Как отправить скан на электронную почту
Как отправить документы по электронной почте
11 минут Автор: 227
Всем-всем пользователям ПК и телефонов очень даже нужно знать, как отправить документы по электронной почте. Нынче навык этот совсем не технический изыск для хвастовства – дескать, вот умею, могу; а самая что ни на есть, необходимость. Школьники и студенты, пенсионеры, домохозяйки, офисные работники и бизнесмены нет-нет, да и озадачиваются отправкой всяких разных файлов по email. Уйма поводов для реализации данной функции: отправить фотографии, видео другу, переслать коллеге электронную книжку, предоставить старшему научному сотруднику кипу отчётов по выполненным опытам, прикрепить скрины веб-сервиса с проблемной ситуацией при обращении в техподдержку, переслать отсканированные страницы паспорта для подтверждения личности и многое другое.
Отправка файлов с почты, как и любое другое дело, должна выполняться правильно. Если «плаваете» в этом вопросе, вообще не знаете, как выполняется эта операция, прочтите статью до конца. В ней рассказывается, как можно передавать разнообразный контент (тексты, таблицы, скан-копии, аудио- и видеофайлы и др.) через email другим пользователям.
Подготовка файлов
Если требуется отослать какой-то один небольшой файл или несколько (2-5 штук), то можно ничего с ними и не делать. В смысле того, что прикрепить к письму как есть и всё (об этом подробно далее!).
А вот если у вас с десяток, а то и больше документов или отдельная папка с вложенными другими папками и файлами, то нужно данные предварительно заархивировать. Почему? Если врассыпную добавлять – адресату не совсем удобно будет разбирать вашу посылку; да вы и сами ненароком можете запутаться (скинуть чего не нужно или два раза один и тот же файл загрузить). А вот папку послать по email, в таком виде как она есть на компьютере, и вовсе не получится. Вы просто-напросто не загрузите напрямую её в форму для письма, как это можно сделать с отдельным файлом.
Процедура архивирования не такая уж сложная:
1. Прежде всего, убедитесь в том, что у вас на компьютере есть программа-архиватор. Если таковой не обнаружено, обязательно скачайте и проинсталлируйте. Можно воспользоваться WinRAR, WinZip или 7-Zip.
2.Выделите файлы, которые необходимо переслать по email:
откройте директорию, где они лежат;
если требуется взять группу документов, размещённых подряд: кликните первый файл левой кнопкой мышки, затем нажмите клавишу Ctrl и удерживайте её, кликните последний файл группы, при этом все документы группы выделяются.
если нужно выборочно выделить файлы: кликайте по ним с зажатой Ctrl.
3,Установите курсор на одном из выделенных файлов. Нажмите правку кнопку мыши. В контекстном меню выберите «Добавить в архив… ».
4. Задайте настройки для архиватора:
Если требуется заархивировать папку целиком, также кликните по ней правой кнопкой, активируйте команду «Добавить в архив… » и далее действуйте по вышеописанной инструкции.
Как отправлять на популярных почтовых сервисах
Ну вот, файлы подготовлены. Теперь осталось их только передать. Давайте научимся это делать на примере самых известных почтовых сервисов.
Gmail
В форме письма
В профиле нажмите в левом верхнем углу кнопку «Написать». В открывшейся форме для письма укажите адрес получателя, тему и сопровождающий текст. По завершению оформления письма нажмите кнопку «скрепка».
В открывшемся окне откройте директорию с документами, которые хотите переслать. Выберите файлы, выборочно группу файлов или подготовленный архив. Кликните «Открыть».
Дождитесь завершения загрузки. Нажмите «Отправить». Получатель письма, кликнув по названиям прикреплённых файлов, сможет их скачать.
Через Google Диск
Но есть и ещё способы отправки. В пересылке документов, в том числе и больших, может помочь Google Диск – удалённое хранилище файлов. При наличии аккаунта Gmail регистрироваться в сервисе не нужно. Просто войдите в него (через панель сервисов на странице поисковика Google) под учётными данными почты.
