Как открыть excel в access
Перемещение данных из Excel в Access
В этой статье показано, как переместить данные из Excel в Access и преобразовать их в реляционные таблицы, чтобы можно было использовать Excel и Access вместе. Резюмируя, Access лучше всего подходит для записи, хранения, запроса и совместного использования данных, а Excel для вычисления, анализа и визуализации данных.
В двух статьях: Использование Access или Excel для управления данными и Десять причин использования Access с Excel, обсудить, какая программа лучше всего подходит для конкретной задачи и как использовать Excel и Access вместе для создания практических решений.
При Excel данных в Access необходимо сделать три основных шага.
Примечание: Сведения о моделировании данных и связях в Access см. в этой теме.
Шаг 1. Импорт данных из Excel Access
Импорт данных — это операция, которая может проходить намного более плавно, если на подготовку и очистку данных нужно некоторое время. Импорт данных похож на перемещение на новый дом. Если перед перемещением вы очистите и упорядочите свои привычки, вам будет намного проще врезаться в новый дом.
Очистка данных перед импортом
Прежде чем импортировать данные в Access, Excel думаете, что лучше:
Преобразование ячеек, содержащих несмещенные данные (то есть несколько значений в одной ячейке) в несколько столбцов. Например, ячейку в столбце «Навыки», который содержит несколько значений навыков, например «C# программирование», «Программирование VBA» и «Веб-конструктор», следует разделить на столбцы, каждый из которых содержит только одно значение навыков.
С помощью команды СРЕЗ удалите ведущие, концевую и несколько внедренных пробелов.
Удаление непечатаемых символов.
Поиск и исправление орфограф и знаков препинания.
Удалите повторяющиеся строки или повторяющиеся поля.
Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанных форматов, особенно числа, отформатированные как текст или даты, отформатированные как числа.
Дополнительные сведения см. в следующих Excel справки:
Примечание: Если ваши потребности в очистке данных сложны или у вас нет времени или ресурсов для автоматизации процесса самостоятельно, вы можете использовать стороного поставщика. Для получения дополнительных сведений поищите по запросу «программное обеспечение для анализа данных» или «качество данных» в любимой поисковой системе в веб-браузере.
Выбор наилучшего типа данных при импорте
Во время импорта в Access вы хотите сделать правильный выбор, чтобы получать мало ошибок (при их преобразовании), которые требуют вмешательства вручную. В следующей таблице поется Excel преобразования числных форматов и типов данных Access при импорте данных из Excel в Access, а также предлагаются советы по выбору наилучших типов данных в мастере импорта электронных таблиц.
Excel числовом формате
Тип данных Access Text хранит буквы и цифры до 255 знаков. В типе данных Memo Access хранится до 65 535 знаков букв и цифр.
Выберите Memo, чтобы не об усеченные данные.
Число, процентное, дробное, научное
В Access есть один числовой тип данных, который зависит от свойства Размер поля (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).
Чтобы избежать ошибок преобразования данных, выберите Double.
Так как Access не распознает систему дат 1904 (используемую в Excel для macintosh), необходимо преобразовать даты в Excel или Access, чтобы избежать путаницы.
Дополнительные сведения см. в статьях Изменение системы дат, формата или двузначной интерпретации года и Импорт данных Excel книге.
Access Excel хранить значения времени, используя один и тот же тип данных.
Выберите Time(Время), которое обычно используется по умолчанию.
В Access тип данных «Валюта» хранит данные в виде 8-byte numbers с точностью до четырех десятичных чисел и используется для хранения финансовых данных и предотвращения округлки значений.
Выберите вариант Валюта, который обычно используется по умолчанию.
Выберите Значение Да/Нет,чтобы автоматически преобразовывать значения.
Гиперссылка в Excel Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и пометить.
Выберите Гиперссылка, в противном случае Access по умолчанию может использовать текстовый тип данных.
После того как данные будут в Access, вы можете удалить Excel данных. Не забудьте сначала сделать резервную копию исходной Excel, прежде чем удалять ее.
