Как отправить сообщение в директуме
Инструкция по работе с исходящей корреспонденцией в АСЭД
1. Создание исходящих писем
1.1. Создание исходящего письма
1.2. Создание исходящего письма из файла
1.3. Создание приложений к исходящему письму
1.4. Отправка исходящего письма на согласование
2. Работа с исходящими документами
2.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя
2.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения Руководителя
2.3. Согласование исходящего документа руководителем
2.4. Утверждение исходящего документа
3. Регистрация исходящего документа
Введение Инструкция предназначена для сотрудников, ответственных за регистрацию исходящей корреспонденции, согласование и утверждение исходящих документов.
Создание исходящих писем 1.
1.1. Создание исходящего письма
Для того чтобы создать исходящее письмо, необходимо:
Перейти в папку Избранное На панели инструментов нажать кнопку затем Создать документ из шаблона или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из шаблона.
В открывшимся окне Создание электронного документа заполнить следующие параметры:
*Вид электронного документа. Вид создаваемого электронного документа.
Выбирается из справочника Виды электронных документов.
*Тип карточки. Определяется карточка электронного документа. Выбирается из справочника Типы карточек электронных документов.
*Шаблон. Выбирается из справочника Шаблоны электронных документов.
Сохранить в. Поле определяющее папку, в которую будет сохранена ссылка на создаваемый документ.
Открыть документ. Если сразу после создания документа его нужно открыть, то в поле необходимо установить флажок.
Внимание! При создании исходящего документа Вид электронного документа должен быть Письмо исходящее.
В карточке электронного документа Письма исходящие, заполнить реквизиты (отмеченные звездочкой * обязательны для заполнения).
В случае если необходимо подготовить ответ на входящее письмо, зарегистрированное в АСЭД, в обязательном порядке заполняется реквизит РКК документа. Указывается входящий номер, присвоенный при регистрации в Вашей организации, при этом поля На № и От заполнятся автоматически. Данный реквизит указывает на связь ответного письма и входящего документа.
Если необходимо подготовить ответ на входящее письмо, незарегистрированного в АСЭД или зарегистрированного в другой системе электронного документооборота, обязательно заполняются реквизиты На № и От. В реквизите На № указать номер документа, на который дается ответ и дату этого документа в реквизите От. Реквизит РКК документа остается пустым.
Сохранить внесенные изменения можно путем нажатия кнопки Сохранить.
Если адресатов несколько заполняется Список рассылки, для этого нужно нажать ЛКМ по пустому полю в столбце Адресат, появившаяся строка заполняется пользователем. Для добавления следующего адресата нажимается кнопка клавиатуры стрелка вниз. Появляется новая строка, заполняется Адресат. Есть возможность удалить лишнюю строку с адресатом, для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по крайнему левому столбцу.
Существует возможность заполнения Списка рассылки по подготовленному шаблону адресатов, для этого нажимается кнопка Шаблон. Появятся доступные для выбора шаблоны списков рассылки, из представленного списка необходимо выбрать интересующий.
1.2. Создание исходящего письма из файла
Для того чтобы создать исходящее письмо, необходимо:
Перейти в папку Избранное На панели инструментов нажать кнопку затем Создать документ из файла или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из файла.
В открывшимся окне Создание электронного документа заполнить следующие параметры:
*Имя файла. Указать пусть к документу.
*Вид электронного документа. Вид создаваемого электронного документа.
Выбирается из справочника Виды электронных документов.
*Тип карточки. Определяется карточка электронного документа. Выбирается из справочника Типы карточек электронных документов.
Сохранить в. Поле определяющее папку, в которую будет сохранена ссылка на создаваемый документ.
Открыть документ. Если сразу после создания документа его нужно открыть, то в поле необходимо установить флажок.
Дальнейшие действия совпадают с описанными в п. 1.1.
1.3. Создание приложений к исходящему письму Приложение можно создать двумя способами из шаблона и из файла.
Для того чтобы создать приложение к исходящему письму, необходимо:
Перейти в папку Избранное На панели инструментов проводника нажать кнопку затем Создать документ из шаблона/из файла или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из шаблона/из файла.
В диалоговом окне Создание электронного документа заполнить реквизиты и нажать кнопку ОК (флаг «Открыть документ» установить по необходимости).
