Как отправить приглашение в сбисе

Как в СБИС принять приглашение к электронному документообороту (ЭДО)

Электронный документооборот может осуществлять как между системой СБИС, так и между контрагентами, работающими в разных системах учетах. Последним нужен роуминг, при этом нет разницы, через кого из операторов они работают. Также система приглашение работает и внутри компании, это требуется для обмена документами, и распределения поручений. Рассказываем, как принять приглашение к ЭДО в СБИС от стороннего контрагента, и как выполнить эту процедуру новому сотруднику компании, использующей данную систему.

Подготовка к принятию приглашения к ЭДО в СБИС

Прежде, чем отправлять документы контрагенту, необходимо зайти в свой личный кабинет. Здесь пройдите процедуру проверки – подключена ли компания к ЭДО:

Эта простая процедура даст вам понимание, работает ли компания на ЭДО. Теперь можете ожидать приглашений от контрагентов. Найти их вы сможете в разделе «Уведомления». Так же, чтобы принять приглашение, которое поступило от контрагента в СБИС, используйте такой алгоритм:

Приняв приглашение от контрагента, вы сможете обмениваться с ним документами в электронном виде. Обмен по ЭДО при этом доступен даже между разными учетными системами.

Обратите внимание! Обмен документами в системе СБИС между контрагентами, а также внутри компании между сотрудниками доступен только после принятия приглашения.

Как принять приглашение к электронному документообороту в системе СБИС Онлайн

При оформлении на работу в компанию, применяющую в своей работе программу СБИС, также требуется получить и принять приглашение от работодателя. Приглашение направляется в личный аккаунт. Оно поступит в виде обычного сообщения. Принять приглашение в этом случае можно таким образом:

Иногда может произойти ситуация, когда после нажатия на символ, на экране появляется сообщение «Подтвердите свой номер телефона». Это означает, что к созданному аккаунту не привязан мобильный телефон. Ситуация исправляется на месте. Подтвердить свой номер вы сможете в этом же сообщении, введя в соответствующее поле. Приглашение будет считаться после этого принятым.

Источник

Как отправить приглашение в сбисе

+7 (812) 600-13-50

+7 (495) 777-31-91

ЭДО (Электронный документооборот) – это обмен документами с контрагентами, клиентами, партнерами.

По ЭДО передаются: счета-фактуры, первичная документация, УПД, договора и др.

Все передаваемые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП / ЭЦП), выданной на руководителя ЮЛ/ИП как со стороны отправителя так и со стороны получателя.

Такие документы являются юридически значимыми, т.е. признаются всеми участниками документооборота, в том числе государственными органами (гос. инспекциями и судами).

В СБИС ЭДО тарифицируются только исходящие пакеты, если документы отправлены для утверждения и они утверждены (документы по сделке) или если документы отправлены без необходимости утверждения и просто доставлены (письма с вложениями).

Пакет – это набор логически связанных электронных документов – документы до одной сделке, передаваемых контрагенту за одну отправку. Ограничений на количество и типы документов, входящих в пакет, нет, за исключением одного – в пакет должно входить не более 1-го счета-фактуры (это требование Приказа Минфина № 174н от 10.11.2015).

EDI (Electronic data interchange — электронный обмен данными) — стандартизированные форматы сообщений для передачи коммерческой информации между организациями.

Какие документы передаются по EDI?

PRICAT — ценовой лист / прайс, содержит информацию о перечне товаров с указанием цен, отправляется поставщиком.

ORDERS — заказ, формируется в учетной системе торговой сети, направляется EDI-сообщением и автоматически выгружается в учетную систему поставщика.

ORDRSP — подтверждение заказа, в ответ на заказ поставщик может направить EDI-сообщение ORDRSP, в котором уточнить фактурную часть и время поставки.

DESADV — уведомление об отгрузке, аналог товаросопроводительных документов (ТТН), передается в момент отгрузки и содержит актуальную информацию об отгрузке товара со склада поставщика.

ALCRPT — дополнительное сообщение по поставке алкопродукции, содержит информацию об алкогольной продукции, отправляется вместе с DESADV

RECADV — уведомление о приемке, содержит информацию о фактически принятом товаре (с указанием причины неприемки. Позволяет сразу после приемки сформировать корректный счет-фактуру).

В рамках действующего законодательства все виды EDI-сообщений не являются юридически значимыми.

