Как оценить работу главного бухгалтера
Как оценить работу бухгалтера
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Практика показывает: правильность учета зависит от опыта и квалификации бухгалтера. Но важны и внешние критерии качества работы:
Если руководитель не разбирается в бухучете, ему придется либо проверять своего бухгалтера косвенным образом, либо постепенно вникать в тонкости бухгалтерии. Еще можно ввести нормативы выполнения бухгалтерских задач, чтобы оценить агруженность бухгалтера.
Порядок в бухгалтерии как показатель качества работы
Большинство директоров отказываются от личного контроля бухгалтерской работы. Считается, что показатель качества бухгалтерского обслуживания — это порядок и спокойствие в бухгалтерии. Когда учетный сотрудник вовремя и без ошибок рассчитывается с клиентами, считает налоги и взносы, составляет и в срок отправляет отчетность, это говорит о правильном ведении учета. Косвенный признак — отсутствие жалоб со стороны контрагентов и сотрудников предприятия, отсутствие штрафов, пеней и претензий со стороны контролирующих органов и фондов.
Проверка и оценка бухгалтера с помощью сторонних специалистов
Директор может пригласить профессионала, который устроит контрольную проверку в бухгалтерии и проведет аудит. Главное — уверенность в экспертности приглашенного ревизора, который проверит, насколько правильно и аккуратно ведется отчетность и заполняются документы.
Некоторые директора идут дальше и используют искусственный метод проверки: присылают «подставных» инспекторов, которые имитируют налоговую проверку. Это помогает выявить возможные ошибки в учете и понять, как ведет себя бухгалтер в такой неожиданной ситуации.
И еще один метод проверки — отправлять бухгалтера на тестирования и курсы повышения квалификации.
Проверка в ходе регулярных бесед
Стандартный и действенный метод — рабочие беседы директора с бухгалтером. В ходе этих «финансовых коммуникаций» решаются задачи:
Проверка с помощью введения нормативов
Для оценки загрузки бухгалтера руководителю не избежать введения нормативов. Обработка документов и составление проводок — трудоемкий процесс в учете. Поэтому стоит рассчитать трату времени бухгалтера на работу с документами. Что можно сделать для этого:
Пример. Установили, что бухгалтер вводит платежное поручение в программу за 2 минуты. В течение дня бухгалтер создал 30 платежек — значит, затратил час рабочего времени. В случае с накладной «шапка» заполняется за две минуты, каждая строка накладной — одну минуту. Бухгалтер заполнил 50 накладных с общим количеством строк 260. Значит он затратил 50*2 + 260 = 360 минут, т. е. 6 часов рабочего времени.
Так же поступите с другими процессами, которые выполняет бухгалтер. Но помните, что бухгалтер тоже человек, и точно оценить его трудозатраты по всем видам работ не получится.
Надеемся, практика и внимательное отношение к задачам учета помогут вашему предприятию сформировать собственные методы оценки, и это оптимизирует работу бухгалтерии!
KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.
Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.
Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.
Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.
Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.
Что брать за показатели эффективности
За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.
Наградить бухгалтера можно за:
Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.
Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.
Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.
Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.
Пример из практики
У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?
Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.
Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.
Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера
Показатель
Процент выполнения
Итого с учетом веса
В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.
Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.
Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.
Вы можете включить в список:
Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.
За что можно премировать главного бухгалтера
Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.
Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
Как главному бухгалтеру оценить компанию и принять дела
Главный бухгалтер несёт ответственность за достоверность бухгалтерского и налогового учёта. Несоблюдение законов может привести к штрафам и даже к лишению свободы. На что главному бухгалтеру обратить внимание при поиске работы, как грамотно принять дела и составить акт приёма-передачи документов, чтобы не поплатиться за чужие ошибки?
Чем рискует бухгалтер
Административная ответственность главного бухгалтера
К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.
Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).
В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.
В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:
Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.
Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).
Уголовная ответственность главного бухгалтера
Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.
Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):
Неуплата в крупном размере
(свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)
Неуплата в особо крупном размере
(свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)
и совершенная группой лиц и по предварительному сговору
Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).
Потерянное время и нервы
Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.
Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.
Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…
И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.
Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.
Оцениваем работодателя
Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.
| Что изучаем | Где это смотреть | Что должно насторожить |
|---|---|---|
| Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП | Сайт ФНС | |
| Арбитражные дела: какие были иски, какие вынесены решения | Картотека Высшего Арбитражного Суда | Потенциальный работодатель часто участвует в судебных разбирательствах, причём в его адрес много исков о неисполнении обязательств |
| Сайт компании | В поисковиках по названию компании, в 2Gis и рекламных материалах | Сайта нет или он давно не обновлялся |
| Отзывы бывших работников в интернете | В поисковиках по названию компании, в сообществах в соцсетях | Сотрудники рассказывают о чёрных зарплатах и других нарушениях трудового законодательства |
| Долги по налогам и отчётности | https://service.nalog.ru/zd.do | Большая задолженность по налогам и несданная отчетность могут свидетельствовать о недобросовестности организации или приближающемся банкротстве |
| Основные показатели отчётности | http://www.gks.ru/accounting_report | Большой убыток в бухгалтерской отчетности может быть признаком умышленного занижения доходов или потенциального банкротства компании |
Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.
Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.
Проверяем документы, вступая в должность
Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.
Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.
В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.
ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.
Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел
Проводим экспресс-аудит учёта
Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.
Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.
Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.
Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.
Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.
Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.
Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).
Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.
Проверьте соблюдение лимита кассы.
Восстанавливаем учёт
Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.
Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.
Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.
Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.
Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.
Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.
Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.
Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.
Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Способы оценки времени на выполнение функций. Как оценить эффективность и результативность работы бухгалтерии?
Такой показатель как «эффективность» предполагает оценку рабочего процесса с точки зрения экономичного расходования ресурсов. Для этого необходимо сравнить достигнутые результаты с затратами на выполнение процесса. Эффективный процесс – это тот, что при наименьших затратах (времени, усилий, средств) приносит наибольший результат.
Основными процессами, которыми управляет бухгалтерия, являются подготовка отчетности, ведение бухгалтерского и налогового учета и сбор и обработка первичной документации.
Основные процессы, которыми управляет бухгалтерия, это подготовка отчетности, ведение бухгалтерского и налогового учета, а также сбор и обработка первичной документации. Таким образом, можно выделить следующие критерии эффективности работы сотрудников бухгалтерии:
Затраты рабочего времени также относятся к оценке эффективности процессов, ведь в любом бизнесе время – это деньги. Такие затраты можно разделить на две категории:
Пожалуй, самым распространенным методом оценки временных ресурсов является фотография использования рабочего времени или «хронометраж». Наблюдения проводятся, как правило, одним из двух способов: либо путем непосредственного измерения длительности каждого элемента работы и перерывов; либо путем фиксирования количества повторений тех или иных элементов в заранее установленном интервале или методом выборочных наблюдений.
Такой показатель, как «результативность», предполагает оценку степени достижения поставленных целей безотносительно стоимости. В этом контексте эффективная работа – это умение правильно поставить цели и задачи, которые являются точкой отсчета, и качественно достичь запланированного результата.
Чтобы оценить результативность работы сотрудников бухгалтерии, можно использовать следующие показатели:
Наконец, важным аспектом оценки работы бухгалтерии является наличие и зрелость информационной системы компании. Автоматизация бухгалтерского учета не только повышает эффективность управления процессами, но и улучшает их качество, уменьшая число ошибок и сокращая время на создание отчетности и анализ хозяйственной деятельности.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На онлайн-практикуме осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>