Внимание! В реквизите Вид электронного документа указать Приложение. При создании приложения к исходящему документу из файла в реквизите *Имя указать путь к документу.
Заполнить реквизиты в окне Документы произвольной формы.
Нажать кнопку Сохранить.
Связать приложение с письмом.
1.4. Отправка исходящего письма на согласование Для отправки исходящего письма на согласование необходимо вызвать контекстное меню по нужному объекту и выбрать пункт Отправить Вложением в задачу.
Откроется карточка новой задачи с вложенными выбранными объектами. В карточке задачи нажать на кнопку Типовой маршрут на панели инструментов, выбрать типовой маршрут Согласование исходящих документов ОГВ ВО.
Откроется диалоговое окно Параметры маршрута, в котором указываются дополнительные согласующие. Если дополнительные согласующие отсутствуют, оставить диалог пустым, нажать ОК. Согласование может проходить в несколько этапов. В рамках одного этапа документ поступает согласующим параллельно. После согласования всеми согласующими этапа документ переходит на следующий этап.
После заполнения карточки необходимо стартовать задачу, одним из следующих способов:
главное меню Файл/Старт;
кнопка на панели инструментов карточки задачи;
Ссылка на задачу поместится в папку Исходящие.
Примечание: Документ в обязательном порядке поступает на согласование непосредственному руководителю инициатора письма.
Внутреннее согласование документов при помощи маршрута «Согласование».
Этот типовой маршрут используется, когда необходимо согласовать произвольный документ без отправки как исходящее письмо. Можно указать три последовательных этапа согласования, на каждом из которых может быть несколько параллельных согласующих. Можно выполнить задание с результатом Согласовать либо На доработку. После этапов согласования документ поступает на этап Подписант на утверждение. Этот этап является не обязательным. После успешного согласования указанными пользователями приходит оповещающее задание инициатору.
2. Работа с исходящими документами
2.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя В папку Входящие поступило задание с темой «На проверку:Документ». Чтобы осуществить проверку необходимо:
Открыть задание и ознакомиться с документом.
Если Вы согласны с документом, выполнить задание с результатом Проверено Если Вы не согласны с документом, выполнить задание с результатом На доработку.
2.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения Руководителя В папке Входящие открыть задание «На согласование: Документ» («На подпись: Документ»), распечатать документ и приложения, передать на подпись руководителю.
Если руководитель не согласовал документ, то в тексте задания или в документе (в режиме рецензирования) указать причину отказа в согласовании и выполнить задание с результатом На доработку. Документ вернется инициатору на доработку.
Если руководитель подписал документ, подписать документ согласующей (утверждающей) подписью от имени руководителя и выполнить задание с результатом Согласовано.
Для подписи документа согласующей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать.
Если поступило задание «На согласование: Документ», то флаг Утверждающая подпись должен быть снят. Флаг От лица замещаемого пользователя должен стоять, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия руководителя.
Если поступило задание «На подпись: Документ», то флаг Утверждающая подпись должен стоять. Флаг От лица замещаемого пользователя должен присутствовать, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия руководителя.
2.3. Согласование исходящего документа руководителем Руководителю могут поступать задания на согласование исходящих писем. В зависимости от вида задания необходимо подписывать исходящий документ согласующей или утверждающей ЭЦП.
В папку Исходящие на согласование поступило задание с темой «На согласование:
Для согласования документы необходимо выполнить следующие действия:
Открыть задание, ознакомиться с вложенным документом и приложениями.
Если Вы не согласны с документом, то в тексте задания или в документе (в режиме рецензирования) указать причину возврата и выполнить задание с результатом На доработку. Документ вернется инициатору на доработку.
Если Вы согласны с документом, то подписать документ согласующей подписью и выполнить задание с результатом Согласовано.
Для подписи документа согласующей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать.
В появившемся окне подписи документа нажать кнопку ОК. Флаг Утверждающая подпись должен быть снят. Если руководитель временно замещается, в обязательном порядке устанавливается флаг От лица замещаемого пользователя, а в реквизите Пользователь указывается фамилия замещаемого.
2.4. Утверждение исходящего документа
В папку Исходящие на подпись поступило задание с темой «На подпись:
Для подписания документа необходимо открыть задание, ознакомиться с вложенным документом и приложениями, выбрать один из вариантов выполнения задания:
Если вы не согласны с документом, то в тексте задания или в документе укажите причину возврата и выполните задание с результатом На доработку, документ вернется инициатору на доработку.
