Как отследить больничный по номеру
Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2021 году
ФСС-проверка больничного листа по номеру онлайн становится общедоступной процедурой и позволяет заинтересованным лицам получить на сайте ведомства полезную информацию по листкам нетрудоспособности. Рассмотрим, каким образом и кем она может быть запрошена.
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
Самый крутой бухгалтерский канал в Телеге. Ведут редакторы «Клерка». Главные новости, мануалы для бухгалтеров, без воды и рекламы. Плюс сливаем регистрации на бесплатные вебинары. Присоединяйтесь.
С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Как проверить электронный больничный на сайте ФСС работодателю
Чтобы проверить больничный на сайте ФСС (и одновременно добавить в него необходимые сведения для последующей отправки в ведомство), работодателю нужно:
После этих действий заполненный больничный будет отправлен в ФСС на оформление компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.
С 01.01.2021 года к прямым выплатам ФСС присоединились все регионы.
Для удобства поиска больничного листка работодатель может воспользоваться фильтрами, предусмотренными веб-интерфейсом. Например, больничный может быть найден:
При необходимости можно сформировать файл больничного в формате XML, чтобы впоследствии обработать его в криптографической программе, если она используется работодателем для электронного документооборота с государственными органами.
Проверка больничного листа по номеру онлайн может потребоваться и представителю медучреждения, которое выдало листок нетрудоспособности.
Получите доступ к 35 онлайн-курсам для кадровиков и бухгалтеров. Подключите «Клерк.Премиум». Вы сможете не только проходить курсы, получать сертификаты ИПБ России, но и задавать экспертам «Клерка» неограниченное количество вопросов. Мы ответим в течение дня. Это точно дешевле, чем иметь сторонних консультантов. Сможете собирать вопросы со всех коллег и даже давать им свой логин и пароль, и они тоже смогут задавать вопросы.
Как проверить больничный врачу
Чтобы проверить интересующий больничный лист, представитель медицинской организации также задействует знакомый нам ресурс http://cabinets.fss.ru. При этом он выбирает пункт «Кабинет МСЭ» и пользуется ЭЦП, оформленной в установленном законом порядке на медицинское учреждение.
Для проверки больничного врачу нужно:
Личный кабинет учреждения на сайте ФСС обладает широким спектром функций и, в частности, предусматривает:
При применении веб-интерфейсов на сайте ФСС проверить больничный по номеру онлайн может быть интересно и пациенту — получателю пособия по нетрудоспособности.
Как проверить больничный работнику
Для проверки больничного самим работником используется тот же веб-интерфейс http://cabinets.fss.ru. Но в данном случае заинтересованное лицо выбирает опцию «Кабинет застрахованного».
К тому моменту у человека, как и в случае с работодателем, должен быть профиль на «Госуслугах». При этом оформлять квалифицированную ЭЦП от удостоверяющего центра необязательно. Достаточно лишь пройти процедуру подтверждения личности в уполномоченном центре по регистрации на «Госуслугах». Самые доступные из них — это отделения «Почты России», городские МФЦ, офисы Ростелекома, СбербанкОнлайн. Их услуги бесплатны.
Функционал «Кабинета застрахованного» позволяет, в частности:
При необходимости пользователь может:
И это лишь малая доля доступных для застрахованного лица функций.
Что касается просмотра данных о больничном листке, то они приведены во всей полноте и соответствуют тем данным, что отражены в обычном больничном. Для поиска нужного листка человек может, как и работодатель или врач медучреждения, воспользоваться специальными фильтрами по различным реквизитам листка нетрудоспособности.
Рассмотрим теперь, как проверить подлинность больничного листа в обычном бумажном виде.
Как проверить подлинность бумажного больничного
Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:
1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:
2. Визуальную проверку документа на предмет:
Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.
3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.
Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.
Данный реестр обновляется один раз в месяц, поэтому данные могут быть не актуальны. Более надежный способ — отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. Соцстрах отправит запрос в медучреждение, которое подтвердит или опровергнет подлинность бланка. Минус такого способа — проверка занимает очень много времени.
Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия.
Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2021 году
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Почитайте больше информации про электронный больничный. Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Как проверить электронный больничный на сайте ФСС работодателю
Чтобы проверить больничный на сайте ФСС (и одновременно добавить в него необходимые сведения для последующей отправки в ведомство), работодателю нужно:
После этих действий заполненный больничный будет отправлен в ФСС на оформление компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.