В меню хранилища выберите пункт «Мой диск». Затем кликните по названию раздела. В выпавшем списке нажмите «Загрузка файлов» или «Загрузить папку» (на Google Диск доступна функция для загрузки папки прямо с ПК без архивирования!).
Загрузите документы с компьютера. В профиле Диска выделите кликом мышки объект для отправки. Вверху справа щёлкните кнопку «ссылка». Включите доступ по ссылке.
Скопируйте URL и вставьте в письмо. Сообщите адресату, что по этой ссылке он может скачать все необходимые файлы.
Если же контент уже был ранее сохранён на Google Диск, тогда прикрепить файлы можно, оставаясь на вкладке с email:
1. В форме для отправки сообщения, в нижней панели, щёлкните иконку сервиса «Диск».
2. В дополнительном окне выберите тип вложения:
«Ссылка на Диск» – в письме будет размещаться URL для скачивания (ссылка в виде названия файлы).
«Прикрепление… » – файлы загружаются в форму отправки (прикрепляются копии с Диска).
Яндекс
На Яндекс есть три способа отправки файлов на email. Откройте панель для пересылки сообщения (кнопка «Написать»). И отправляйте при помощи одной из нижеописанных опций (в зависимости от того, сколько и каких файлов требуется отослать).
С компьютера
Чтобы отправить копию документа, хранящего на винчестере вашего компьютера:
С Диска
Яндекс, как и Google, предоставляет пользователям файловое хранилище. Чтобы воспользоваться им:
Вложенные файлы
Если требуются отправка документа, который ранее был прикреплён к какому-либо письму, сохранённому в профиле мэйла:
Как отправлять сканированные документы
Очень часто возникают проблемы с отправкой сканированных документов по электронной почте. В данной статье мы рассмотрим почему это происходит и как это лечить.
Почему возникают проблемы:
Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.
Как отправлять сканированные документы по электронной почте
Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.
Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы
Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.
Поиск нужного документа
Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).
Если документы имеют слишком большой объем
При невозможности прикрепления документов ввиду большого объема файла – используйте виртуальный диск почты. Почти всегда файлы автоматически загружаются на диск автоматически, но если он переполнен – имеет смысл пользоваться файлообменниками. Вы без труда найдете их в сети. Для того чтобы загрузить файлы, добавьте их в архив, нажмите кнопку «Загрузить», выберите созданный архив и нажмите «ОК». По итогам загрузки вы получите ссылку на документ и сможете указать ее в письме. Получатель скачает архив и получит доступ к необходимым документам.
МФУ HP LaserJet Pro — Настройка и использование функции сканирования в сообщения электронной почты
Используйте функцию сканирования в сообщения электронной почты, чтобы сканировать документы на принтере и передавать их напрямую по одному или нескольким адресам электронной почты.
В этом документе содержатся инструкции по настройке и использованию функции сканирования в сообщения электронной почты.
Для использования функции сканирования в сообщения электронной почты необходимо подключить принтер к сети и настроить эту функцию с помощью встроенного веб-сервера HP.
Данный документ относится к некоторым, но не ко всем многофункциональным устройствам (МФУ) HP LaserJet Pro.
Информацию о настройке и использовании функции сканирования в сообщения электронной почты на моделях МФУ HP LaserJet Pro M329, M428, M429 или M479 см. в следующем документе:
В дополнение к приведенным ниже инструкциям можно посмотреть следующее видео о настройке и использовании функции сканирования в сообщения электронной почты.
Настройка функции сканирования в сообщения электронной почты
Для настройки функции сканирования в сообщения электронной почты, необходимо войти на встроенный веб-сервер HP (EWS).
В следующих разделах содержатся инструкции по доступу к EWS и настройке функции сканирования в сообщения электронной почты, включая процедуры добавления контактов в адресную книгу электронной почты и настройки параметров электронной почты по умолчанию.
