утраченный документ, составляют акт о его утрате (приложение 107), который подписывает руководитель аппарата фракции, комитета, структурного подразделения;

3) сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий государственного служащего, работника;

4) не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

5) передача документов или их копий лицам, не являющимся депутатами Думы, представителям сторонних организаций, может производиться только с разрешения руководителя аппарата Думы;

6) при уходе в отпуск или выезде в командировку лицо, получившее для исполнения документы, должно отчитаться перед руководителем аппарата фракции, комитета, руководителем структурного подразделения по всем находящимся у него документам, а при освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю аппарата фракции, комитета, структурного подразделения (приложение 109).

43. Поступившие во фракции, комитеты, структурные подразделения документы, включая копии нормативных правовых актов, их проектов и других документов, после их регистрации в общем отделе передаются заместителям Председателя Думы (руководителям фракций в Думе), председателям комитетов, руководителям структурных подразделений и в соответствии с их поручениями (резолюциями) для исполнения или для ознакомления.

45. Если в поручении указано несколько исполнителей, ответственным за выполнение поручения считается тот исполнитель, чья фамилия первой указана в поручении (если отсутствует прямое указание на конкретное лицо как ответственного исполнителя). Соисполнителям передаются копии документа и поручения.

Первый экземпляр (подлинник) ответа, напечатанного на соответствующем бланке, подписывает соответственно Председатель Думы, заместитель Председателя Думы (руководитель фракции в Думе), председатель комитета, руководитель аппарата Думы, заместитель руководителя аппарата Думы, руководитель структурного подразделения. Допускается подписание ответов по поручению Председателя Думы его первыми заместителями, заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений.

Второй экземпляр ответа (копия или электронная копия документа) соответственно визируется и (или) согласовывается ЭП заместителем Председателя Думы (руководителем фракции в Думе), председателем комитета, депутатом Думы, участвовавшими в его подготовке, руководителем аппарата Думы, заместителем руководителя аппарата Думы, руководителем структурного подразделения, в которых готовился ответ.

Подписанный ответ передается на отправку в общий отдел.

Копия ответа вместе с письмом и другие материалы, относящиеся к рассмотрению документа, передаются в общий отдел для формирования архивного дела.

На ответе должен быть проставлен регистрационный номер, состоящий из индекса подготовивших ответ фракции, комитета, структурного подразделения и номера документа (через «тире»), на который был дан ответ.

47. Сроки и контроль исполнения документов и поручений регулируются разделом IX настоящей Инструкции.

48. Регистрация и учет исходящих документов, подготовленных и оформленных во фракциях, комитетах, структурных подразделениях, осуществляются в соответствии с разделом VIII настоящей Инструкции.

49. Формирование и ведение дел во фракциях, комитетах, структурных подразделениях осуществляются в соответствии с Номенклатурой дел Думы и с учетом требований подразделов 1 и 2 раздела XIII настоящей Инструкции.

Исполненные документы, подлежащие сдаче в общий отдел на архивное хранение, передаются в порядке, установленном подразделом 6 раздела XIII настоящей Инструкции. Остальные документы хранятся во фракциях, в комитетах, структурных подразделениях до истечения срока хранения, указанного в Номенклатуре дел Думы.

50. В случае реорганизации или ликвидации комитета, структурного подразделения законченные дела и исполненные документы передаются в общий отдел по акту, подписанному председателем комитета, руководителем структурного подразделения. Незаконченные дела и документы передаются в комитет, структурное подразделение, на которые возложены функции реорганизованного или ликвидированного комитета, структурного подразделения.

В случае прекращения деятельности фракции законченные дела и исполненные документы, а также незаконченные дела и документы передаются в общий отдел по акту, подписанному заместителем Председателя Думы (руководителем фракции в Думе).

51. Для оперативного приема и передачи текстов документов в Думе может использоваться факсимильная связь.