Дополнительные сведения см. в разделе справки Access Импорт данных в книге Excel или связывать их с данными.
Автоматическое придатка данных простым способом
Распространенная проблема Excel заключается в том, что данные с одинаковыми столбцами будут сданы на одном большом компьютере. Например, у вас может быть решение для отслеживания активов, которое началось в Excel но теперь стало включать файлы из разных групп и отделов. Эти данные могут быть на разных книгах или в текстовых файлах, которые являются веб-каналами данных из других систем. Не существует команды пользовательского интерфейса или простого способа в нее в Excel.
Лучше всего использовать Access, где вы можете легко импортировать и вкладыть данные в одну таблицу с помощью мастера импорта электронных таблиц. Кроме того, в одну таблицу можно в нее вметь большой объем данных. Вы можете сохранить операции импорта, добавить их как запланированные задачи Microsoft Outlook и даже использовать макрос для автоматизации процесса.
Шаг 2. Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц
На первый взгляд пошаговая процедура нормализации данных может показаться сложной задачей. К счастью, нормализация таблиц в Access гораздо проще благодаря мастеру анализа таблиц.
1. Перетащите выбранные столбцы в новую таблицу и автоматически создайте связи
2. С помощью кнопок можно переименовать таблицу, добавить первичный ключ, сделать существующий столбец первичным ключом и отменить последнее действие.
С помощью этого мастера можно сделать следующее:
Преобразуйте таблицу в набор небольших таблиц и автоматически создайте между ними связь первичного и внешнего ключей.
Добавьте первичный ключ в существующее поле, которое содержит уникальные значения, или создайте новое поле «ИД» с типом данных «Автономная».
Автоматическое создание связей для обеспечения целостности данных с помощью каскадных обновлений. Каскадные удаления не добавляются автоматически, чтобы предотвратить случайное удаление данных, но вы можете легко добавить каскадные удаления позже.
Ищите в новых таблицах избыточные или повторяющиеся данные (например, одного клиента с двумя разными номерами телефонов) и обновив их по желанию.
Задав для исходной таблицы имя исходной таблицы, _OLD к ее имени. Затем создается запрос, который восстанавливает исходную таблицу с исходным именем таблицы, чтобы все существующие формы или отчеты, основанные на исходной таблице, работали с новой структурой таблицы.
Шаг 3. Подключение доступ к данным из Excel
После нормализации данных в Access и создания запроса или таблицы, которые восстанавливают исходные данные, просто подключившись к данным Access из Excel. Ваши данные теперь доступны в Access как внешний источник данных, поэтому их можно подключать к книге с помощью подключения к данным, которое является контейнером данных, используемым для поиска внешнего источника данных, входа в систему и доступа к нему. Данные подключения хранятся в книге и могут также храниться в файле подключения, например в ODC-файле Office (расширение ODC-файла) или в файле имени источника данных (расширение DSN). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (Excel книгу из Access при обновлении данных в Access.
Дополнительные сведения см. в том, как импортировать данные из внешних источников (Power Query).
Доступ к данным в Access
В этом разделе вы можете пройти следующие этапы нормализации данных: разделение значений в столбцах «Продавец» и «Адрес» на их наиболее распространенные фрагменты, разделение связанных объектов на собственные таблицы, копирование и вставку этих таблиц из Excel в Access, создание ключевых связей между новыми таблицами Access, создание и запуск простого запроса в Access для получения сведений.
Пример данных в нестандартной форме
На следующем сайте значения в столбцах Продавец и Адрес содержат нелинейные значения. Оба столбца должны быть разделены на несколько столбцов. Этот таблица также содержит сведения о продавцах, товарах, клиентах и заказах. Эти сведения также следует разделить по темам на отдельные таблицы.
Подключение Excel таблиц в базу данных MS Access
Загрузка данных из Excel в базу данных Access на VBA
Буду очень рад если кто-нибудь приведет более менее понятный код, как можно это реализовать.