С 01.01.2021 года к прямым выплатам ФСС присоединились все регионы. О новом порядке работы читайте в статье
Для удобства поиска больничного листка работодатель может воспользоваться фильтрами, предусмотренными веб-интерфейсом.
Например, больничный может быть найден:
При необходимости можно сформировать файл больничного в формате XML, чтобы впоследствии обработать его в криптографической программе, если она используется работодателем для электронного документооборота с государственными органами.
Проверка больничного листа по номеру онлайн может потребоваться и представителю медучреждения, которое выдало листок нетрудоспособности.
Как проверить больничный врачу
Чтобы проверить интересующий больничный лист, представитель медицинской организации также задействует знакомый нам ресурс http://cabinets.fss.ru. При этом он выбирает пункт «Кабинет МСЭ» и пользуется ЭЦП, оформленной в установленном законом порядке на медицинское учреждение.
Для проверки больничного врачу нужно:
Личный кабинет учреждения на сайте ФСС обладает широким спектром функций и, в частности, предусматривает:
При применении веб-интерфейсов на сайте ФСС проверить больничный по номеру онлайн может быть интересно и пациенту — получателю пособия по нетрудоспособности.
Как проверить больничный работнику
Для проверки больничного самим работником используется тот же веб-интерфейс http://cabinets.fss.ru. Но в данном случае заинтересованное лицо выбирает опцию «Кабинет застрахованного».
К тому моменту у человека, как и в случае с работодателем, должен быть профиль на «Госуслугах». При этом оформлять квалифицированную ЭЦП от удостоверяющего центра необязательно. Достаточно лишь пройти процедуру подтверждения личности в уполномоченном центре по регистрации на «Госуслугах». Самые доступные из них — это отделения «Почты России», городские МФЦ, офисы Ростелекома, СбербанкОнлайн. Их услуги бесплатны.
Функционал «Кабинета застрахованного» позволяет, в частности:
При необходимости пользователь может:
И это лишь малая доля доступных для застрахованного лица функций.
Что касается просмотра данных о больничном листке, то они приведены во всей полноте и соответствуют тем данным, что отражены в обычном больничном. Для поиска нужного листка человек может, как и работодатель или врач медучреждения, воспользоваться специальными фильтрами по различным реквизитам листка нетрудоспособности.
Рассмотрим теперь, как проверить подлинность больничного листа в обычном бумажном виде.
Как проверить подлинность бумажного больничного
Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:
ВНИМАНИЕ! Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.
Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.
Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия. Подробности — в нашем материале «Чем грозит представление поддельного больничного».
Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».
Как найти электронный больничный лист
Сегодня в ходу и бумажный больничный лист, и электронный (ЭЛН). При этом число листков нетрудоспособности в электроне растет. Медицинские учреждения оснащаются специальными компьютерными программами, начинают пользоваться электронной подписью, налаживают информационный обмен с Фондом социального страхования (ФСС), что требуется для оформления ЭЛН.
Работодатели, со своей стороны, осваивают процедуру заполнения этого электронного документа. В соответствии с ней представитель кадровой службы должен вносить в специальные поля ЭЛН определенную информацию на персональном компьютере после того, как выздоровевший сотрудник выйдет на работу и предоставит номер больничного листа. Однако для того чтобы работодателю можно было заполнять электронные листы нетрудоспособности в своей части, ему нужно подписать соглашение с региональным представительством ФСС, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись, зарегистрироваться и получить доступ к личному кабинету страхователя. В каких информационных системах можно найти ЭЛН, сейчас расскажем.
Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника
После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».
Как проверить подлинность электронного больничного
Проверить электронный больничный может и врач поликлиники.
Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику
найти вкладку «Электронные листы нетрудоспособности»;
Вот так можно увидеть все документы в электронном виде и начисленную по ним компенсацию.
Обращаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному листу нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его номеру. Поэтому на приеме у врача при оформлении бюллетеня работник должен запомнить или записать этот уникальный двенадцатизначный набор цифр, генерируемый специальной программой.
Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян
Работодателю на заметку! Обязанность обрабатывать электронные больничные листы еще не введена. И если бухгалтерия пока не работает с ЭЛН, об этом лучше предупредить трудовой коллектив. В том случае, если работник получит в медицинском учреждении ЭЛН, а работодатель не будет готов его обработать, первому придется возвращаться в медучреждение за бумажным больничным.
