Как выписывать чек самозанятому тинькофф
Как работать с тысячей самозанятых и моментально получать чеки
Главный документ в работе с самозанятыми — чек. По нему компания может отчитаться перед налоговой за платежи без начислений. Но бывает, самозанятые забывают его сформировать, ошибаются или внезапно снимаются с учета. Из-за этого в «Чекбоксе» два менеджера вместо основной работы проверяли статусы и чеки самозанятых.
Рассказываем, как компания стала получать корректные документы сразу после платежей и вернула менеджеров на основную работу.
Служба доставки «Чекбокс» работает с самозанятыми курьерами
«Чекбокс» — сервис доставки последней мили: это доставка уже готового продукта покупателю. Курьеры развозят товары торговых сетей и малого бизнеса, у которых нет своей системы логистики.
В компании много заказов, их доставляют больше тысячи самозанятых курьеров. Они работают на личных автомобилях, когда им удобно, и получают плату за выполненные доставки.
Проблема: есть риск остаться без отчетного документа
Компания переводит деньги самозанятому и получает от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода.
С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.
Например, компания перевела деньги за услуги, а самозанятый указал в чеке работы — это ошибка, такой чек не годится. Значит, платеж нельзя учесть в расходах и придется начислить на него НДФЛ и взносы.
Еще одно условие — статус самозанятого на день получения денег. Если он снялся с учета в налоговой, чек не сформируется и на платеж тоже придется начислить НДФЛ и взносы.
В «Чекбокс» приходило около 20 % чеков с ошибками. Менеджеры каждый раз просили курьера переделать чек и тратили на это рабочее время. А еще курьер мог внезапно сняться с учета, и тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа. В этом случае приходилось заключать договор как с обычным физлицом, а на платежи начислять НДФЛ и взносы.
Менеджеры вручную проверяли статусы и чеки курьеров
Чтобы компания не рисковала отчетностью, два менеджера взяли на себя контроль за документами по самозанятым.
Проверяли статусы перед платежом самозанятому. Перед выплатой менеджеры еженедельно составляли список курьеров и сумм на оплату и проверяли их статусы. Для этого заходили на официальный сайт налоговой, вводили ИНН каждого из тысячи курьеров и смотрели, стоит ли он на учете как самозанятый. Когда в компании тысяча курьеров, это работа на несколько дней.
Проверяли чеки от самозанятых после оплаты. Менеджеры следили, чтобы курьеры прислали чеки в течение недели после оплаты. По каждому чеку сверяли сумму гонорара, назначение платежа и ИНН своей компании. Если курьеры забывали про чек или ошибались, составляли список должников, напоминали или просили переделать. На эту работу тратили одну-две недели.
Менеджеры все рабочее время тратили на выплаты самозанятым и не успевали заниматься основной работой по развитию бизнеса.
Такая работа действительно страховала от рисков. Но теперь два менеджера по развитию бизнеса тратили все время на выплаты самозанятым. Совмещать их с основной работой просто не успевали. Приходилось искать дополнительных работников или сверхурочно загружать штатных.
Чтобы проверить статусы курьеров, менеджеры вводили ИНН каждого из тысячи самозанятых и дату проверки.
Менеджеры проверяли чек каждого курьера по ИНН, назначению платежа и сумме выплаты.
Решение: автоматизировали выплаты и получение чеков самозанятых
Чтобы освободить менеджеров от проверок, компания подключила сервис выплат самозанятым от Тинькофф Бизнеса. Благодаря сервису нет никакой ручной работы: он автоматически проверяет статусы, формирует чеки и уплачивает налог с доходов самозанятого в бюджет.
Сервис проверяет все сам, а менеджеры занимаются основной работой.
Не проходит оплата тем, кто снял себя с учета. Сервис ежедневно обновляет статусы самозанятых за счет интеграции с налоговой. Когда менеджер загружает список на выплату, он видит, есть ли там курьеры не самозанятые.
Если кто-то из курьеров снял себя с учета, ему платеж не проходит. Так сервис предупреждает компанию, что перевести деньги этому исполнителю надо как обычному физлицу — с начислением НДФЛ и взносов.