Подключение базу данных MS Access к компаненту StringGrid Delphi
Подскажите как можно подключить базу данных MS Access к StringGrid в Delphi? Мне необходимо.
В среде табличного процессора MS Excel на основе следующих таблиц создать базу данных(
Дали такую задачу, как сделать толком незнаю, если кто-то поможет буду очень благодарен. Спасибо!
Ну, тогда,как вариант, связать Excel с Access-ом.
1. Создайте новую БД в Access
2. Слева выберите Таблицы
3. По пустому месту(по белому окну) кликните правой кнопкой мыши и выберите «Связь с таблицами»
4. Появится окно выбора. Тип файлов выберите Microsoft Excel. Выберите файл Excel Ваш и нажмите «Связь»
5. Нажмите кнопку «Далее»
6. Поставьте «галочку» возле «Первая строка содержит заголовки столбца»
7. Нажмите кнопку «Далее»
8. Готово
Теперь можете работать в Аксе, но с файлом Excel.
Преподаватели знам.xls Таблиц прикрепились,а вот база данных не хочет..Пишет «Некоректный файл»
Вложения
 | Excel.rar (42.7 Кб, 170 просмотров) |
P.S. в таблицы можно и не заносить данные, так как списки берут значения сразу из запросов q1 и q2.
Поэтому можно удалить события Form_Load() и Form_Close()
Только тогда источник записей для списка преподавателей поменяйте, берите значения из запросов.
Я лишь показал, что можно данные в таблицу импортнуть, а потом с таблицами работать.
Вложения
 | q3.xls (35.5 Кб, 21 просмотров) |
В котором указываю диапазон ячеек с данными([Лист3$A2:AA133]) в определенном листе Excel файла.
А дальше уже в форме присваиваю спискам на форме данные из запроса.
Таблицами я показал, что можно и импортнуть данные из Excel в таблицу, и потом работать сразу с таблицей.
Спасибо большое! Сейчас попробую создать два запроса и две формы.
Добавлено через 32 минуты
Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы. Выпадающий список я сделал,с аудиториями. А вот с простым списком возникают осложнения. Я создаю простой список,выбираю запрос с значениями аудиторий, выбираю первые 5 полей,для 5 пар понедельника,все создано,но при выборе в выпадающем списке определенной аудитории,в обычном списке пары не появляются. В чем может быть причина? Где я ошибся?
Как экспортировать данные из Excel в базу данных MS Access?
В файле Excel есть таблица с ФИО преподавателей. Нужно из этой таблицs перенести данные в базу.
Проверка на уникальность перед занесением данных в базу с обращением к Access и Excel
Здравствуйте! В access и excel сравниваемые поля по типу совпадают, но как правильно обратиться к.
Нужно перегнать лист Excel в базу данных Access с некоторыми изменениями
Как прочесть данные из книги Excel? (на VB.NET). Где об этом почитать поподробнее? Нужно перегнать.
В чём лучше сделать базу данных: в MS Access или связке Excel+SQL Server?
Приветствую! Так как склоняюсь в сторону MS Access, поэтому разместил вопрос в этой ветке. Есть.
Импорт данных из Excel в Access
Добрый день, очень нужна помощь.
Как автоматически с помощью кода VBA (по нажатию кнопки) импортировать данные из определенной ячейки таблицы Excel в определенный атрибут таблицы Access?
Получилось только импортировать несколько ячеек подряд в таблицу (без выбора атрибута, все хаотично), но это не то, что нужно:
Экспорт-импорт данных Excel-Access-Excel
Доброе время суток уважаемые форумчане. Приходит информация в экселевской таблице. Скидываю её в.
Импорт данных из excel в access
Доброе время суток! При создании базы данных я столкнулся с проблемой, которую пока не могу решить.
Импорт данных из Excel в Access
День добрый, уважаемое сообщество! Прошу помощи в настройке импорта данных из Excel в Access.
Импорт данных из Excel в Access
При импорте нескольких страниц таблицы в базу (использовалась возможность связывания) не.