Сначала ознакомьтесь с информацией в разделе « Перед началом работы», а затем выполните действия в указанном порядке.
Перед началом работы
Для настройки функции сканирования в сообщения электронной почты принтер должен быть подключен к той же сети, что и компьютер, с которого будет выполняться процесс настройки.
Администраторам необходимы следующие данные перед началом процесса настройки:
Административный доступ к принтеру
Сервер SMTP (например, smtp.mycompany.com )
Если вы не знаете имя сервера SMTP, номер порта SMTP или аутентификационные данные, свяжитесь с поставщиком Интернета/электронной почты или системным администратором.
Обычно имена серверов и портов SMTP можно легко найти в Интернете. Например, в строку поиска можно ввести « имя сервера smtp gmail » или « имя сервера smtp yahoo ».
Требования аутентификации сервера SMTP для исходящих сообщений электронной почты, включая имя пользователя и пароль, используемые для аутентификации (если применимо)
Информацию об ограничениях цифровой отправки, которые действуют для ваших учетных записей электронной почты, см. в документации своего поставщика услуг. Некоторые провайдеры могут временно заблокировать вашу учетную запись при превышении ограничения на отправку.
Шаг 1. Доступ к встроенному веб-серверу HP (EWS)
Выберите один из следующих способов, чтобы получить доступ к встроенному веб-серверу (EWS).
Второй способ применим только к macOS. Если вы работаете с компьютером с ОС Windows, необходимо использовать первый способ.
Способ 1. Доступ к встроенному веб-серверу HP (EWS) через веб-браузер
Выполните следующие действия, чтобы узнать IP-адрес принтера, а затем используйте его, чтобы получить доступ к встроенному веб-серверу (EWS) через веб-браузер.
Определение IP-адреса принтера:
Открытие встроенного веб-сервера:
Откройте веб-браузер на компьютере и введите в адресной строке IP-адрес или имя хоста точно в том виде, в котором они отображаются на панели управления принтера.
Пример IP-адреса в адресной строке веб-браузера
Нажмите клавишу ввода на клавиатуре компьютера.
Если в веб-браузере отображается сообщение о том, что доступ к веб-сайту может быть небезопасным, выберите опцию, подтверждающую выполнение перехода. Доступ к этому веб-сайту не нанесет вреда компьютеру.
Откроется страница встроенного веб-сервера.
Способ 2. Доступ к встроенному веб-серверу HP (EWS) из ПО HP Utility в macOS
Выполните следующие действия, чтобы перейти к встроенному веб-серверу из ПО HP Utility в macOS.
Открывается главный экран HP Utility.
На главном экране HP Utility откройте встроенный веб-сервер одним из следующих способов:
Откроется окно встроенного веб-сервера HP (EWS).
Шаг 2. Настройка функции сканирования в сообщения электронной почты
Выполните следующие действия, чтобы настроить функцию сканирования в сообщения электронной почты с помощью встроенного веб-сервера (EWS).
В области Активные функции установите для функции Сканирование в сообщение электронной почты значение Вкл.
В области Адрес электронной почты выполните следующие действия:
В поле Ваш адрес электронной почты введите адрес электронной почты отправителя для нового профиля исходящей электронной почты.
В поле Отображаемое имя введите имя отправителя. Это имя будет отображаться на панели управления принтера.
В области Параметры SMTP-сервера выполните следующие действия:
В поле SMTP-сервер введите адрес SMTP-сервера.
В поле Порт SMTP введите номер порта SMTP.
В большинстве случаев номер порта по умолчанию менять не нужно.
Воспользуйтесь информацией в Интернете, чтобы проверить актуальность и действительность параметров сервера на момент настройки.
Если на SMTP-сервере требуется проверка подлинности для отправки электронной почты, выполните следующие действия, чтобы заполнить поля в области Проверки подлинности SMTP :
В поле Пароль пользователя SMTP введите пароль пользователя для сервера SMTP.