Сервис автоматически обновляет статусы самозанятых. Выплатить можно только тем, у кого статус «Выплаты с чеками».
Если самозанятый снял себя с учета, выплата не пройдет — система предупредит об ошибке.
Чеки по каждому самозанятому — за 15 минут после платежа. Менеджер может скачать их прямо в личном кабинете сервиса — ждать от самозанятого не нужно. В итоге у компании всегда есть документы для отчетности.
После оплаты менеджер скачивает чеки по выплате одной кнопкой.
Сервис выгружает менеджеру таблицу со всеми переводами самозанятым, суммой и ссылкой на чек
Налог с доходов от компании автоматически уплачивается в налоговую. Платить налог должны самозанятые, но для них это лишняя работа. С помощью сервиса «Чекбокс» автоматизировал процесс. С согласия самозанятых сервис переводит 6 % налога с оплаты на специальный счет, где он хранится до уплаты в бюджет. 13-го числа каждого месяца Тинькофф автоматически переводит его в налоговую. Теперь курьеры выполняют заказы и не занимаются никакой дополнительной работой.
Сервис удерживает и уплачивает налог за самозанятого — курьеры занимаются доставками и не тратят время на дополнительную работу.
Сервис выплат самозанятым разгрузил менеджеров. Теперь один сотрудник за день оплачивает работу всех курьеров и сразу получает документы для отчетности.
Вскоре в «Чекбокс» настроят интеграцию платежей по OpenAPI. Менеджеры не будут заходить в личный кабинет сервиса: статусы, платежки по списку и чеки будут подгружаться сразу в CRM компании. Платежи курьерам станут автоматическими: менеджеру не нужно будет каждый раз составлять и загружать списки в сервис.
Результат: выплаты — безопасные, а менеджеры и курьеры занимаются своей работой
Служба доставки «Чекбокс» теперь может нанимать больше курьеров и расширять бизнес: сервис проверяет все сам, а чеки для отчетности менеджеры скачивают одной кнопкой.
Безопасные выплаты самозанятым. Менеджеры занимаются основной работой и больше не проверяют вручную статусы тысячи самозанятых и чеки. Сервис делает это автоматически. Благодаря этому у компании всегда есть документы для отчетности.
Рабочее время — на задачи по развитию бизнеса. Раньше два менеджера занимались выплатами самозанятым все рабочее время. Теперь один менеджер тратит на это один день в неделю. Остальное время занимается развитием бизнеса.
Курьеры занимаются только доставками. За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые, но иногда они зарабатывались и забывали про это. Теперь сервис автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы, им не нужно делать лишнюю работу.
Сервис выплат самозанятым поможет автоматизировать выплаты любым компаниям и предпринимателям, которые работают с исполнителями под проект, например:
Если компания выбрала исполнителя, а он не самозанятый, с согласия исполнителя сервис может поставить его на учет в налоговой. Чтобы подключить сервис от Тинькофф, оставьте заявку.
Как самозанятому принимать оплату с клиентов
Самозанятых интересует: как им получать деньги от клиентов, чтобы не было проблем; как учитывать поступления и платить налог; нужно ли составлять договор, подписывать акты, счета или достаточно выдать чек.
Плательщик НПД может получать оплату наличными и перечислением. Для учета дохода ему достаточно ввести суммы в приложение «Мой налог», но есть нюансы — о них рассказываем в статье.
Нужен ли договор. Если самозанятый сотрудничает с ИП, он может подписать договор или устно согласовать сделку. Условия партнеры обсуждают лично — по телефону или при встрече — либо в переписке.
Если самозанятый заключает сделку с организацией, нужно обязательно оформить договор. Это может быть договор подряда, возмездного оказания услуг, договор поставки или агентский договор. Тип документа зависит от вида сотрудничества. Самозанятые не ведут бухгалтерского учета, поэтому не обязаны хранить договоры и первичные документы.
Чтобы упростить документооборот, можно использовать оферту — предложение о заключении сделки. Самые простые примеры оферты — цена товара на сайте, ценники в магазине, печатные каталоги товаров и услуг. Оферта не требует подписания. Если клиент платит, значит, он согласен с условиями сделки.