При импорте в Аксес появляется таблица, которой не было. При вставке данных таблица существует и до вставки, проосто после вставки в ей появляются новые данные.
Добавлено через 3 минуты
Но и то, и другое можно сделать запросом.
Добавлено через 2 минуты
Правите выражения Into и Select и таким способом определяете, какой й столбец Excel в какое поле Access.
Добавлено через 3 минуты
Скажем,
Вложения
 | Sample.xlsx (9.5 Кб, 42 просмотров) |
Добавлено через 13 минут
Спасибо! Вот это мне нужно: «Если одиночных ячеек много и расположение их нерегулярно, то гораздо эффективнее воспользоваться средствами автоматизации: открыть ексель, гулять по листу и писать в рекордсет таблицы.»
Попробовал, вышла ошибка, выделяя «range»: «sub or function not defined».
Добавлено через 1 минуту
На данный код:
Потому что нужно по-человечески отвечать на просьбу уточнить имя таблицы. У вас в имени таблицы пробелы, такие имена нужно брать в квадратные скобки:
Добавлено через 2 минуты
импорт данных из Excel в Access
Добрый день форумчане, очень нужна ваша поддержка, у меня такой вопрос: Как можно импортировать.
Импорт данных из Access в Excel
Доброго времени суток, подскажите пожалуйста, как можно осуществить импорт данных из Access в Excel.
Импорт данных в Excel из Access
Суть вопроса в том что есть клиент базы (база данных разделена) и иксель файл который используется.
Импорт данных из Excel в Access
Добрый день. Я недавно сел за Access. У меня возник вопрос: Как можно импортировать данные из.
Импорт данных из Excel в Access
Я недавно сел за Access. У меня возник вопрос:
Как можно импортировать данные из Excel в Access, в которой уже есть готовая база?
Примеры Excel i Access, прикреплены ниже.
Я не особо знаком с функционалом Access, я попробовал импортировать без VB макросов.
Access импортирует все данные из Excel в виде одной таблицы. (я импортировал все списки городов и стран)
На сколько я понимаю для связи этих списков, нужно создать формы ввода, затем написать скрипты (макросы), которые будут вытягивать данные из Excel и вбивать в созданные формы.
Если у кого есть примеры подобного рода либо ссылки на полезные материалы, буду благодарен.
Экспорт-импорт данных Excel-Access-Excel
Доброе время суток уважаемые форумчане. Приходит информация в экселевской таблице. Скидываю её в.
Импорт данных из excel в access
Доброе время суток! При создании базы данных я столкнулся с проблемой, которую пока не могу решить.
Импорт данных из Excel в БД Access
Здравствуйте. Не первый раз сталкиваюсь с проблемой импорта данных. Из готовой таблицы Excel.
Импорт данных из Access в Excel
Добрый день. Нужна помощь. Как поменять путь в эксель из акцесс. Дело в том что базу.
вы бы лучше мдб-шку и ексельку выкладыкали
на примере легче воспринимаются потребности
а рисунки
—табличка
—кусок из схемы данных
вы бы лучше мдб-шку и ексельку выкладыкали
на примере легче воспринимаются потребности
а рисунки
—табличка
—кусок из схемы данных
Если есть вопросы либо не понятно, могу расписать еще. Заранее благодарю.
Управление данными с помощью Access или Excel
Microsoft Access и Microsoft Excel обладают многими сходствами, которые могут затруднить решение о том, какую программу использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и средства анализа для их анализа и выполнять сложные вычисления, возвращая нужные данные.
Однако у каждой программы есть явные преимущества в зависимости от типа данных, которые вы управляете, и от того, что вы хотите сделать с ними. Например, если вы хотите обеспечить целостность данных в формате, который может получить доступ у нескольких пользователей, лучше всего выбрать Access, а Excel лучше подходит для сложных числных данных, которые необходимо подробно проанализировать.
