Как открыть структуру документа в ворде

Создание структуры документа средствами MS Word

Цель работы: Освоить приёмы работы с панелью инструментов Структура.

Контрольные вопросы для самоконтроля при изучении темы:

1. Как перейти в режим Word-экрана Структура?

2. С помощью какой кнопки панели инструментов Структура можно понизить уровень абзаца до обычного текста?

3. Как установить по желанию пользователя ширину полосы стилей?

4. С помощью какой команды осуществляется быстрый переход по уровням структуры документа?

5. Что произойдёт после нажатия следующей кнопки ?

6. Какой стиль применяется к основному тексту?

7. Сколько существует встроенных стилей заголовков?

8. Что означает следующий символ структуры ?

9. С помощью какой кнопки панели инструментов Структураможно отобразить на экране только текст выбранного уровня?

10. Как можно увеличить или уменьшить отступ заголовка?

Задание: Создать структуру документа, в котором используется соответствующая нумерация для частей документа (глав, параграфов и пунктов).

Для того чтобы создать структуру документа необходимо:

· Открыть MS Word и перейти к режиму Word-экрана Структура (команда Вид-Структура).

· Воспользоваться командой Формат – Список –вкладка Многоуровневый и выбрать многоуровневый нумерованный список (рис.1).

Рис.1.Вид многоуровневого списка для создания

· Ввести необходимую структуру документа, используя кнопки Понизить уровень либо Повысить уровень (панель инструментов Структура) совместно с соответствующими кнопками Увеличить отступ либо Уменьшить отступ для форматирования структурного уровня документа (рис.2).

· Для того, чтобы в подготовленный документ добавить необходимый текст, относящийся к определенной части структуры (см. рис.2, после заголовка «3.3.2. Пример подготовки документа, содержащего графические объекты, созданные средствами Microsoft Word» необходимо добавить некоторый текст), следует перейти на новую строку (клавиша ) и воспользоваться кнопкой Понизить до обычного текста панели инструментовСтруктура (рис.3).

Использование команды Вид-Схема документа позволяет осуществлять быстрый переход по уровням структуры документа: вдоль левой границы окна MS Word появляется вертикальная панель с отображением всех заголовков структуры.

Рис.2. Подготовленная структура документа в режиме

Рис.3. Подготовленная структура документа в режиме Word- экрана Структураи добавленный текст (Обычный уровень)

Источник

О просмотре документа в режиме структуры

1. Заголовок с подчиненным текстом

Символы и отступы в режиме структуры указывают на организацию документа и позволяют быстро изменять его структуру. Чтобы упростить процесс просмотра и реорганизации структуры документа, его можно свернуть, оставив только необходимые заголовки.

3. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутый подчиненный текст

4. Заголовок без подчиненного текста

Самостоятельное создание структуры

Создайте новый документ и перейдите в режим структуры.

Введите заголовки, нажимая клавишу ENTER после каждого заголовка.

Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков « Заголовок 1 ».

Организовав документ нужным образом, перейдите в обычный режим или режим разметки для добавления основного текста и рисунков.

Упорядочить текст можно также путем перетаскивания символов структуры ( , , и ) для заголовков и основного текста вверх или вниз, влево или вправо. При перетаскивании символа заголовка подзаголовки и основной текст тоже перемещаются или изменяется их уровень.

При перетаскивании знаков на экране отображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль « Обычный ».

Изменение структуры документа в режиме структуры

В режиме структуры, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа, можно изменить порядок заголовков и текста, переместив их вверх или вниз, либо повысить или понизить уровень заголовков или текста. Чтобы просмотреть структуру документа в режиме структуры, документ необходимо отформатировать с помощью любого из встроенных стилей заголовков, или уровней структуры.

В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных стилей заголовков: « Заголовок 1 » — « Заголовок 9 ».

формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней (« Уровень 1 » — « Уровень 9 »). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа.

в режиме структуры: преобразование основного текста в заголовок или какого-либо заголовка в заголовок более высокого уровня, например « Заголовок 6 » в « Заголовок 5 ».

в режиме структуры: преобразование заголовка в основной текст или в заголовок более низкого уровня, например, из « Заголовка 5 » в « Заголовок 6 ».