Электронный листок нетрудоспособности
С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).
Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.
Следовательно, ЭЛН признаются равнозначными листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.
С 1 января 2022 года в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования» выдача листков нетрудоспособности будет осуществляться в электронном виде.
Таким образом, с 1 января 2022 года основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам будет являться ЭЛН.
Напоминаем работодателям о необходимости обеспечения приема и оплаты ЭЛН, а также информировать своих сотрудников по вопросам получения электронных больничных.
Распечатка ЭЛН, талоны из медицинской организации и другие виды бумажных носителей для кадровой и бухгалтерской службы от работников получать не требуется.
Для приема ЭЛН на оплату достаточно получения только его номера – по телефону, по электронной почте.
Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.
Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, программное обеспечение доступное для скачивания на сайте Фонда, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: https://lk.fss.ru.
При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности.
После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной).
Для работы с ЭЛН работодатель может использовать программы для ведения бухучета (1С, ПАРУС и др.), операторов ЭДО (СБИС, Контур, Такском и др.) либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу (по ссылке https://lk.fss.ru/eln.html). Электронная подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.
Также обращаем внимание работодателей на новый сервис электронного взаимодействия с ФСС РФ для работодателей – «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). С его помощью можно осуществлять взаимодействие с ФСС РФ в электронном виде, как для получения информации об ЭЛН, так и по работе в рамках механизма «Прямые выплаты».
Как работодателю проверить больничный лист
Если сотрудник предоставил больничный, то работодатель обязан выплатить ему положенную сумму за период отсутствия на работе. Но — только в том случае, если документ подлинный. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа работника, чтобы не ошибиться с принятием решения о выплате.
Кто заполняет больничный лист
Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.
Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.
Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.
Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.
Как проверить больничный лист
Проверка больничного листа состоит из следующих этапов.
В первую очередь следует «пробить» номер документа. На сайте ФСС РФ размещается список недействительных бланков в формате Excel. Нужно скачать файл и с помощью функции «поиск» проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.
Информация на портале ФСС обновляется раз в месяц, в связи с чем отсутствие номера документа в списке не дает полной гарантии его подлинности.
Поэтому при наличии сомнений, лучше проверить больничный по номеру, позвонив в местное отделение ФСС РФ.
Если номер больничного листа не вызывает подозрений, то нужно проверить бланк документа по внешним признакам:
Если и подлинность бланка не вызвала сомнений, то следует изучить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, фамилия работника — его паспортным данным, имеющимся у работодателя.
Полезно провести и онлайн-проверку, т.е. найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В сомнительных случаях лучше позвонить в поликлинику и уточнить информацию по спорному документу.
Многие медицинские учреждения не дают такие сведения по телефону. Поэтому, чтобы проверить статус больничного листа, иногда приходится направлять письменный запрос, что существенно удлиняет процесс.
Но если врач со слов сотрудника не совсем верно указал организацию-работодателя, то такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет корректное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, то этого будет достаточно для его идентификации.
Нужно отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту подделок. Рядовые работники бухгалтерии вряд ли являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому ошибки здесь вполне возможны.
Поэтому чиновники советуют в спорных случаях направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала БЛ (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).
Что делать, если обнаружена подделка
Если контроль больничных листов у работодателя выявил подделку, то назначать пособие, естественно, не нужно.
Если же фальшивку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).
В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.
Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.
Но ситуация с фальшивым БЛ не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если же будет доказано, что работник сам участвовал в изготовлении фальшивки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.
При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям предусмотрены в виде штрафа в сумме до 120 тыс. руб. или лишения свободы на срок до 2 лет.
Рассмотренные деяния, связанные с подделкой БЛ, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их укрывательство. Поэтому работодатель может самостоятельно выбирать — ограничиться ему лишь дисциплинарным взысканием или же обратиться в полицию.
Но если подделку выявили специалисты ФСС РФ, то информация, скорее всего, будет передана в правоохранительные органы.
Больничный успешно прошел проверку — что дальше?
Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.
Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.
Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников. Тогда средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.
Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.
Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.
Резюме
Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, следует внимательно изучить этот документ.
Проверить нужно все: начиная от номера и защитных элементов и заканчивая данными, внесенными туда врачом.
Если выявлена подделка, то пособие выплачивать не нужно. В случае, когда фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может направить информацию и в полицию для возбуждения уголовного дела.
Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, то у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.