Во многих случаях можно использовать обе программы, используя каждую из них для наиболее подходящих целей. В целом, Access лучше всего помогает управлять данными: помогает организовать их, легко найти и сделать доступными сразу нескольким пользователям. Excel данных лучше анализировать: выполнять сложные вычисления, изучать возможные результаты и делать высококачественные диаграммы. Если вы используете Access для хранения данных Excel их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.
Прежде чем выбрать программу, вам может потребоваться сравнить преимущества каждой из них, узнать, когда лучше использовать одну или другую программу, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы добиться именно нужных результатов.
Примечание: Все Microsoft Office включают Excel, но не все наборы включают Access.
Сравнение преимуществ каждой программы
Выбор нужной программы очень важен, если вы хотите получать доступ к данным и обновлять их с максимальной производительностью и точностью. Чтобы узнать, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, можно сравнить преимущества каждой программы в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы с несколькими пользователями и безопасности.
Неровные и реляционные данные Чтобы решить, какую программу лучше всего хранить данные, задайте себе следующий вопрос: реляционные данные или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или на одном из них, называются неровными или неинтегральными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, Excel вариант лучше. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, который содержит адреса для вы выставления счета и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучше всего будет access.
В реляционная база данных вы упорядо здесь вы можете упорядоизировать данные по нескольким таблицам. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, при создании базы данных клиента имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса вы выставления и доставки клиентов — в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен — это хорошая идея, так как у каждого клиента может быть несколько адресов и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента, не вводя повторно имя клиента для каждого из них.
Локальные и внешние данные Access можно использовать для подключения к данным из различных внешних источников, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные, не импортировать их. Например, в Access предусмотрены команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папкеOutlook, а также ко многим другим источникам данных. С помощью Excel можно подключаться к различным источникам данных, включая базы данных Access, SQL Server и analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить исходные данные с помощью Excel пользовательского интерфейса невозможно.
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в Windows SharePoint Services списках. Однако Excel обеспечивает доступ только для чтения к SharePoint спискам. в то время как Access позволяет читать данные из списков и записывать их SharePoint списки.
Целостность и гибкость данных Уникальные идентификаторы обеспечивают целостность данных и гарантируют отсутствие в двух строках (или записях) одинаковых данных. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access тип данных «Автономная» можно использовать для автоматического создания уникальных идентификаторов для каждой записи. Затем с помощью этих идентификаторов можно связать записи из одной таблицы с одной или несколько записями в другой таблице.
Структура, применяемая Access к вашим данным, обеспечивает целостность данных. Access может потребовать, чтобы для новых записей в одной таблице было существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы не создавать потерянные записи. Например, вам не нужен заказ, в который не включены сведения о клиенте. Access может потребовать, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» должна иметь соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется целостность данных.
Кроме того, вы можете ввести собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить их правильное вводить. Excel позволяет вводить данные в свободной форме, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, это не может поддерживать целостность данных. Однако для управления вводом данных в Excel можно использовать команду Проверка Excel.
Запрос Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, может быть лучше использовать Access для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать язык SQL (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных независимо от того, содержатся ли данные в одной или нескольких таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемой области. Использование выражения в Access аналогично использованию формул в Excel вычисления значений. С помощью запросов Access можно также суммировать данные и представлять агрегированные значения, такие как суммы, средние значения и подсчеты.
Моделирования В Excel можно использовать анализ «что если» для прогнозирования результатов модели. Анализ «что если» позволяет запускать различные сценарии для ваших данных, например лучшие и наихудшие сценарии, и сравнивать итоги нескольких сценариев в сводном отчете. В Access аналогичных функций нет.
Свод и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты и диаграммы. Однако Excel более сложные функции отчетов и диаграмм в таблицах, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты или профессионально выглядяющие диаграммы, вместо того чтобы использовать те же функции, что и в Access, следует использовать в Excel отчеты и диаграммы.
Access и Excel можно использовать в средах для совместной работы, например в Windows SharePoint Services и сетевых папках, но существуют различия в способе доступа к данным для нескольких пользователей.
