На электронном носителе как правильно

13.01.202320.01.2023 admin 0 Comments

Электронный носитель информации – это что такое?

В русском языке так много понятий, что порой тяжело различить два очень похожих, но все же разных определения. Но есть такие термины, которые не несут в себе дополнительных смыслов, а имеют четкое и понятное толкование. К примеру, понятие «электронный носитель информации». Это определение материального носителя, который записывает, хранит и воспроизводит данные, которые обрабатываются благодаря вычислительной технике.

С чего все началось?

Более общим значением данного термина является «носитель информации» или «информационный носитель». Оно определяет материальный объект или среду, которая используется человеком. При этом такой предмет долго хранит данные, не используя дополнительное оборудование.

Если для хранения информации на электронных носителях нужен источник энергии, то простой носитель данных может оказаться камнем, деревом, бумагой, металлом и другими материалами.

Носителем информации может называться любой объект, который показывает данные, нанесенные на него. Считается, что информационные носители нужны для записи, хранения, чтения, передачи материалов.

Особенности

Нетрудно догадаться, что электронный носитель информации – это разновидность информационного носителя. Он также имеет свою классификацию, которая, хотя и не установлена официально, но используется многими специалистами.

Например, электронные носители могут иметь однократную или многократную запись. Здесь подразумеваются устройства:

Каждый из этих механизмов имеет несколько видов оборудования.

Электронный носитель информации – это, прежде всего, ряд преимуществ перед бумажными вариантами. Во-первых, благодаря технологиям объем архивируемых данных может быть практически неограниченным. Во-вторых, сам сбор и подача актуальной информации эргономичные и быстрые. В-третьих, цифровые данные представлены в удобном виде.

Но электронный носитель имеет и свои недостатки. К примеру, сюда можно отнести ненадежность оборудования, в некоторых случаях габариты устройства, зависимость от электроэнергии, а также требования к постоянному наличию аппарата, который бы мог считывать файлы с такого цифрового накопителя.

Разновидность: оптические диски

Электронный носитель информации – это устройство, которое может быть оптическим, полупроводниковым, магнитным. Это единственная классификация такого оборудования.

В свою очередь, оптические устройства также делятся на виды. Сюда относят лазерный диск, компакт-диск, мини-диски, Blu-ray, HD-DVD и так далее. Оптический диск назван так благодаря технологии считывания информации. Чтение с диска происходит с помощью оптического излучения.

Идея этого электронного носителя зародилась давно. Ученые, которые разрабатывали технологию, были удостоены Нобелевской премии. Способ воспроизводить информацию с оптического диска появился еще в 1958 году.

Сейчас оптический электронный носитель имеет 4 поколения. В первом поколении были: лазерный диск, компакт-диск и мини-диск. Во втором поколении популярными стали DVD и CD-ROM. В третьем поколении выделились Blu-ray и HD-DVD. В четвертом поколении активно развиваются Holographic Versatile Disc и SuperRens Disc.

Полупроводниковые носители

Следующий вид электронного носителя информации – это полупроводниковый. Сюда относят флеш-накопители и SSD-диски.

Флеш-память – это самый популярный электронный носитель, который имеет полупроводниковую технологию и программируемую память. Он востребован благодаря своим небольшим размерам, невысокой цене, механической прочности, приемлемому объему, скорости работы и низкому потреблению энергии.

Недостатками такого варианта являются ограниченный срок использования и зависимость от электростатического разряда. Впервые о флеш-накопителе заговорили в 1984 году.

SSD-диск – это полупроводниковый электронный носитель, который также называют твердотельным накопителем. Он пришел на смену жесткому диску, хотя на данный момент полностью не заменил его, а лишь стал дополнением к домашним системам. В отличие от жесткого диска, твердотельный накопитель основан на микросхемах памяти.

Главными преимуществами такого носителя являются его компактные размеры, высокая скорость, износостойкость. Но вместе с этим у него большая стоимость.

Магнитные диски

И последним видом электронного носителя считаются магнитные устройства. К ним относят магнитные ленты, дискеты и жесткие диски. Поскольку первое и второе оборудование сейчас не используется, речь пойдет о ЖД.

Жесткий диск – это устройство, которое имеет произвольный доступ и основано на технологии магнитной записи. На данный момент это основной накопитель большинства современных компьютерных систем.

Его главным отличием от предыдущего вида, дискеты, является то, что запись осуществляется на алюминиевые или стеклянные пластины, которые покрывают слоем ферромагнитного материала.

Другие варианты

Несмотря на то что, говоря об электронных носителях, мы часто вспоминаем устройства, подключаемые к компьютеру, это не значит, что данное понятие применяется только в компьютерной технологии.

Распространение электронного носителя связано с удобством его использования, высокой скоростью записи и чтения. Поэтому это оборудование вытесняет бумажные носители.

Документы

Разница между биометрическим документом и традиционным паспортом в том, что первый является носителем специально вмонтированной микросхемы, которая хранит фотокарточку владельца и его личные данные.

Благодаря небольшой микросхеме можно получить фамилию, имя и отчество владельца документа, его дату рождения, номер паспорта, время выдачи и конец периода действия. По образцу, в микросхеме должны находиться биометрические данные человека. Сюда относят рисунок радужной оболочки глаза либо отпечаток пальца.

Введение документа: преимущества и недостатки

К преимуществам можно отнести то, что прохождение пограничного пункта теперь не занимает много времени. Если в таких местах есть специальное оборудование, которое может считывать микрочип, то прохождение границы становится безопасным и быстрым.

Уголовное дело

Развитие электронных носителей информации коснулось многих сфер. Сюда же можно отнести и уголовное дело. В 2012 году в Уголовно-процессуальный кодекс РФ ввели термин электронного носителя информации. Таким образом, подобные устройства могли стать вещественными доказательствами.

Электронные носители информации стали важной деталью при расследовании уголовного дела, при соблюдении некоторых условий. К примеру, данные с носителя должны иметь прямое отношение к расследованию. Кроме того, передачу их должен осуществлять достоверный источник, который можно было бы проверить. Данные должны иметь особый вид, к примеру, представленные видеозаписью, фотографиями, скриншотами и так далее. При изъятии цифровой информации нужно соблюдать установленные законы.

В ходе расследования уголовного дела необходимо вести и учет электронных носителей информации. В этом случае заводится журнал, в котором прописываются все устройства. Каждому присваивается идентификационный номер.

Важность электронных носителей в расследовании уголовного дела является спорным вопросом по сей день. Законодательно подобные устройства не отнесены к какому-либо источнику доказательств. Отсюда могут возникать разногласия.

Выводы

Электронные носители информации для современного человека – настоящая находка. С развитием технологий объемы архивов, которые хранят данные, становятся все больше. С каждым годом появляются новые возможности передачи и чтения информации.

Источник

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Источник