Нужен ли акт и счет. Если самозанятый оформил сделку документально, после выполнения работы стороны подписывают акт. Акт — закрывающий документ, он подтверждает, что условия сделки выполнены обеими сторонами и ее можно оплатить. Но в некоторых случаях можно обойтись без акта. Когда нет материального результата работы, акт не нужен, например, при оказании бухгалтерских, юридических, консультационных услуг.
Чтобы бизнес-клиент оплатил работу на расчетный счет или карту, самозанятый выставляет счет со своими реквизитами. Шаблона документа для самозанятых нет, поэтому за основу можно взять счет ИП. В нем самозанятый указывает свои данные и реквизиты банковской карты. Такого документа достаточно, чтобы бухгалтер клиента перевел по нему деньги.
Чтобы ускорить процесс и избежать лишних бумаг, договор и счет можно заменить единым документом. Договор-счет включает основные условия сделки и банковские реквизиты для оплаты. Можно скачать шаблон и внести в него свои реквизиты.
Нужен ли акт и счет. Если самозанятый оформил сделку документально, после выполнения работы стороны подписывают акт. Акт — закрывающий документ, он подтверждает, что условия сделки выполнены обеими сторонами и ее можно оплатить. Но в некоторых случаях можно обойтись без акта. Когда нет материального результата работы, акт не нужен, например, при оказании бухгалтерских, юридических, консультационных услуг.
Чтобы бизнес-клиент оплатил работу на расчетный счет или карту, самозанятый выставляет счет со своими реквизитами. Шаблона документа для самозанятых нет, поэтому за основу можно взять счет ИП. В нем самозанятый указывает свои данные и реквизиты банковской карты. Такого документа достаточно, чтобы бухгалтер клиента перевел по нему деньги.
Чтобы ускорить процесс и избежать лишних бумаг, договор и счет можно заменить единым документом. Договор-счет включает основные условия сделки и банковские реквизиты для оплаты. Можно скачать шаблон и внести в него свои реквизиты.
Нужна ли касса и банковский счет. Выбрать НПД для бизнеса может ИП и физическое лицо. Открыть расчетный счет для бизнеса или подключить кассовый аппарат вправе только самозанятые ИП. Если вы не индивидуальный предприниматель, этот пункт можете пропустить.
Бизнес обязан принимать наличные через онлайн-кассу, однако на самозанятых это требование не распространяется. По закону они входят в число исключений и могут применять онлайн-кассу по собственному желанию.
Если бизнес-клиентам удобнее проводить безналичные платежи, самозанятому ИП нужно открыть расчетный счет. Для ведения счета можно выбрать абонентское обслуживание или оплату за операцию. При абонентском обслуживании с владельца счета ежемесячно взимается определенная сумма. По тарифу без абонентского обслуживания владелец счета выплачивает комиссию за каждую операцию. Если по счету проходит много операций, выгоднее абонентское обслуживание.
К банковскому счету можно подключить эквайринг и принимать платежи картами. Для этого предприниматель устанавливает платежный POS-терминал — специальное оборудование, которое считывает информацию с платежной карты и отправляет запрос в банк. Если у клиента достаточно денег, покупка оплачивается, и терминал распечатывает чек. Если самозанятый продает через сайт, он может подключить интернет-эквайринг и получать оплату картой онлайн.
Чтобы подключить эквайринг, нужно обратиться в банк и заключить договор, при этом взимается комиссия в размере 1–2% от всех карточных платежей.
Как брать деньги. Самозанятый может принимать оплату любым способом:
Если самозанятый получает оплату перечислением, необходимо соблюсти очередность: сначала получить деньги и только потом сформировать чек в приложении «Мой налог». Это можно сделать до 9 числа следующего месяца. Если оплата картой или наличными, чек важно передать сразу — в момент расчетов.
Иногда приходится возвращать деньги, например, товар клиенту не подошел. В этом случае самозанятый аннулирует чек. В приложении он нажимает кнопку «Аннулировать» и указывает причину: возврат средств или неправильная операция. Аннулировать чек можно в любой момент, ограничений по сумме или количеству чеков не установлено.