Если вы согласны с документом, необходимо подписать документ утверждающей подписью и выполнить задание с результатом Подписать.
Для подписи документа утверждающей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать.
Флаг Утверждающая подпись в данном случае должен стоять. Если руководитель временно замещается, в обязательном порядке устанавливается флаг От лица замещаемого пользователя, а в реквизите Пользователь указывается фамилия замещаемого.
3. Регистрация исходящего документа Исходящие документы могут поступать на регистрацию в электронном и бумажном виде.
Исходящий документ, поступивший на регистрацию в электронном варианте.
После подписания документа поступившего на регистрацию в электронном виде регистратору поступает задание с темой «Зарегистрировать: Документ».
Для этого необходимо:
Открыть карточку задания.
Открыть карточку вложенного документа.
Проверить содержимое реквизитов карточки документа.
Нажать кнопку РКК. Создастся и откроется новая карточка исходящей РКК.
При этом часть полей автоматически заполнится из карточки документа.
Проверить правильность заполнения, добавить недостающие реквизиты.
Исходящий документ, поступивший на регистрацию в бумажном виде Документы на регистрацию в бумажном виде могут поступать, если в подразделении имеются неавтоматизированные пользователи.
Для регистрации таких писем, нужно:
Открыть справочник Исходящие РКК через папку Компоненты Канцелярия.
Нажать кнопку Добавить новую запись на панели инструментов или через контекстное меню выбрать Добавить.
Заполнить реквизиты созданной карточки.
Сохранить Исходящую РКК.
Отсканировать и прикрепить электронный документ к карточке Исходящей РКК.
Термины РЕГИСТРАЦИОННО – КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (РКК) – карточка на отдельный регистрируемый документ, которая содержит всю первичную информацию о документе и о его состоянии.
ЗАДАЧА – некоторый объем работ, который нужно выполнить, ее формирует инициатор.
ЗАДАНИЕ – работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей задачи.
ВЛОЖЕНИЕ – ссылка на объект системы или запись справочника, прикрепленная к задаче или заданию.
КАРТОЧКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – форма (характеристика документа), содержащая набор полей, описывающих документ (наименование, автор, тип документа, дата создания), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. В карточке также можно назначать и изменять права доступа на документ.
КОМПОНЕНТА – объект системы с характерным интерфейсом, набором данных и выполняемых функций, предназначенный для работы со структурированной информацией.
МАРШРУТ – последовательность выполнения исполнителями заданий в рамках задачи, задаваемая инициатором.
ОБЪЕКТ СИСТЕМЫ – информационная единица системы АСЭД:
электронный документ, папка, задача, задание, компонента.
ПАПКА – структурная единица, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания/компоненты и другие объекты системы.
Сама папка также может входить в содержимое какой-либо папки.
ПОЛЕ – колонка списка, содержащая информацию определенной категории (например, поля: фамилия, телефон, адрес).
СПРАВОЧНИК – хранилище условно-постоянной информации определенной тематики, объединенной в одном месте системы.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате того приложения,
«е.с. степАНовА РОЛЬ ЕСТЕСТВЕННЫХ НАУК. компетенции. тестированию показали, что у студентов произошли В настоящее время актуальной формой контроля и количественные и качественные изменения в качестве оцен. »
«ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОЛИКЛИНИЧЕСКАЯ ТЕРАПИЯ (тестовые задания) Пенза Издательство Пензенского государственного университета УДК В данном сборни. »
«ОТЧЕТ о велосипедном походе III категории сложности в районе Краснодарского Края и Республики Адыгея совершенном с 01 по 10 мая 2011 года Маршрут: Белореченск Хадыженск пер. Азишский пещ.Азишская Мезмай Гуамка Армянское 10-ый км. Отдаленный пер.Грачевский Лазаревское (на электричке) Ту. »
«Инструкция по заполнению онлайн-анкеты для подачи документов на Шенгенскую визу Онлайн-анкета заполняется на сайте: https://videx.diplo.de Перед началом заполнения необходимо выбрать русскую, немецкую или английскую версию анкеты. При выборе русской версии анк. »
«органів – цього справжнього монстра, який накрив своєю зловісною мережею українські терени і, зрештою, перебрав на себе чимало функцій, притаманних іншим владним структурам. Це могло статися лише за умов тоталітарного режиму, який у його сталінському варіанті набув найвикінч. »
«ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ СМК РГУТИС УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА» Лист 2 из 10 Примерная тематика типовых контрольных заданий (контрольные точки): 1-я контроль. »
«ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЙ ОТЧЕТ Открытое акционерное общество Калужский турбинный завод Код эмитента: 04116-A за 3 квартал 2014 г. Место нахождения эмитента: 248010 Россия, г. Калуга, ул. Московская, 241 Информация, содержащаяся в настоящем ежеквартальном отчет. »
«Программа кружка Юный спасатель Актуальность программы Во всем мире главной социальной проблем является проблема обеспечения безопасности. Угрозу жизни и здоровью человека могут представлять многие ситуации. Это и дорожное движение, и пожары, и. »
Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.