При использовании технологии EDI под «пакетом» понимается каждое сообщение (ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT и др. / ), тарифицируется отдельно каждое исходящее и входящее сообщение.

Чем отличается EDI от ЭДО?

СБИС позволяет использовать ЭДО и EDI вместе. Так вы ведете торговлю быстрее и экономите ресурсы компании, при этом все электронные документы (счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, УКД) оформляете в этой же системе.

Схема работы

Заказчик и поставщик обмениваются сначала EDI-сообщениями, а затем юридически значимыми документами (ЮЗД). «Уведомление об отгрузке» и УПД отправляются друг за другом.

У компании Гудвин электронный документооборот:

Выделенный менеджер по вопросам подключения к ЭДО – Юсенхан Надежда, sbis@sbis.spb.ru, +7 (812) 600-13-50 доб. 317.

По вопросам расширения обучающего материала, другие организационные вопросы – Кононова Светлана, skononova@78sbis.ru, 8911-149-6511 WhatsApp, +7 (812) 600-13-50 доб. 323

Просто отправляйте документы клиенту, никаких дополнительных действий не требуется.

Если у покупателя есть любой платный сервис СБИС – он сможет принимать и подписывать ваши документы без ограничений, для него это будет бесплатно.

Вам необходимо настроить роуминг перед тем как отправить документы покупателю. Для этого отправьте письмо менеджеру УНИКС с данными:

Настройка роуминга выполняется двумя сторонами – операторами Тензор и Контур, например, может занять до 5-7 рабочих дней, но как правило, происходит быстрее.

После настройки роуминга менеджер УНИКС сообщает вам об этом и вы можете отправить документы покупателю.

Если покупатель работает с одним из операторов из списка, отправьте ему приглашение или попросите прислать приглашение вам:

Операторы ЭДО, работающие по приглашению.

Предложите ему подключить СБИС ЭДО.

Если покупатель будет только получать ваши документы, то возможны следующие варианты подключения для всех регионов:

Если покупатель сам хочет отправлять документы другим контрагентам, то ему необходимы платные тарифы, стоимость зависит от региона регистрации покупателя.

При согласии покупателя подключить любой вариант СБИС ЭДО:

Если ваш покупатель работает только в 1С, в ней сдает отчетность и сторонние программы ему не симпатичны, то:

Если только принимать документы, то:

Если покупатель будет принимать и отправлять документы, то ему потребуется платный тариф согласно региону регистрации + 1000 рублей (настройка внешней обработки).

Коротко по сравнению можно сказать так – достойными сравнения являются СБИС и Контур.Диадок:

Для работы со СБИС ЭДО необходимо

Только для приема и подписания входящих документов

Электронная подпись / ЭЦП, выданная на руководителя ЮЛ/ИП.

Для приема и отправки документов

Подключение может быть выполнено в течение 2-3 дней

Источник

Заключить двусторонний договор

Для заключения соглашений используйте в СБИС стандартную операцию «Договор»: заполните карточку документа, прикрепите файл и отправьте. Он подпишется вашей ЭП. Контрагент получит документы и так же сможет подписать их в электронном виде.

Когда он подпишет полученный файл, вы получите сообщение в центре уведомлений, и в разделе «Документы/Договоры» увидите обновление статуса:

Вторая сторона, например покупатель, при получении договора от поставщика примет его условия или запросит доработку.

Контрагент получит ответ.

После утверждения у каждой из сторон-участниц появится юридически значимый документ. Его можно изменить или расторгнуть.

Источник

Создание профиля ЭДО. Отправка приглашений контрагенту

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Настройка Учетной записи. Настройка обмена с контрагентом в различных конфигурациях 1С / Отправка приглашения контрагенту

Пользователи ПП 1С, в которых используется библиотека электронных документов версии 1.6.1 (БП 3.0, УНФ, УХ, КЭДО), для получения Учетной записи ЭДО и настройки обмена с контрагентом могут:

Создание учетной записи ЭДО.

Пользователю для создания учетной записи ЭДО достаточно перейти к справочнику Организации, выбрать организацию, для которой необходимо получить учетную запись и выполнить команду Подключить организацию. Это можно сделать:

После выполнения команды Подключить организацию, пользователю предстоит указать:
сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
получить идентификатор организации – можно выбрать имеющийся, если ранее организация получала идентификатор или получить новый.