При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

VI. Подготовка и оформление документов

1. Общие требования

Принятые Думой нормативные правовые акты, правовые акты, распоряжения Председателя Думы, протоколы заседаний Думы оформляются на гербовых бланках. Герб воспроизводится на бланках в соответствии с Законом Московской области N 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, правового, информационного и иного обеспечения деятельности Думы ведется на бланках фракций, комитетов, структурных подразделений Думы.

Содержание служебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

54. Должностные лица подписывают документы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Совместные документы, подписанные несколькими депутатами Думы, заместителями Председателя Думы (руководителями фракций в Думе), председателями двух или более комитетов, руководителями двух или более структурных подразделений, оформляются на бланке Думы.

Подписание документа предусматривает: указание полного

наименования должности подписывающего, его личную подпись, инициалы и фамилию.

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия должностного лица, его заместителем путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности.

Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

55. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы и (или) согласованы ЭП. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования. Виза документа может включать в себя наименование должности лица, визирующего документ.

В случае разногласий при согласовании документа к нему прилагаются подписанные замечания или особое мнение лиц, не согласных с текстом документа.

При согласовании проекта документа в системе МСЭД виза в электронном листе согласования включает в себя расшифровку подписи (фамилия, инициалы) лица, визирующего документ, дату и время согласования, замечания (при их наличии). Если согласующее лицо использует при визировании свою электронную подпись, то в визе содержится также слово «ЭП» или специальный графический индикатор (символ замка).

Тип согласования: последовательное

Согласовано 28.01.2019 13:38

ЭП Подписано 28.01.2019 14:23

Если в процессе согласования в документ внесены изменения, то документ подлежит повторному визированию или согласованию.

56. При обмене электронными документами для визуализации ЭП исполнителем документа используется штамп ЭП с соблюдением следующих требований:

1) место размещения штампа ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы штампа ЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы штампа ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы штампа ЭП не должны перекрывать элементы текста документа и другие штампы ЭП (при наличии).

В соответствии с законодательством Российской Федерации штамп ЭП формируется и визуализируется программными средствами. Штамп ЭП включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа ЭП.

58. На документе должна быть указана дата. Датой документа, принимаемого коллегиально, является дата его принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.

Датой стенограммы, протокола является дата события, которое зафиксировано в документе.

Датой письма является дата его регистрации.

59. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Номер страницы на первом листе документа не ставится.

60. Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о его наличии оформляется ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если наименование приложения не приведено в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется по той же форме, но с указанием его наименования, например:

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается,

Приложение: брошюра в 2 экз.

61. Документы, поступающие в Думу и адресованные во фракции, комитеты, структурные подразделения, могут иметь сопроводительные письма.

Сопроводительное письмо должно иметь обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, подпись уполномоченного лица (собственноручную или ЭП). При отсутствии одного из обязательных реквизитов документ без рассмотрения подлежит возврату для устранения выявленных нарушений и для повторного направления во фракции, комитеты, структурные подразделения.

62. Ответное письмо или сопроводительное письмо на инициативный документ должно иметь реквизиты: номер и дату документа, на который дается ответ; подпись уполномоченного лица.

2. Подготовка нормативных правовых актов, правовых актов, распорядительных документов Думы, их проектов

63. Порядок подготовки и внесения на рассмотрение Думы проектов нормативных правовых актов, правовых актов регулируется Регламентом Думы и постановлением Думы.

64. Проекты распоряжений Председателя Думы могут подготавливаться депутатами Думы, фракциями, комитетами, структурными подразделениями.

Порядок подготовки регулируется распоряжением Председателя Думы.

65. Регистрация распоряжений Председателя Думы осуществляется общим отделом с использованием сквозной нумерации в пределах календарного года.

66. Регистрация законов Московской области осуществляется общим отделом в соответствии с Законом Московской области N 52/96-ОЗ «О порядке принятия, обнародования, вступления в силу и хранения Устава Московской области и законов Московской области».

67. Регистрация постановлений, решений Думы осуществляется общим отделом в пределах каждого заседания Думы соответствующего созыва Думы.