Работа с электронной почтой в DIRECTUM 4.5. Настраиваем SBUM.
Опубликовано:
2 марта 2011 в 13:32
SBUM – IS-Builder Universal Mailer, библиотека, реализующая описание интерфейса почтовой фабрики IMailFactory. Используя почтовую фабрику, можно работать с серверами POP3/SMTP и MS Exchange, отправлять и получать почтовые сообщения.
Ранние версии системы DIRECTUM «не умели» работать с почтовыми серверами на базе MS Exchange, но с появлением SBUM такая возможность появилась. Давайте попробуем выполнить необходимую настройку Windows для того, чтобы можно было использовать эту библиотеку в системы DIRECTUM 4.5.
Настройка Windows
Библиотека SBUM представлена в виде файла sbum.exe и входит в дистрибутив системы DIRECTUM, начиная с версии 4.6.1. Для того чтобы получить данную библиотеку, необходимо скачать дистрибутив системы с сайта поддержки, либо запросить непосредственно у службы поддержки.
Итак, вы получили библиотеку, теперь необходимо зарегистрировать ее в операционной системе. Здесь вас ждет единственная неприятность: выполнить настройку придется на всех клиентских машинах, где будут выполняться сценарии, использующие почтовую фабрику.
Спешу вас обрадовать – чаще всего, как показывает практика, обработкой корреспонденции приходится заниматься службе Workflow, поэтому и вам, скорее всего, понадобится настроить SBUM только на сервере, где работает эта служба.
После выполнения команды библиотека должна успешно зарегистрироваться в системе. Проверить это можно следующим образом: запустите MS Excel и перейдите на вкладку «Разработчик». В области закладки «Код» нажмите «Visual Basic”:
В открывшемся редакторе выберете в пункте меню Tools->References. В появившемся списке попытайтесь найти библиотеку SBUM Library:
Если вы ее нашли, то библиотека подключена правильно, и вы можете с нею работать в платформе IS-Builder. Если библиотеки нет в списке, попытайтесь выполнить регистрацию с административными правами, также проверьте правильность написания ключа и пути к библиотеке.
С помощью редактора Visual Basic for Applications, вы можете просмотреть объектную модель почтовой фабрики. Также объектная модель с полным описанием доступна и в справочном руководстве системы DIRECTUM с версии 4.6.1.
Давайте посмотрим на объектную модель фабрики. Для этого необходимо отметить галочкой библиотеку SBUM Library в списке библиотек (как на предыдущем рисунке). После этого необходимо в пункте меню View->Object Browser запустить инспектор объектов. В инспекторе объектов выберете подключенную библиотеку, а в списке ниже выберете класс MailFactory:
Справа будет отображаться список доступных свойств и методов класса. Выбирая эти свойства и методы можно смотреть их описание и входные параметры методов.
Настройка Workflow
Если предполагается использовать автоматическую рассылку почтовых сообщений в прикладных блоках типовых маршрутов через сервер Exchange, то вам потребуется произвести соответствующую настройку службы Workflow. Дело в том, что для подключения к серверу Exchange необходимо настроить локальный профиль. Профиль должен быть настроен для того пользователя, от имени которого работает служба Workflow.
Итак, попробуем выполнить необходимую настойку:
Настройка профиля Outlook
Для того чтобы служба Workflow смогла работать с сервером Exchange через почтовую фабрику, необходимо корректно настроить профиль Outlook. Посмотрим, как это сделать:
Если конфигурации нет, то необходимо создать ее (наименование может отличаться). После создания профиля, укажите действующий почтовый ящик, настройте учетную запись профиля.