Как выдать чек. Чек от самозанятого — это отчетный документ. Он подтверждает, что организация действительно перевела деньги за оплату товара или услуги. Клиенту можно отправить чек в электронном или бумажном виде. Нельзя объединять несколько платежей от разных клиентов в один чек и вносить одну запись с общей суммой. На каждый платеж — свой чек.
Чтобы правильно сформировать чек, в приложении указывают название компании или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН. Эту информацию можно посмотреть в договоре или в уведомлении от онлайн-банка.
Как ускорить оформление самозанятых и сэкономить: кейс клиента Тинькофф Бизнеса
Группа компаний «Профрезерв» помогает бизнесу находить исполнителей под свои задачи, например официантов или грузчиков. Часть из них работает как самозанятые.
Оказалось, что есть исполнители, которым сложно самим получать статус самозанятого и дебетовую карту, а без этого нельзя оформить договор. У Профрезерва было два варианта: помогать исполнителям за свой счет или за чужой. Рассказываем, что выбрала компания и почему.
Профрезерв помогает компаниям закрывать вакансии разнорабочих
Профрезерв — партнер для среднего и крупного бизнеса. Его команда полностью закрывает задачу по поиску и оформлению исполнителей.
В основном компания привлекает разнорабочих для таких сфер:
Компания выполняет все задачи, связанные с поиском и организацией работы исполнителей. Стандартные — собеседования и проверка квалификации — и дополнительные.
Для заказчиков это серьезная экономия: они не тратят ресурсы на решение подобных вопросов и не рискуют потерять исполнителей только потому, что они временно не подходят под требования вакансии.
Профрезерв берет на себя вопросы, связанные с выплатами. Все исполнители работают официально, по договору с компанией. Они получают зарплату, если речь о штатном сотруднике, или вознаграждение за оказанные услуги — когда у специалиста есть статус самозанятого. Благодаря этому заказчики получают готовый коллектив, которому нужно только поставить задачу.
Задача: сократить время на выплаты и не рисковать потерей исполнителей
Половина исполнителей Профрезерва обладает статусом самозанятых. Процесс работы с ними делится на три этапа:
Проверка, выплаты и отчетность занимают время сотрудников, вплоть до 100% рабочего дня. Чтобы не тратить ресурсы, Профрезерв уже использует сервис Тинькофф Бизнеса для расчетов с самозанятыми, компании достаточно загрузить реестр на выплату в личном кабинете.
Кажется, что раз есть сервис для автоматизации выплаты и отчетности, то все в порядке. Но это не совсем так.
Исполнителям сложно самим встать на учет и получить статус
Для старта работы самозанятый должен встать на учет в налоговой. Вроде бы простое дело: скачиваете приложение, заполняете анкету и дожидаетесь подтверждения от налоговой. В реальности не всем исполнителям легко это сделать и получение статуса может растягиваться на продолжительное время, в которое Профрезерв не вправе подписывать договор.
Не у всех исполнителей есть карта для получения вознаграждения
Получение статуса — это еще не все, ведь выплату нужно куда-то переводить. Для этого понадобится банковская карта. Формально исполнитель может принести реквизиты карты позже — ближе ко дню перевода, но на деле это рискованно: карта забывается, реквизиты теряются или передаются с ошибками. Наступает день вознаграждения, а переводить деньги некуда. Тогда приходится обзванивать сотрудников, искать исполнителя, получать реквизиты и только потом выплачивать вознаграждение.
Из-за неразберихи с картами часть исполнителей получала оплату с задержкой вплоть до полутора недель. Формально компания не виновата в том, что они поздно принесли реквизиты, но за последствия все равно отвечать ей.
Проблема: оформлять самозанятых самим — долго и дорого для компании
Задачу с оформлением самозанятых можно решить, если помогать им получать нужный статус. Если у исполнителя нет статуса — штатный сотрудник Профрезерва покажет, на какой сайт зайти, что заполнить и куда нажать. В этом случае никакого ожидания: быстро оформили — и можно выводить на вахту.