При выборе сертификата, пользователю придется указать пароль от контейнера закрытого ключа и при необходимости указать пользователя, под которым можно использовать сертификат. Если пользователя сертификата не указывать, то сертификат сможет использовать любой пользователь имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.

После выбора сертификата пользователю необходимо заполнить информацию по организации, указать назначение учетной записи, поставить галочку согласия с условиями использования и выполнить команду Подключить.

После подключения, пользователь может переходить в настройке обмена с контрагентами.

1. Отправка приглашения при работе с электронными документами.

После создания и проведения документов можно в списке документов реализации выделить все документы, которые необходимо отправить контрагентам, нажать на кнопку «ЭДО» и выбрать пункт «Отправить электронный документ»

Программа проверит наличие настроек ЭДО с контрагентами и, если их нет, предложит создать приглашение для таких контрагентов

В открывшемся окне в столбце «Настройки отправки», напротив каждой записи, отображается состояние настройки обмена. При нажатии на ссылку состояния откроется Мастер настройки обмена, в котором можно ввести идентификатор контрагента или выбрать учетную запись контрагента, а также есть возможность отправить приглашение на почту:

а) При нажатии кнопки «Ввести идентификатор вручную» появится поле для ввода или выбора идентификатора. Если выбор учетных записей контрагента недоступен, это значит, что контрагент не подключен к сервису 1С-ЭДО.

б) Если идентификатор заранее неизвестен, то можно воспользоваться возможностью отправки приглашения на e-mail контрагента. Для этого в Мастере настройки обмена нужно нажать кнопку «Отправить приглашение». В открывшемся окне заполняются поля «Электронная почта» и «Текст приглашения».

После заполнения нужно нажать кнопку «Отправить». В отправленном приглашении будут содержаться ссылки на инструкции по настройке ЭДО. После того, как контрагент получит приглашение на e-mail и выполнит настройку обмена со своей стороны, электронные документы автоматически отправятся контрагенту.

2. Отправка приглашения из справочника «Контрагенты».

Для настройки обмена необходимо перейти в справочник Контрагенты, выбрать контрагента (ов), выделив их мышкой, и выполнить команду Пригласить к обмену электронными документами меню ЭДО.

Перед отправкой приглашения для настройки обмена с контрагентами, пользователю необходимо выбрать учетную запись организации которой будет настраиваться обмен документами.

При массовой отправке приглашений, программа проверит всех контрагентов на возможность отправки приглашений для настройки обмена и выдаст предупреждения, если есть затруднения с настройкой.

Если идентификатор контрагента не удалось найти автоматически, пользователь может указать имейл контрагента, куда придет приглашение.

Далее необходимо выполнить команду Отправить и дождаться окончания отправки приглашений.

Отслеживать состояние по отправленным и полученным приглашениям можно в Текущих делах ЭДО в соответствующей вкладке.

Приглашения, по которым получено согласие на обмен по ЭДО, будут попадать в папку «Ознакомиться».

Источник

Заключение договоров в СБИС

По закону договоры можно заключать не только в бумажном, но и электронном виде. Электронный договор необходимо подписывать усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Она гарантирует, что документ не меняется в процессе отправки от одного подписанта к другому, а также подтверждает авторство.

Чтобы электронное соглашение имело юридическую силу, документ должен быть подписан лицом, имеющим на это право.

В СБИС есть возможность предварительно согласовать договор, а также заключать договоры между двумя, тремя и более сторонами.

Двусторонний договор

Заключается двумя сторонами — например, покупателем и продавцом, арендодателем и арендатором. Участниками могут быть физические лица, ИП, организации или государственные органы. По умолчанию договор в СБИС отправляется на подпись контрагенту без дополнительных согласований, но их можно добавить вручную. Например, включить в операцию «Договор» согласование с руководителем или автоматическую проверку в бухгалтерии.

Многосторонний договор

Каждая сторона получает экземпляр договора и подписывает электронной подписью. Договор вступает в силу только после того, как все участники подписали документ. Число подписантов не ограничено.

Черновик договора

Операция позволяет отправить неподписанный экземпляр одной или нескольким сторонам, получить утвержденный или отклоненный документ с комментариями контрагентов, а затем подписать самому или доработать и выслать повторно.

Обратите внимание, что не все договоры можно подписывать в электронном виде. Например, договор дарения, залога доли в уставном капитале должны быть заверены нотариусом.

Источник