68. Копии всех постановлений, решений Думы и распоряжений Председателя Думы направляются в секретариаты Председателя Думы, первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, иным адресатам согласно рассылочной ведомости.

69. Рассылаемые копии законов и иных нормативных правовых актов Московской области, постановлений, решений Думы и распоряжений Председателя Думы заверяются соответствующей печатью.

3. Документы заседаний, совещаний и депутатских слушаний

70. Протоколы заседаний Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение 49).

71. В протоколе указываются наименование заседания, дата его проведения, повестка дня, число и состав присутствовавших, фамилии выступавших, темы выступлений, принятые решения.

73. Протоколы заседаний Думы подписываются председательствовавшим на заседании Думы, имеют сквозную нумерацию в пределах срока созыва Думы.

74. Протоколы заседаний Думы оформляются общим отделом на основании стенограмм заседаний и принятых Думой документов.

75. Стенограммы заседаний Думы оформляются на стандартных листах бумаги (приложение 50). Подлинники стенограмм заседаний Думы, прошедшие редакторскую обработку, хранятся в общем отделе.

76. Оформление и выдача выписки из стенограммы заседания Думы осуществляется общим отделом в соответствии с Регламентом Думы.

77. Протоколы заседаний комитетов, фракций, выписки из протоколов и принятые решения оформляются на стандартных листах бумаги государственными служащими, работниками в аппаратах фракций, комитетов.

4. Служебные письма

Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма и выделяется шрифтом другой насыщенности (жирным шрифтом).

Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления адресату, не включенному в указатель рассылки.

Если письмо адресуется физическому лицу, сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно.

80. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К письму прилагается указатель рассылки (приложение 110).

81. Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов каждого приложения. Приложения документа должны быть напечатаны без оборота.

Наличие в приложении ценных документов оговаривается особо.

5. Служебные телеграммы

82. Служебные телеграммы, направляемые из Думы, оформляются только за подписью Председателя Думы.

Право подписи телеграммы категории «Правительственная» принадлежит только Председателю Думы. Такая телеграмма передается в приоритетном порядке.

К отправке принимаются только телеграммы, связанные со служебной деятельностью в Думе. Отправка поздравительных и других телеграмм, не связанных со служебной деятельностью в Думе, не производится.

83. Правительственная телеграмма оформляется на бланке установленной формы (приложение 97).

Телеграмма должна быть написана буквами русского или латинского алфавита.

Текст печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и исправлений. Вставки в тексте не допускаются.

Цифры пишутся словами.

Телеграмма печатается в двух экземплярах, которые после подписания передаются в общий отдел Думы для отправления.

6. Особенности работы с электронными документами

86. При осуществлении электронного документооборота его участникам поступает на рассмотрение и (или) согласование электронный документ либо электронная копия документа, состоящие из следующих элементов:

1) электронная регистрационная карточка;

2) файл электронного документа, подписанного ЭП, или электронной копии документа;

3) данные о движении и исполнении документа.

87. При поступлении в Думу электронного документа государственные служащие, работники, ответственные за регистрацию документа, проводят:

1) проверку реквизитов электронного документа на соответствие установленному составу для аналогичного документа на бумажном носителе и формату данного типа документа;

Электронное служебное сообщение имеет следующий состав реквизитов:

1) отправитель электронного документа;

2) наименование вида электронного служебного сообщения;

3) дата и номер электронного служебного сообщения;

4) ссылка на дату и номер электронного документа, в связи с которым направляется электронное служебное сообщение;

6) полное наименование должности, фамилия и инициалы участника обмена, отправившего электронное служебное сообщение.

89. Электронные документы принимаются к регистрации без оформления на бумажном носителе. Зарегистрированные электронные документы и электронные копии документов доставляются адресатам средствами МСЭД.

90. Дальнейший порядок работы по рассмотрению поступивших документов определяется в соответствии с настоящей Инструкцией и продолжается исключительно в электронном виде с использованием МСЭД путем создания «направлений» и «резолюций».

91. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Думы. При составлении номенклатуры дел в примечание включается отметка «в т.ч. электронные документы».

92. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

93. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

94. В МСЭД допустимы любые текстовые форматы, используемые для обработки электронных документов (doc, docx, txt, rtf, xls, xlsx, xml).

Для электронных копий документов на бумажном носителе (отсканированные документы) необходимо использовать формат PDF.

95. Каждый участник обмена документами в МСЭД несет ответственность за действия, которые он совершает при работе:

1) за несвоевременную регистрацию документа, наполнение содержательной части ЭРК документа;

4) за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

5) за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и направлении документов.

96. Порядок взаимодействия, права и обязанности сторон при обмене электронными документами с внешними участниками обмена электронными документами определяются двусторонними соглашениями об организации электронного документооборота.

VII. Использование гербовых бланков, печатей и штампов

1. Использование гербовых бланков

97. Создание документов в Думе осуществляется с использованием шаблонов бланков документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

99. В целях единообразного воспроизведения изображения герба Московской области на различных бланках устанавливается единый размер для каждой версии герба:

Гербовые бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

100. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению. Руководители аппаратов фракций, комитетов, структурных подразделений осуществляют контроль за правильностью их использования.

101. Электронная версия гербовых бланков для использования установлена в локальной сети Думы на диске общего доступа.

2. Использование печатей и штампов

102. Гербовые и другие печати Думы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

103. Гербовые печати изготавливаются в ограниченном количестве (в одном или нескольких экземплярах) строго в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25.12.2001 N 573-ст, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

104. Изготовление печатей и штампов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений, за исключением гербовых печатей, которые изготавливаются по указанию Председателя Думы или руководителя аппарата Думы.

При разработке эскизов печатей и штампов следует соблюдать следующие размеры:

2) штамп должен представлять собой прямоугольник со сторонами размером от 15 х 35 мм до 70 х 100 мм.

106. Изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении по обеспечению деятельности, и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений.

107. Ответственность за учет, использование, хранение, выдачу и уничтожение гербовой печати возлагается на руководителя структурного подразделения, в ведении которого находится гербовая печать, и оформляется распоряжением Председателя Думы.

Лица, ответственные за изготовление, учет, использование, хранение, выдачу и уничтожение гербовых печатей, несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

108. Гербовые печати должны храниться в личных (индивидуальных) металлических хранилищах (сейфах), опечатываемых (опломбированных) лицами, ответственными за использование, учет, хранение и выдачу гербовых печатей, в условиях, исключающих их порчу и хищение,

По окончании рабочего дня места хранения гербовых печатей (сейфы) опечатываются или опломбируются.

Запрещается хранить гербовые печати в иных местах, кроме служебного помещения, передавать их на хранение иным лицам, а также носить в карманах одежды.

В период временного отсутствия лица, ответственного за учет, использование, хранение, выдачу и уничтожение гербовой печати, его полномочия могут быть возложены на другое лицо, указанное в соответствующем распоряжении Председателя Думы о возложении обязанностей.

При увольнении, уходе в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за учет, хранение выдачу и уничтожение гербовой печати, его полномочия возлагаются на другое лицо, назначаемое распоряжением Председателя Думы.

Контроль за хранением и использованием печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет Управление по обеспечению деятельности Думы.

109. На рассылаемых копиях законов, иных нормативных правовых, правовых актов, принятых Думой, выписках из протоколов заседаний Думы и на распоряжениях Председателя Думы проставляется негербовая печать с надписью «Московская областная Дума * Общий отдел».

На финансовых документах, служебных контрактах, государственных контрактах, договорах, трудовых соглашениях проставляется гербовая печать с надписью «Московская областная Дума».

На документах по личному составу (анкеты, трудовые книжки, справки с места работы, копии документов, связанных с трудовой деятельностью, доверенности на получение заработной платы) проставляется гербовая печать с надписью «Московская областная Дума * Управление кадров».

На удостоверениях депутатов Думы, государственных служащих в аппарате Думы, удостоверениях помощников депутатов Думы, удостоверениях к знакам Думы проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью «Московская областная Дума *».