Минус решения в том, что придется искать ресурсы. Профрезерв оформляет за неделю около 200 самозанятых. В компании подсчитали, что на весь поток самозанятых нужно выделить до 7 сотрудников. Их можно нанять — но это лишние расходы — или поручить задачи тем, кто уже работает. Правда, все и так заняты, поэтому, скорее всего, дополнительная нагрузка грозит срывом сроков по другим задачам заказчика.
Решение: подключить Тинькофф Бизнес к оформлению самозанятых и выдаче карт
Решение принято: Профрезерв помогает исполнителям встать на учет, получить статус самозанятого и обзавестись картой банка. Осталось разобраться, как упростить этот процесс и для себя тоже.
Профрезерв проанализировал потоки исполнителей и увидел две модели работы.
Когда встал вопрос о старте работы с самозанятыми, Профрезерв уже работал с Тинькофф Бизнесом по этому направлению. Поэтому и с новой задачей он обратился в Тинькофф Бизнес. Вот о чем договорились партнеры.
В офисе с самозанятыми работает представитель Тинькофф: оформляет карты и помогает получить статус. Профрезерв проводит собеседования с самозанятыми в двух хабах. Представитель Тинькофф выезжает на обе площадки несколько раз в неделю.
Задача представителя — полностью снять с Профрезерва задачи по оформлению карты и статуса. Например, ответить на вопросы о статусе самозанятого: что это такое, какие плюсы получает исполнитель, на что обратить внимание. Или помочь заполнить анкету для постановки на учет. Бывает, что нужно установить приложение и показать, как в нем работать. Все эти задачи закрывает Тинькофф Бизнес.
С дебетовыми картами Тинькофф тоже помогает: заполняет анкету и выдает карту на месте — там, где будущий самозанятый прошел собеседование и будет подписывать договор. Поэтому ему ничего делать не нужно, только прочесть условия и поставить подпись. У такой карты остаются все бонусы: кэшбэк с покупок, акции, возможность купить билет или страховку.
Благодаря Тинькофф Бизнесу оформление одного исполнителя занимает меньше 20 минут: за это время разнорабочий становится самозанятым и получает карту Тинькофф. После этого он подписывает договор с Профрезервом и готов выезжать на объект к заказчикам.
На площадки рядом с объектами выезжает сотрудник Профрезерва и сам оформляет карты. В какое время исполнители соберутся для оформления, заранее сказать сложно, поэтому Профрезерв поручил эту задачу своему же сотруднику. Он приезжает на объект, когда нужно выдать карты и помочь с постановкой на учет.
Для выдачи карт Тинькофф и сотрудник Профрезерва подписали агентский договор. Благодаря этому открытие счета и оформление карты проходит без заминки: сотрудник использует сервис по созданию заявки на карту и тут же выдает карту исполнителю. Выдача карты занимает несколько минут и не задерживает исполнителей. Нужное количество карт Тинькофф заранее привозит для компании.
Результаты: Профрезерв оформляет самозанятых в двух хабах одновременно и не тратит на это деньги
Профрезерв помогает комплектовать команды под задачи заказчиков. Для этого он не только ищет подходящих исполнителей, но и берет на себя весь документооборот. Например, оформление разрешения на работу, медкнижки, договора, сертификаты или лицензии, если нужно.
Оформление документов для работы исполнителей занимает до 30% от объема всех задач, которые связаны с выполнением заказов. Чтобы сократить затраты на эту часть, Профрезерв делегирует Тинькофф Бизнесу задачи по самозанятым:
Теперь Профрезерв может оформлять весь поток самозанятых одновременно на двух разных площадках. При этом компания сама выбирает, как и когда это делать. Там, где это выгодно, работает представитель Тинькофф, а на другой площадке — сотрудник компании. И все это бесплатно.
Надо ли самозанятым выдавать чеки и как их отправлять клиентам
Пилотный проект по самозанятости запустили в 2019 году, а в 2020 расширили действие на всю территорию Российской Федерации. Преподавателям, кузнецам, водителям и другим самозанятым гражданам новый налоговый режим очень понравился и его решили оставить на постоянной основе.