Доступ нескольких пользователей к данным В обычной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это работает хорошо, так как Access блокирует только редактируемую информацию. в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но функции совместной работы с несколькими пользователями лучше всего работают с данными в ней в различное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных,а Excel книги работают над документом.
Использование Windows SharePoint Services для совместной работы Обе программы интегрируются с Microsoft Windows SharePoint Services, такими как SharePoint списки и библиотеки документов.
Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint сайте. Например, вы можете добавить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в Windows SharePoint Services представлениях и связать базу данных с данными, SharePoint списках.
Excel предоставляется только один способ совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint Services сайте. Вы можете добавить книгу в Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи смогут вносить в нее изменения, предотвращая ее одновременное изменение другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не выходя из библиотеки документов, в этом случае они должны координировать ее с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.
Использование сетевых папок для совместной работы Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открывать ее и работать с ее данными одновременно. Когда пользователь редактирует отдельные записи, они блокированы. Если книга хранится Excel в общей сетевой папке, редактировать ее может только один пользователь. Для просмотра книга может открываться несколькими пользователями в то время, когда ее редактирует другой пользователь, но они не могут вносить изменения в данные, пока пользователь, редактирует книгу, не закроет ее.
Обе программы предоставляют похожие функции ( пароли и шифрование), которые помогают предотвратить потерю данных и защитить их от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.
Защита от потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняются, поэтому в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую работу (если она есть). Однако, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые позже решили не сохранять. Чтобы обеспечить восстановление базы данных нужным образом, создайте резервную копию файла базы данных по нужному расписанию. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии или только необходимую таблицу или другой объект базы данных. Если вы используете резервную копию файловой системы, вы также можете восстановить данные с помощью копии базы данных из файловой системы. В Excel можно сохранять данные автосохранения через заданные интервалы времени при обновлении данных.
Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или частные данные из представления, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь таблицу для управления доступом пользователей к скрытым данным. Кроме защиты электронной таблицы и ее элементов, можно также заблокировать и разблокировать ячейки на нем, чтобы другие пользователи не могли непреднамеренно изменять важные данные.
Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы запретить неавторизованным пользователям видеть данные. Для открытия файла базы данных или книги пароль в этом случае может потребоваться в пароль данных. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу с помощью цифровая подпись.
Ограниченный доступ к данным В Excel вы можете указать разрешения пользователя на доступ к данным или задать права только для чтения, которые не смогут вносить изменения в данные, к которые у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но поддерживает модель безопасности всех серверов баз данных, к которой он подключается. Например, если вы ссылались на SharePoint списке, Access при этом не будет засмеять разрешения пользователей для SharePoint списка. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не могли получать доступ к данным Access, вы можете зашифровать базу данных, установив пароль. Пользователи должны ввести пароль, чтобы читать данные из базы данных, даже если они имеют к нему доступ с помощью другой программы, например Excel.
Дополнительные сведения о защите данных см. в настройках и изменениях безопасности на уровне пользователя Access 2003 в Access 2007 или более высокого уровня и Защита и безопасность в Excel.
Когда использовать Access
В общих терминах Access лучше всего выбирать, если необходимо регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать их подмыты. Формы Access обеспечивают более удобный интерфейс, чем Excel для работы с данными. С помощью Access можно автоматизировать часто выполняемые действия, а отчеты Access по ним можно обобщить в печатных и электронных формах. Access обеспечивает более структурированную структуру данных; Например, вы можете управлять типами данных, которые можно в нее вть, а также указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура гарантирует, что будут введены только правильные типы данных.
Access хранит данные в таблицах, которые выглядят почти так же, как и на других таблицах, но таблицы Access предназначены для сложных запросов относительно данных, хранимых в других таблицах.
Используйте Access, когда:
Предвидите большое количество людей, работающих с базой данных, и вам нужны надежные параметры для безопасного обработки обновлений данных, таких как блокировка записей и разрешение конфликтов.
Предвидение необходимости добавления дополнительных таблиц в набор данных, который был создан как плоская или нелинейная таблица.
Хотите выполнить сложные запросы.