На Почетной грамоте Думы, Благодарственном письме и Дипломе Думы проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью «Московская областная Дума **».

На заказ-нарядах на оказание автотранспортных услуг, разовых и временных пропусках для прохода в административное здание по адресу: г. Москва, проспект Мира, д. 72, пропусках для въезда на подземную стоянку автомобилей, на материальных пропусках для вноса (выноса) материальных средств в административном здании Московской областной Думы, на согласованиях Плана производственных работ Управляющей компании проставляется круглая негербовая печать с надписью «Московская областная Дума * Управление по обеспечению деятельности Думы».

На командировочных удостоверениях проставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью «Московская областная Дума *».

На конвертах с результатами голосования по вопросам согласования на государственные должности Московской области проставляется печать с надписью «Московская областная Дума * Счетная комиссия».

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью «Для пакетов».

110. Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен располагаться на части наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, на части фамилии подписавшего.

111. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

112. В случае утери печати или штампа руководитель соответствующего структурного подразделения в письменном виде ставит об этом в известность Управление по обеспечению деятельности Думы.

113. Пришедшие в негодность или утратившие практическое значение печати и штампы подлежат возврату в Управление по обеспечению деятельности Думы, где уничтожаются по акту.

VIII. Регистрация и отправка исходящих документов

114. Исходящие документы направляются от имени Председателя Думы, первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (руководителей фракций в Думе), председателей комитетов, депутатов Думы, руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

115. Работа с исходящими документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

116. Регистрация исходящих документов ведется с использованием МСЭД.

Исходящий регистрационный номер состоит из индекса подготовивших документ фракции, комитета, структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Думы, к отправке не принимаются.

Документы и материалы принимаются к отправке только с сопроводительными письмами (за исключением копий законов и иных нормативных правовых актов Московской области, решений, постановлений Думы и других документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с рассылочной ведомостью).

117. В общем отделе проверяются оформление исходящего документа, наличие указанных приложений. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на дооформление.

Подготовленные к отправке документы конвертуются, на конверте указываются адресат, исходящий номер отправляемого документа (или нескольких документов) и количество вложений.

118. Документы и материалы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

Исходящие документы, подписанные Председателем Думы, первыми заместителями Председателя Думы, заместителями Председателя Думы, направляемые в федеральные органы государственной власти, отправляются фельдсвязью.

120. Учет исходящей корреспонденции осуществляется в общем отделе по регистрационным номерам.

121. Документы на отправку передаются в общий отдел. Отправка корреспонденции, принятой общим отделом до 12 часов, осуществляется в этот же день. Корреспонденция, принятая после 12 часов (кроме срочной корреспонденции), отправляется в течение следующего рабочего дня.

IX. Контроль исполнения документов и поручений

122. Контроль исполнения документов и поручений ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

123. Контроль исполнения постановлений, решений Думы, документов и поручений осуществляется в соответствии с главой 27 Регламента Думы.

124. Отметка о контроле исполнения документов и поручений на бумажном носителе обозначается проставлением на документах штампа «КОНТРОЛЬ».

125. Контроль сроков исполнения документов и поручений включает в себя:

1) постановку документов и поручений на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов и поручений до исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов и поручений путем направления посредством МСЭД еженедельной информации по контролю исполнительской дисциплины в разрезе конкретных исполнителей и напоминаний исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений;

4) снятие с контроля документов и поручений;

5) учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов и поручений;

6) информирование руководителей о ходе исполнения документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины.

126. Общий отдел анализирует состояние и результаты исполнения документов и поручений и состояние исполнительской дисциплины:

1) в порядке предварительного контроля направляет посредством МСЭД напоминания о документах, срок исполнения которых истекает (за 10 дней до окончания срока исполнения документа);

2) раз в неделю направляет Председателю Думы информацию по контролю за исполнительской дисциплиной о поручениях Председателя Думы, изложенных в резолюциях на поступившие служебные документы, и рассмотрению обращений граждан и организаций (с указанием количества зарегистрированных обращений, исполненных в срок, исполненных с нарушением срока, находящихся на исполнении в целом).