В новой статье поговорим о том, надо ли самозанятым гражданам выдавать клиентам чеки и как это делать. Разберём важные нюансы и поделимся советами, которые помогут сэкономить время и деньги.
Зачем выдавать чеки
До появления самозанятости в России многие жители работали нелегально. К примеру, репетиторы предоставляли услуги обучения и не платили налоги. Открывать ИП было выгодно только при больших объемах заказов. А если самозанятый параллельно работал в школе, то времени на подработку оставалось мало.
Правительство решило не устраивать налоговые проверки, а помочь людям максимально безболезненно выйти из тени и легально работать без проблем с отчётами, оплатой налогов, штрафами. Эксперимент завершился удачно и чиновники решили сделать его частью налогового законодательства.
В августе 2020 года Федеральная налоговая служба отчиталась о том, что благодаря самозанятости удалось вывести из тени 130 мрлд рублей. За всё время действия налогового эксперимента граждане заплатили более 3,5 млрд рублей налогов. В масштабах страны это не огромная цифра, но раньше деньги не доходили до бюджета.
Самозанятость создавалась с фокусом на максимальную простоту. Зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход может любой гражданин с ИНН и паспортом. Не понадобится даже авторизация на портале госуслуг, можно скачать приложение «Мой налог» и заполнить анкету в нём.
У самозанятых нет налоговой отчётности как у ИП или ООО. Они создают чеки по операциям в приложении и данные автоматически уходят в Федеральную налоговую службу после завершения отчётного периода. При желании можно даже настроить автоматическое списание налогов, если привязать к приложению банковскую карту.
В 2020 году новым самозанятым давали 10 000 рублей налогового вычета, которые можно было использовать для оплаты налога на профессиональный доход. В этом году таких привилегий не было, а неиспользованные бонусы за прошлый год аннулировали в январе 2021.
Принцип работы самозанятых с клиентами максимально простой. Предположим, что есть кузнец Иван, который изготавливает металлические изделия на заказ. К нему обращается крупная компания с большим заказом. Иван заключает договор с юридическим лицом и выписывает чек на каждый платёж.
Юридические лица рассчитываются с физическими с помощью перевода на расчётный счёт. Они могут платить только по безналу, поэтому в этом случае не обойтись без помощи банка. С физическими лицами можно сотрудничать и с помощью электронных платёжных систем.
Компания подготавливает договор, Иван подписывает и ожидает предоплату. Необходимость отчитываться перед налоговой возникает у Ивана, когда средства поступают на его счёт и он выполняет обязательства перед клиентам. Согласно действующему законодательству, самозанятый обязан сформировать чек после того, как получит деньги от клиента.
При безналичных расчётах чек надо сформировать и передать не позднее 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором была проведена сделка. Если нарушить сроки, контрагент может пожаловаться в ФНС и последуют санкции.
Чек — подтверждение дохода плательщика налога на профессиональный доход. Некоторые самозанятые вносят платежи за несколько дней перед окончанием отчётного периода, но лучше делать это в день поступления средств или на следующий.
Во-первых, не придётся тратить много времени на финансовый учёт сразу. Создать чек по платежу можно за 2-3 минуты, а вот если их накопится 200-300 за месяц, на работу с приложением уйдет минимум полдня. Во-вторых, в законодательных актах чётко прописан механизм работы.
У многих самозанятых возникает много вопросов по поводу онлайн-кассы. В случае с безналичным расчётом с физическими и юридическими лицами она не нужна. Достаточно сформировать чек в приложении, отправить его контрагенту и проследить, чтобы в конце месяца в интерфейсе «Моего налога» были правильные цифры по доходу.
Одна из главных ошибок самозанятых заключается в том, что они не ведут учёт финансов в сторонних приложениях и сервисах. Надо обязательно использовать Excel, CRM или приложения для учёта финансов. На рынке очень много инструментов для решения этой задачи.
Если вести учёт ещё где-то, в конце отчётного периода можно будет сверить цифры и устранить ошибки. К примеру, если несколько клиентов отказались от услуги и им пришлось вернуть деньги, самозанятый может забыть о том, что нужно аннулировать чеки.