В поле Пароль SMTP введите пароль для сервера SMTP.
Чтобы на панели управления принтера выводился запрос на ввод PIN-кода перед отправкой электронной почты с использованием адреса электронной почты, выполните следующие действия, чтобы заполнить поля в области Дополнительный PIN :
Компания HP рекомендует создать PIN-код, чтобы защитить профиль электронной почты.
После создания PIN-кода его потребуется вводить на панели управления принтера каждый раз при использовании профиля для отправки результата сканирования по электронной почте.
Чтобы настроить дополнительные параметры электронной почты, заполните требуемыми значениями следующие поля в области Предпочтительные параметры сообщений электронной почты :
Максимальный размер вложений сообщений электронной почты : используйте это раскрывающееся меню для выбора максимального размера вложений сообщений электронной почты.
Копия авто : установите этот флажок, чтобы копия сообщений электронной почты, отправляемых через профиль, автоматически направлялась отправителю.
Проверьте все и выберите один из следующих вариантов:
Шаг 3. Добавление контактов в адресную книгу электронной почты
Выполните следующие действия, чтобы добавить контакты в адресную книгу электронной почты на встроенном веб-сервере (EWS). Доступ к адресной книге осуществляется с панели управления принтера.
Чтобы добавить контакты в адресную книгу, выберите один из вариантов ниже и выполните приведенные инструкции:
Чтобы ввести отдельный адрес электронной почты, выполните следующие действия:
Чтобы создать группу адресов электронной почты, выполните следующие действия:
Чтобы выбрать несколько имен одновременно, удерживайте нажатой клавишу Ctrl на клавиатуре при выборе имени.
Шаг 4. Настройка параметров электронной почты по умолчанию
Выполните следующие действия, чтобы настроить параметры электронной почты по умолчанию с помощью встроенного веб-сервера (EWS).
В области Тема по умолчанию и основной текст выполните следующие действия:
В поле Тема сообщения электронной почты введите тему по умолчанию для сообщений электронной почты.
В области Параметры сканирования выполните следующие действия:
В раскрывающемся списке Тип файла сканирования выберите формат файла по умолчанию для файлов сканирования.
В раскрывающемся списке Формат бумаги для сканирования выберите формат бумаги по умолчанию для файлов сканирования.
В раскрывающемся списке Разрешение при сканировании выберите разрешение по умолчанию для файлов сканирования.
Чем выше разрешение, тем больше точек приходится на дюйм (dpi) и тем выше детализация изображения. При пониженном разрешении на каждый дюйм приходится меньше точек, а значит, уменьшается детализация; в то же время файл становится компактнее.
В поле Префикс имени файла введите префикс имени файла (например, MyScan).
Сканирование в эл. почту
После настройки функции сканирования в сообщения электронной почты с помощью встроенного веб-сервера HP (EWS) вы можете сканировать документы на принтере и передавать их напрямую по одному или нескольким адресам электронной почты. Отсканированный файл отправляется на адрес электронной почты в качестве вложения в сообщении электронной почты.
Для использования этой функции сканирования необходимо подключить принтер к сети и настроить функцию сканирования в сообщения электронной почты. Инструкции по настройке функции сканирования в электронную почту см. в предыдущем разделе данного документа.
Положите документ на стекло сканера в соответствии с метками на принтере.
Закройте крышку сканера.
Для отправки отсканированного изображения на другой адрес электронной почты, коснитесь Создать и введите адрес электронной почты.
На экране панели управления принтера отобразятся параметры сканирования.
Как отправить отсканированный документ по электронной почте
Как отправить по электронной почте отсканированный документ. Когда вам нужно отправить информацию по электронной почте, но документ находится на бумаге, сканирование и прикрепление документа к сообщению электронной почты позволяет передавать информацию через ваш обычный аккаунт электронной почты. Все, что вам нужно, это сканер, и вы в порядке на пути к использованию интернета для передачи файла.