Важно! Тип транспорта почтовых сообщений должен быть Exchange.
Через программу Outlook попытайтесь отправить или принять письмо с другого ящика. После того как убедитесь, что письма корректно отправляются и принимаются, можете завершить настройку профиля Outlook.
Пробуем выполнить отправку сообщения
Добавьте на схему маршрута блок-сценарий и в свойство «Вычисление» напишите примерно такой код (измените его под свои требования):
Если все правильно было настроено, то при запуске типового маршрута, и обработкой блока-сценария службой Workflow, письмо уйдет адресату.
Интернет-приемная обращений граждан
Ежедневно в государственные органы и органы местного самоуправления обращаются сотни граждан, как лично посещая организацию, так и отправляя обращения по электронной почте, «Почте России» или через интернет-приемную на веб-сайте учреждения. Подача обращения через интернет-приемную — это наиболее простой способ, поскольку он не требует личного присутствия гражданина и экономит время на оформление и отправку. В организации, получающей обращения через интернет-приемную, ускоряется процесс их обработки.
Решение «Интернет-приемная обращений граждан» позволяет упростить взаимодействие между гражданами и организациями, которые работают с обращениями.
С помощью решения гражданин может:
С помощью решения организация может:
Подача обращения
Гражданин может оформить обращение в любое время и день недели, без очередей и бумажной волокиты, используя электронную форму на сайте интернет-приемной организации:
Заполненная форма подачи обращения
Обработка обращения
Обращения граждан, оформленные через интернет-приемную, отправляются делопроизводителю на регистрацию в системе Directum RX.
Поля в карточке обращения автоматически заполняются из электронной формы. Делопроизводителю остается только проверить правильность их заполнения и указать данные для классификации обращения: вопрос и подвопрос. Для этого достаточно написать номер вопроса или первые несколько букв, и нужное значение быстро подберется из общероссийского классификатора.
Как отправить сообщение в директуме
Управление деловыми процессами
Пересылка задач, заданий и уведомлений
Пересылка задач/заданий/уведомлений может осуществляться задачами в системе DIRECTUM и письмами по электронной почте
1-й Способ: Пересылка задач/заданий вложением в задачу
Пересылка задач, заданий и уведомлений используется, например, когда важно знать, как подобный вопрос был решен ранее, для принятия более аргументированного решения. Так как доступ к задачам имеют только пользователи модуля «Управление деловыми процессами», задачи, задания и уведомления пересылаются только как вложения в задачи.
Пересылка задач, заданий и уведомлений возможна из проводника системы, Окна результатов параметрах получения заданий/задач, Окна результатов параметрах получения заданий/задач, карточек задач, заданий и уведомлений. Для пересылки нужно воспользоваться одним из способов:
· выбрать в главном меню проводника системы пункт Файл/Отправить/Вложением в задачу;
· во встроенном меню кнопки 
на панели инструментов проводника системы выбрать пункт Вложением в задачу;
· выбрать в главном меню карточки задачи, задания или уведомления пункт Действия/Отправить/Вложением в задачу;
· в контекстном меню на ссылке на задачу, задание или уведомление выбрать пункт Отправить/Вложением в задачу.
В результате автоматически создается новая задача (отправляемая задача будет в нее вложена). В созданной задаче нужно заполнить карточку и стартовать.
2-й Способ: Пересылка задач/заданий ссылкой в письме
Такой способ пересылки используется для отправки одной или нескольких задач, заданий или уведомлений внутреннему пользователю.
Для пересылки задачи, задания или уведомления ссылкой в письме нужно воспользоваться одним из способов:
· выбрать в главном меню проводника системы пункт Файл/Отправить/Ссылку в письме;
· во встроенном меню кнопки на панели инструментов проводника системы выбрать пункт Ссылку в письме;
· выбрать в главном меню карточки задачи, задания или уведомления пункт Действия/Отправить/Ссылку в письме;
· в контекстном меню на ссылке на задачу, задание или уведомление выбрать пункт Отправить/Ссылку в письме.
При выборе способа отправки «Ссылку в письме» автоматически создается письмо электронной почты при помощи программы, установленной у пользователя. Она и определяет дальнейшую последовательность действий.