127. Срок исполнения документов и поручений исчисляется в календарных днях с даты регистрации.

Если последний день срока исполнения документов и поручений приходится на нерабочий день, то документ и поручение подлежат исполнению в предыдущий рабочий день.

Дата исполнения документов и поручений фиксируется в ЭРК МСЭД в разделе «КОНТРОЛЬ».

Сроки исполнения документов и поручений устанавливаются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

128. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

— в срок не более 30 дней;

4) по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения;

Обоснование продления срока исполнения документов и поручений должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документов и поручений.

130. В случаях, требующих письменного ответа, документы снимаются с контроля следующим образом. Исполнитель, подготовивший с проектом ответа справку о результатах выполнения поручения Председателя Думы подписывает их у первого заместителя Председателя Думы, заместителя Председателя Думы в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями Председателя Думы и заместителями Председателя Думы, заместителя Председателя Думы (руководителя фракции в Думе), председателя комитета, руководителя структурного подразделения, в котором рассматривался документ. Подготовленная справка не позднее чем за три дня до истечения срока направляется для рассмотрения должностному лицу, давшему поручение. Снятие с контроля документа производится с отметкой в ЭРК в МСЭД в день отправки подписанного ответа.

В случаях, не требующих письменного ответа, документы снимаются с контроля следующим образом. Исполнитель, подготовивший справку о результатах выполнения поручения Председателя Думы, подписывает ее у первого заместителя Председателя Думы, заместителя Председателя Думы в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями Председателя Думы и заместителями Председателя Думы, заместителя Председателя Думы (руководителя фракции в Думе), председателя комитета, руководителя структурного подразделения, в котором рассматривался документ. Подготовленная справка не позднее чем за три дня до истечения срока направляется должностному лицу, давшему поручение.

Документы, адресованные непосредственно первым заместителям Председателя Думы, заместителям Председателя Думы, заместителям Председателя Думы (руководителям фракций в Думе), депутатам Думы, председателям комитетов, руководителям структурных подразделений, снимаются с контроля аналогичным образом.

131. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в установленные сроки.

Контроль исполнения распоряжений Председателя Думы по кадровым вопросам ведется Управлением кадров Думы.

Контроль соблюдения сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях заместителей Председателя Думы (руководителей фракций в Думе), председателей комитетов, ведется руководителями аппаратов фракций, комитетов.

Контроль соблюдения сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, осуществляется руководителем отдела по обеспечению деятельности руководителя аппарата Думы.

Контроль соблюдения сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителей структурных подразделений, осуществляется государственными служащими, работниками в структурных подразделениях, ответственными за делопроизводство.

132. Документы и поручения, не снятые с контроля, а также документы и поручения, срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

XI. Техническое обеспечение подготовки документов

1. Работы по печатанию документов и материалов

139. Подготовка (печатание) документов и материалов производится во фракциях, комитетах, структурных подразделениях.

При наборе текста документов и материалов должны соблюдаться следующие правила:

2) документы и материалы печатаются на персональном компьютере (используется текстовой редактор Word for Windows);

140. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

141. При наборе текста документов и материалов особое внимание следует обращать на правильное написание специальных терминов,

2. Обеспечение типографскими изданиями

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

138. Документы или материалы, подготовленные в Думе и изданные типографским способом (далее типографские издания), выдаются Организационно-аналитическим управлением депутатам Думы в соответствии с указателем рассылки через государственных служащих и работников в аппаратах фракций, комитетов.

Учет поступлений и выдачи типографских изданий осуществляется Организационно-аналитическим управлением.

XI. Техническое обеспечение подготовки документов

1. Работы по печатанию документов и материалов

139. Подготовка (печатание) документов и материалов производится во фракциях, комитетах, структурных подразделениях.