А если он ведёт учёт в Excel или CRM и сразу после возврата средств удалил сделку, цифры будут отличаться от данных в приложении «Мой налог». Поэтому, лишний источник информации точно не помешает и поможет защититься от проблем. Если самозанятый забудет аннулировать чек и отчётность уйдёт в налоговую, устранить ошибку будет сложнее.
Расчёт за товары и услуги самозанятые граждане должны обязательно отражать в приложении «Мой налог» потому что это единственный способ сообщить налоговой о том, сколько денег проходит через счёта.
Потенциальные самозанятые жители РФ часто спрашивают о том, надо ли создавать чеки, когда они находятся на больничном или уезжают в длительный отпуск. В этом случае работать с приложением «Мой налог» нет необходимости. Если дохода временно нет, то и чеки не нужны.
Возможно, в скором времени будут внесены изменения в законодательную базу, и самозанятых обяжут закрывать каждый месяц вручную и подтверждать, что у них не было дохода, но пока такого нет. Можно сказать, что налоговая доверяет плательщикам НПД и предоставляет им свободу действий.
Хотя системы мониторинга пристально следят за всеми самозанятыми. Поэтому не рекомендуем занижать цифры в чеках или вносить только половину поступлений в приложения. Нет сомнений, что банковские счёта всех самозанятых стоят на особом контроле.
К примеру, если самозанятый проводит через «Мой налог» 100 000 рублей в месяц, а оборот превышает 500 000 рублей, у Федеральной налоговой службы рано или поздно возникнут вопросы. Плательщиков НПД редко приглашают на сверку, но при таком развитии событий инспектор может назначить личную встречу.
Если у физического лица есть документы, чтобы подтвердить происхождение средств, проблем не будет. Например, если человек параллельно работает на компанию и получает белую зарплату, он сможет предоставить документы от работодателя.
Штрафные санкции за нарушение правил ведения отчётности
Со злостными нарушителями, которые не проводят деньги от своей профессиональной деятельности через «Мой налог», разговор короткий. Согласно действующему законодательству, если не выдать вовремя чек клиенту, последует штраф в районе 20% от суммы расчёта.
Допустим, контрагент перевёл на счёт 100 000 рублей за месяц услуг репетитора. А самозанятый не выдал ему чек и забыл в конце отчётного периода провести платёж через приложение «Мой налог». Злой умысел доказать сложно, но есть прописанная законодательная база, которая определяет порядок наказания.
С самозанятого спишут 20% от стоимости заказа. Очевидно, что никому не хочется терять пятую часть суммы. Особенно, если речь идёт о крупных платежах в рамках постоянного сотрудничества, а не разовых операциях.
За повторное нарушение налоговая служба наложит штраф в размере полной суммы расчёта. На сайте ФНС есть специальная форма для жалоб на самозанятых. Если клиент оставит обращение, вероятность получения штрафа увеличится до 100%. Поэтому лучше не затягивать с формированием чека и убедиться, что контрагент его получит.
Если на момент формирования чека в приложении «Мой налог» наблюдается технический сбой, создать его можно после завершения ремонтных работ. Обычно нормальная работа базы данных восстанавливается на следующий рабочий день. В этом случае санкций не будет.
Как правильно создавать и отправлять чеки
У самозанятых часто возникают проблемы с чеками, хотя процесс их создания максимально простой. Понадобится информация от контрагента и несколько минут на заполнение формы. Технические неполадки возникают редко, поэтому в большинстве случаев проблем не будет.
Процесс формирования чека:
Если самозанятый получает деньги от иностранных заказчиков на валютный счёт, надо переводить сумму в долларах, евро или другой валюте в рубли по курсу ЦБ РФ на день поступления. К примеру, если заказчик перевёл 100 долларов 22 апреля, а самозанятый выписал чек только 30 апреля, сумму надо пересчитать по курсу недельной давности.
Самозанятые, которые выполняют услуги на дому или посещают клиентов, могут печатать бумажные чеки самостоятельно. Для этого подойдет любой Bluetooth-принтер. Если печатающего устройства с собой нет, покажите клиенту QR-код из чека и он сможет получить электронную версию документа.