Хотите создавать различные отчеты или почтовые наклейки.
Управление контактами. Вы можете управлять контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых наклеев.
Инвентаризация и отслеживание активов Создайте ведомость учета запасов для дома или офиса и сохраняйте вместе с данными фотографии или другие связанные документы.
Отслеживание заказов. Вводите информацию о товарах, клиентах и заказах, а затем формируйте отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода или другой переменной.
Отслеживание задач Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то же время, как другие пользователи обновляют свои задачи в той же базе данных.
Организация библиотек библиотек библиотек библиотек С помощью Access можно хранить данные о книгах и компакт-книгах, а также отслеживать, кому вы их предоставили.
Планирование мероприятий. Вы можете ввести сведения о датах, местах и участниках мероприятия, а затем распечатать расписания и сводные данные о событиях.
Отслеживание питания Отслеживайте рецепты, журнал диеты и упражнений.
Когда использовать Excel
В программе для работы с электронными таблицами Excel хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько книг. Однако вместо того чтобы использовать в качестве системы управления базами данных, например Access, Excel оптимизирована для анализа и вычисления данных. С помощью этой гибкой программы можно создавать модели анализа данных, создавать простые и сложные формулы для выполнения вычислений с данными, сводя данные нужным образом, а также представлять данные на различных профессионально выглядяющих диаграммах.
Используйте Excel при использовании:
Требуется неявное или нерелеционное представление данных, а не таблица, в реляционная база данных с несколькими таблицами, а также если данные в основном числовые.
Часто запускайте вычисления и статистические сравнения данных.
Вы хотите использовать отчеты для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.
Планируйте регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы, доступные в Excel.
Вы хотите акцентировать внимание на данных с помощью значков условного форматирования, гограмм и цветовых шкал.
Вы хотите выполнять сложные операции анализа «что если» с данными, например статистические, инженерные и регрессионные.
Хотите отслеживать элементы в простом списке для личного использования или для ограниченной совместной работы.
Финансовый Вы можете использовать мощные функции вычислений для Excel различных финансовых отчетов, таких как выписка по теку денежных средств, отчет о доходах или отчет о прибылях и убытках.
Составление бюджета. Независимо от того, связаны ли ваши потребности с бизнесом или личными, вы можете создать бюджет любого типа в Excel, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятия или бюджет на отставку.
Выставление счета и продажи Excel также удобно использовать для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создать необходимые формы, например счета за продажу, квитанции или заказы на покупку.
Отчеты В Excel можно создавать отчеты разных типов, отражающие анализ данных или обобщение данных, например отчеты, которые измеряют производительность проекта, прогнозируют данные, суммируют данные или представляют данные дисперсии.
Планирование Excel — это отличное средство для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, таких как план занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогов на конец года или планировщики, которые помогают планировать питание, вечеринки или отпуск.
Отслеживания С помощью Excel можно отслеживать данные на листе времени или в списке, например на листе времени для отслеживания трудоемких работ или на складских запасах, в который ведется отслеживание оборудования.
Использование календарей В силу своего вида сетки Excel хорошо поддается созданию календаря любого типа, например календаря учебного года для отслеживания мероприятий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания деловых событий и вех.
Полезные Excel шаблонов в любой из этих категорий см. в Excel шаблонов Microsoft Office Online.
Совместное Excel Access
Иногда вам может потребоваться воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали на компьютере Excel, на котором можно вычислять и анализировать данные, но он стал слишком большим и сложным, и многим другим пользователям необходим доступ к данным. На этом этапе может потребоваться импортировать или связать свой таблицу с Access и использовать его как базу данных, а не работать с ним Excel. Или, возможно, в базе данных Access есть данные, для которых вы хотите создать подробные Excel отчеты и профессионально выглядя Excel диаграммы.
Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжать работать с ними. С помощью подключения к данным или без него можно импортировать данные из Excel и наоборот, копируя, импортируя или экспортируя их.
Дополнительные сведения о том, как обмениваться данными между двумя программами, см. в Excel в Access.