При наборе текста документов и материалов должны соблюдаться следующие правила:

2) документы и материалы печатаются на персональном компьютере (используется текстовой редактор Word for Windows);

140. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

141. При наборе текста документов и материалов особое внимание следует обращать на правильное написание специальных терминов, иностранных слов и географических наименований объектов. Применяются только общепринятые сокращения слов.

2. Копировально-множительные работы

142. Копировально-множительные работы (снятие копий с документов, тиражирование) осуществляются общим отделом.

143. Снятию копий и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Думы. Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся к деятельности Думы, копированию и тиражированию не подлежат.

Ограниченно допускается снятие копий с типографских изданий (отдельные страницы или разделы).

На каждый документ или материал, сдаваемый на ксерокопирование, оформляется бланк заказа (приложение 98).

В первоочередном порядке тиражируются принятые Думой документы, подлежащие рассылке, документы и материалы, связанные с подготовкой очередного заседания Думы.

Тиражирование документов и материалов иных организаций, находящихся в здании Думы, производится с разрешения руководителя аппарата Думы.

144. На тиражирование передаются документы и материалы, оформленные в несброшюрованном виде, качественно напечатанные, как правило, первые экземпляры. Размеры полей на документах должны быть соблюдены со всех четырех сторон (не менее 1 см). Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан) на тиражирование не принимаются.

На тиражирование могут быть переданы документы на электронных носителях.

Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдаче тиража заказчику под подпись.

145. Копирование небольших по объему служебных документов (не более 10 копий) производится во фракциях, в комитетах, структурных подразделениях.

Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных во фракциях, комитетах, структурных подразделениях, несут лица, в ведении которых они находятся.

3. Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм

146. Запись аудиограмм заседаний Думы, депутатских слушаний, заседаний рабочих групп, согласительных комиссий, совещаний у Председателя Думы, первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, а также, при необходимости, заседаний фракций, комитетов, совещаний у руководителя аппарата Думы, совместных совещаний структурных подразделений производится Управлением по обеспечению деятельности Думы.

147. Расшифровка аудиограмм заседаний Думы производится Организационно-аналитическим управлением непосредственно в процессе проведения заседаний Думы или после их завершения в сроки, предусмотренные статьей 70 Регламента Думы.

148. Заявки на подготовку аудиограммы иных мероприятий с точным указанием даты, места и времени их проведения направляются в форме письма-заказа на имя руководителя аппарата Думы не позднее чем за пять дней до дня проведения мероприятия (приложение 105). Письмо-заказ подписывается заместителем Председателя Думы (руководителем фракции в Думе), председателем комитета, руководителями секретариата Председателя Думы, секретариатов первых заместителей Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, структурного подразделения.

149. Во время заседаний Думы запись аудиограмм других заседаний не производится.

150. Записанные аудиограммы мероприятий размещаются Организационно-аналитическим управлением на локальных сетевых ресурсах Думы.

XII. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

151. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Думе, утверждается распоряжением Председателя Думы.

XIII. Формирование дел и хранение документов

1. Составление номенклатуры дел

152. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов, на срок полномочий соответствующего созыва Думы составляется Номенклатура дел Думы по установленной форме (приложение 100).

153. В Номенклатуру дел Думы включаются наименования дел, отражающие все направления деятельности Думы, фракций, комитетов и структурных подразделений.

Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временных органов Думы подлежат включению в Номенклатуру дел Думы.

154. Номенклатура дел Думы согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области и утверждается распоряжением Председателя Думы.

155. Номенклатура дел Думы составляется на основании номенклатур дел фракций, комитетов, структурных подразделений.

Ответственность за правильность составления номенклатуры дел фракции, комитета, структурного подразделения несет руководитель аппарата фракции, комитета, руководитель структурного подразделения.

156. Внесение изменений в утвержденную Номенклатуру дел Думы осуществляется распоряжением Председателя Думы.

157. Индекс каждого дела, включенного в Номенклатуру дел Думы, состоит из индекса фракции, комитета, структурного подразделения и порядкового номера дела.

158. Заголовок дела в Номенклатуре дел Думы должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

159. Срок хранения дела и номер статьи указываются в Номенклатуре дел Думы со ссылкой на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Правильность проставления сроков хранения контролируется общим отделом и экспертной комиссией Думы.