Передать чек контрагенту можно несколькими способами:
В законодательных актах указано, что плательщик НПД должен передать чек клиенту, но проверить факт доставки не получится. Например, если отправить файл в мессенджере, собеседник может не заходить в диалог месяцами. Тогда получается, что документ он не видел.
Представители налоговой давали разъяснения по этому поводу и объяснили, что плательщикам НПД не о чем переживать. Им надо отправить чек клиенту любым доступным способом и на этом обязанности перед контрагентом считаются выполненными.
Сформировать чек можно в приложении «Мой налог» или партнёрских сервисах от Сбербанка и других крупных IT-компаний. Например, самозанятые клиенты банка Тинькофф могут использовать личный кабинет для формирования чеков. Они автоматически передаются в налоговую.
Что касается вычета расходов, то у самозанятых в этом плане нет преимуществ. Платить 4% или 6% надо с оборота, который и считается доходом. Например, если на закупку материалов для создания украшений тратите 20 тысяч рублей, а зарабатываете 60 тысяч в месяц, вычесть расходы не получится.
Чек создаётся на всю сумму, которую клиент перевёл на счёт в банке или кошелёк электронной платёжной системы. Расходы самозанятого могут составлять хоть 50% от дохода, но это не повлияет на расчёт налогов.
Процесс создания чека в приложении «Мой налог»:
Если предоставляете услуги или продаёте товары физическому лицу, количество заполненных полей будет минимальным. В случае с юрлицами понадобятся дополнительные данные: ИНН и наименование компании.
Обязательные реквизиты в чеке:
Если самозанятый совмещает ИП и самозанятость, ему не надо использовать онлайн-кассу для операций, которые он проводит в статусе плательщика НПД. При предоставлении услуги для клиентов как ИП обязанность использовать контрольно-кассовую технику остаётся.
При совмещении ИП с самозанятостью можно оставить кассу или продать, но перед этим снять с учёта в налоговой. При выборе второго варианта убедитесь, что данные с онлайн-кассы были переданы налоговой службе и будут храниться минимум 5 лет с момента снятия оборудования с регистрации.
В работе с чеками нет ничего сложного. У новых самозанятых могут возникать технические заминки, но с опытом процесс формирования платёжных документов будет происходит практически в автоматическом режиме.
При необходимости можно настроить интеграцию с приложением «Мой налог» через сторонние сервисы и сделать так, чтобы данные передавались в базу без ручного вмешательства. На рынке есть решения, которые частично закрывают задачу, но никто не мешает создать свои инструменты с помощью программистов.
Как аннулировать чек
Иногда возникает необходимость отозвать чек, если клиент отказывается от товара или услуги. В этом нет ничего сложного, но важно не забыть сделать операцию вовремя, чтобы не пришлось платить лишние налоги.
Чек можно отозвать, если при формировании чека была допущена ошибка или клиент через несколько дней сообщил, что хочет вернуть товар. В интересах самозанятого аннулировать платёжный документ как можно скорее.
Налоги для плательщиков НПД начисляются в 10-12 числах месяца, поэтому надо решить проблему заранее. Если уже получили уведомление о сумме начисленных налогов, придётся потратить лишнее время на передачу информации в Федеральную налоговую службу.
Инструкция по аннуляции чека:
Если передаёте чеки в ФНС через сторонние сервисы, процесс аннуляции чека будет осуществляться иначе. Например, в сервисе Тинькофф надо нажать кнопку «Отозвать доход» и указать причину.
Самозанятые не подают отчёты в налоговую, но это не значит, что им не нужно хранить документацию. Если плательщик НПД сотрудничает с юридическими лицами, договоры, платежи и другие документы надо хранить минимум 5 лет. Налоговая служба может запросить документацию по юрлицам в любой момент.
Самозанятость — максимально простой путь к «белому» доходу и вытекающим отсюда привилегиям. Зарегистрироваться в качестве плательщика НПД можно за пару минут, а формирование чека выполняется в несколько нажатий.