При выделении заголовка, содержащего свернутый текст, свернутый текст также будет выделен.

Итак, для изменения структуры документа в режиме структуры последовательность действий следующая:

С помощью кнопок на панели Структура отобразите необходимые заголовки и основной текст.

Перемещение заголовка или основного текста вверх или вниз

Изменение формата заголовка или основного текста на формат «Заголовок 1»

Изменение формата заголовка на формат обычного текста

На панели инструментов Структура нажмите кнопку П онизить до обычного текста .

Изменение формата обычного текста на формат заголовка или повышение уровня заголовка

Понижение уровня заголовка

Для изменения порядка текста также можно перетаскивать символы структуры – символы, отображаемые слева от абзацев документа в режиме структуры. При перетаскивании символа заголовка подзаголовки и основной текст тоже перемещаются или изменяется их уровень.

При перетаскивании знаков на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный».

Свертывание структуры для просмотра организации документа

В режиме структуры самым простым способом просмотра организации документа, перемещения по документу и изменения порядка больших кусков текста является свертывание структуры для отображения только заголовков и нужного текста. Не забывайте, что свернуть можно только текст, отформатированный с применением встроенных стилей заголовков или уровней структуры.

Итак, начальные действия следующие:

Отобразите нужные заголовки и текст.

Дальнейшие действия могут быть различными (в зависимости от того, что Вам нужно). Возможные варианты:

Свертывание всего текста для просмотра только заголовков

1. Поместите курсор в первый заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку С вернуть .

2. Чтобы заново отобразить весь текст, поместите курсор в первый заголовок, а затем нажмите кнопку Р азвернуть .

Свертывание всего текста, кроме первой строки каждого абзаца

1. На панели инструментов Структура нажмите кнопку П оказать только первую строку .

Многоточие (. ) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты.

2. Чтобы заново отобразить весь текст, нажмите эту кнопку еще раз.

Свертывание текста под заголовком определенного уровня

Свертывание всех подзаголовков и основного текста под заголовком

1. Дважды щелкните значок рядом с заголовком.

2. Чтобы заново отобразить все подзаголовки и текст под заголовком, еще раз дважды щелкните значок.

Свертывание текста под отдельным заголовком

1. Поместите курсор в нужный заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку С вернуть .

2. Чтобы заново отобразить текст, нажмите кнопку Р азвернуть .

Если выделить заголовок, содержащий свернутый подчиненный текст, этот текст также будет выделен (даже если он не виден). Любые действия, произведенные над заголовком, в том числе перемещение, копирование и удаление, будут выполнены и со свернутым текстом.

Повышение и понижение уровня заголовка

Что надо сделать с заголовком уровня с подчиненным текстом уровня «обычный текст»

Как это правильно делается

Возможные ошибочные действия, если

Повысить заголовок до уровня 1

«Повысить уровень»

Заголовок примет уровень 1

Уровень 1 примет и заголовок, и подчиненный текст (если он был свернут, то он вообще будет недоступным)

Понизить заголовок до уровня 3

«Понизить уровень»

Заголовок примет уровень 3

Уровень 3 примет и заголовок, и подчиненный текст (если он был свернут, то он вообще будет недоступным)

Источник

Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа

Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.

На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:

По окончании урока вы сможете:

1. Заголовки в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.

Напомню на всякий случай:

Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.

Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.

Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.

От этой исходной ситуации начнём работать.

Шаг 1. Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)

Шаг 2. Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:

Эта иконка вам даже подмигнёт:

Получили такую картину:

Абзац отметился номером «1» и:

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?

Шаг 3. Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):

Шаг 4. А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?

Делаем вывод из первых 4-х шагов.

В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.

Шаг 5. Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:

Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.

Шаг 6. Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:

Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.

Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:

Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.

Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:

Получили такую картинку:

Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.

Шаг 7. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:

Эту операцию мы делали на уроке 11.

А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня

Шаг 8. Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:

Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).

Шаг 9. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:

Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:

Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.

А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.

2. Структура документа

Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?

Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.

Шаг 1. Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:

Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.

Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):

Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.

И что это нам даёт?

Шаг 2. Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:

Шаг 3. Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:

В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:

Шаг 4. И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:

Мышку оставили в покое и делаем вывод.

А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.

Теперь вы сможете:

Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.

Источник