2. Формирование дел

160. Формирование документов в дела во фракциях, комитетах, структурных подразделениях осуществляется в соответствии с номенклатурами дел фракций, комитетов, структурных подразделений.

161. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело; качество оформления и полнота документов; наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании «В дело» и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

162. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;

2) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

3) подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

4) в дело помещается один экземпляр подлинного документа, черновики документов в дело не помещаются;

5) в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);

6) объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

163. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы с документами, а затем должны переформировываться в дела постоянного и временного сроков хранения.

164. Законы и иные нормативные правовые акты Московской области, постановления, решения Думы группируются в дела по их видам в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

165. Протоколы заседаний Думы, фракций, комитетов, рабочих групп, согласительных комиссий располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола.

166. Дела с подлинниками протоколов заседаний Думы и принятыми Думой нормативными правовыми актами, правовыми актами формируются общим отделом вместе с необходимыми материалами.

167. Распоряжения Председателя Думы по основной деятельности группируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу.

168. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

169. В дела с перепиской документы подшиваются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного) документа.

3. Экспертиза ценности документов

170. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Думы, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

172. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче на архивное хранение в общий отдел и дальнейшему хранению во фракциях, комитетах, структурных подразделениях, в том числе со сроком хранения «До минования надобности»; выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли; проверяются качество и полнота Номенклатуры дел Думы, порядок формирования дел.

173. По результатам экспертизы ценности документов во фракциях, комитетах, структурных подразделениях составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения (приложение 101) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 99).

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов.

Документы и материалы со сроком хранения «До минования надобности» по истечении сроков хранения уничтожаются с составлением акта, который подписывается не менее чем двумя государственными служащими в аппарате фракции, комитета, в структурном подразделении и утверждается заместителем Председателя Думы (руководителем фракции в Думе), председателем комитета, руководителем структурного подразделения.

4. Оформление дел при передаче на архивное хранение

174. Оформление дела при передаче на архивное хранение предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя дела;

4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

175. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 102).

176. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (приложение 103).

177. В конце дела подшивается лист-заверитель дела, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (приложение 104).

Лист-заверитель составляется государственным служащим или работником в аппарате фракции, комитета, в структурном подразделении, сформировавшим и оформившим дело.

178. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче на архивное хранение в общий отдел, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.

179. Дела временного срока хранения (не более 10 лет) подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются).

Документы временного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях).

5. Составление и оформление описей дел

180. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, ежегодно составляются описи дел.

182. В опись дел фракций, комитетов, структурных подразделений включаются заголовки всех дел, сформированных в процессе их деятельности.

Систематизация дел в описи дела должна соответствовать их систематизации в Номенклатуре дел Думы. В конце описи дела составляется итоговая запись о количестве дел, включенных в опись.

6. Передача дел на архивное хранение в общий отдел

183. Фракции, комитеты, структурные подразделения по окончании срока соответствующего созыва Думы передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу на архивное хранение в общий отдел в соответствии с распоряжением Председателя Думы.

184. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел, передаваемых на архивное хранение в общий отдел, должны быть устранены фракцией, комитетом, структурным подразделением, сдающими документы.

185. Дела архивного хранения в общем отделе по заявке депутата Думы, заместителя Председателя Думы (руководителя фракции в Думе), руководителя аппарата комитета, руководителя структурного подразделения могут быть выданы для работы только в помещении общего отдела. При этом в делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

186. Копии законов Московской области, иных нормативных правовых актов Московской области, постановлений, решений Думы, копии распоряжений Председателя Думы, находящихся на архивном хранении в общем отделе, выдаются по заявке депутата Думы, руководителя аппарата фракции, комитета, руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи документов.

187. Копии документов, архивные справки и выписки из документов, находящихся на архивном хранении в общем отделе, выдаются по письменным запросам организаций и граждан на имя Председателя Думы или руководителя аппарата Думы.

Источник