БЮРО ПЕРЕВОДОВ
Бюро переводов — thewords.info — это команда переводчиков, проектных менеджеров, менеджеров по работе с клиентами. Весь процес работы Бюро переводов The Words четко описан в инструкциях и производит перевод строго в соответствии с ними.
Переводчики бюро переводов в Алматы официально производит нотариальный перевод на русский, казахский, английский, турецкий, немецкий и французский языки. Чтобы получить услугу от бюро переводов нажмите на кнопку «написать на вотсап» и мы выполним ваше задание.
Шаг 1
Поместите документ в сканер и выберите низкое разрешение. Хотя сканеры позволяют выбирать высокое разрешение, эта функция лучше всего подходит для передачи фотографий на компьютер для редактирования. Для документов разрешение 100 dpi (точек на дюйм) является хорошим выбором.
Шаг 2
Откройте Панель управления вашего компьютера и выберите «сканеры и камеры» значок, чтобы открыть мастер. Следуйте инструкциям, чтобы выбрать место для сохранения отсканированного документа. Создает новую папку на рабочем столе, чтобы сделать его легко найти файл позже. Сканируйте столько документов, сколько необходимо в эту папку.
Шаг 3
Используйте учетную запись электронной почты и создайте новое сообщение, введя адрес электронной почты получателя в поле «отправить». Вы должны написать адрес точно.
Шаг 4
Поиск в верхней части окна электронной почты, чтобы найти меню «Вставить». При нажатии на него появится раскрывающееся меню, выберите опцию «прикрепить файл» и выберите местоположение вашего документа.
Шаг 5
Выделите нужный документ в папке и дважды щелкните его, чтобы прикрепить его к сообщению электронной почты. Убедитесь, что документ был прикреплен при поиске имени файла в поле «прикрепить» над текстом.
Шаг 6
Повторите шаги с 1 по 5, Если вам нужно приложить больше документов. Отправить по электронной почте, как обычно.
Как отправить отсканированный документ по электронной почте
БЮРО ПЕРЕВОДОВ
Бюро переводов — thewords.info — это команда переводчиков, проектных менеджеров, менеджеров по работе с клиентами. Весь процес работы Бюро переводов The Words четко описан в инструкциях и производит перевод строго в соответствии с ними.
Переводчики бюро переводов в Алматы официально производит нотариальный перевод на русский, казахский, английский, турецкий, немецкий и французский языки. Чтобы получить услугу от бюро переводов нажмите на кнопку «написать на вотсап» и мы выполним ваше задание.
Шаг 1
Поместите документ в сканер и выберите низкое разрешение. Хотя сканеры позволяют выбирать высокое разрешение, эта функция лучше всего подходит для передачи фотографий на компьютер для редактирования. Для документов разрешение 100 dpi (точек на дюйм) является хорошим выбором.
Шаг 2
Откройте Панель управления вашего компьютера и выберите «сканеры и камеры» значок, чтобы открыть мастер. Следуйте инструкциям, чтобы выбрать место для сохранения отсканированного документа. Создает новую папку на рабочем столе, чтобы сделать его легко найти файл позже. Сканируйте столько документов, сколько необходимо в эту папку.
Шаг 3
Используйте учетную запись электронной почты и создайте новое сообщение, введя адрес электронной почты получателя в поле «отправить». Вы должны написать адрес точно.
Шаг 4
Поиск в верхней части окна электронной почты, чтобы найти меню «Вставить». При нажатии на него появится раскрывающееся меню, выберите опцию «прикрепить файл» и выберите местоположение вашего документа.
Шаг 5
Выделите нужный документ в папке и дважды щелкните его, чтобы прикрепить его к сообщению электронной почты. Убедитесь, что документ был прикреплен при поиске имени файла в поле «прикрепить» над текстом.
Шаг 6
Повторите шаги с 1 по 5, Если вам нужно приложить больше документов. Отправить по электронной почте, как обычно.