Думаю, я не открою вам ничего нового, если скажу, что у компьютера есть память и что он может запомнить массу всякого нужного и ненужного… В том числе он может запомнить то, о чем вы его попросите.
Вы можете просто сказать: «Запомни это» — он запомнит и поместит эту информацию не абы куда, а в буфер обмена. Итак, буфер обмена — это просто склад кусочков информации, которые вы будете запоминать в процессе работы. Как же попросить компьютер запомнить содержимое ячейки? Очень просто — с помощью кнопки Копировать или сочетания клавиш Ctrl+C.
Стрелка рядом с кнопкой говорит о том, что у кнопки есть список. Чтобы его открыть, нужно щелкнуть на этой стрелочке. В списке две команды: Копировать и Копировать как рисунок. Пока мне вам нечего сказать по поводу этих команд, просто знайте, что любая стрелка рядом с кнопкой разворачивает дополнительный список возможностей.
Вы можете запомнить содержимое любой ячейки. Например, выделите ячейку с адресом В2 и нажмите кнопку Копировать. Ячейка тут же обведется радостной рамочкой, чтобы вы не забыли, что вы скопировали. Содержимое ячейки остается на месте. Если же вы воспользуйтесь кнопкой Вырезать (Ctrl+X), то ячейка В2 очистится. Ее содержимое не просто скопируется, а переместится в буфер обмена.
Теперь откроем окно буфера обмена. Для этого щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Буфер обмена. Слева появится такая панелька (рис. 2.7).
Рис. 2.7. Панель Буфер обмена
Буфер обмена — один на все программы, работающие в данный момент на вашем компьютере. В буфер обмена может одновременно поместиться 24 элемента. Это могут быть рисунки, текст, числа… Любой кусочек информации, который вы сохраните. Как уже сказано, все, что вы вырежете или скопируете, попадает в буфер обмена. Если он переполнится, то новые фрагменты заменят самые старые. Любой фрагмент буфера обмена вы можете вставить в нужное вам место в любой момент времени.
Как видите, на рис. 2.7 в моем буфере обмена пока только один элемент, и этот элемент — содержимое ячейки В2. Чтобы вставить скопированное в В3, нужно выделить ячейку В3 и щелкнуть на нужном элементе в буфере обмена. Посмотрите, на панели Буфер обмена есть кнопки: Очистить все очищает буфер, а Вставить все вставляет все значения из буфера обмена в таблицу (если это технически возможно). Если вы нажмете кнопку Параметры в нижней части панели Буфер обмена, то увидите такое меню (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Параметры буфера обмена
Вы можете выбрать настройки, которые лично вам удобны. В самоучителях часто говорят: вы можете «поставить флажок» рядом с нужными командами. Хотя на самом деле поставите вы не флажок, а птичку.
Я хочу обратить ваше внимание на строку Собирать данные без отображения буфера обмена Office. Если вы поставите этот флажок (для этого нужно щелкнуть на данной строке), то независимо от того, открыта у вас панель Буфер обмена или нет, в него будет собираться информация. В любой момент вы сможете его открыть и взять оттуда нужный кусочек. Если же у вас не стоит этот флажок, то, как только вы закроете панель Буфер обмена (а закрыть ее можно, щелкнув на крестике в правом верхнем углу), в вашем распоряжении будет только последний запомненный элемент.
С последним элементом, помещенным в буфер, вы можете работать всегда, не открывая окно буфера обмена и даже не зная о его существовании. В любой момент, воспользовавшись кнопкой Вставить (Ctrl+V), вы можете заполнить любую ячейку тем, что скопировали или вырезали до этого.
Итак, краткое резюме.
В вашем распоряжении 24 элемента буфера обмена. По умолчанию вам доступен один — последний запомненный. Именно он по команде Вставить появится там, где стоит курсор. Если открыта панель Буфер обмена, вам доступны все 24 элемента и вы можете выбирать, какой именно кусок вставлять в выделенную ячейку. Вы можете скопировать содержимое не одной, а сразу нескольких ячеек. Если вы копируете или перемещаете диапазон ячеек, то должны указать верхнюю левую ячейку его нового места. Потом выполняйте команду Вставить или нажимайте Ctrl+V. Но учтите, что, если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.
Вообще, перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами. Сейчас я опишу самый простой способ — перетаскивание.
Копирование выполняется по такому же принципу. Единственное отличие — перед тем как тащить выделенную область, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. При этом рядом с указателем мыши появится маленький плюсик. Команды Вырезать, Копировать и Вставить есть также в контекстном меню.
Контекстное меню — это меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на нужном элементе или при нажатии специальной клавиши на клавиатуре. Если вы выделите ячейку или диапазон и щелкнете на них правой кнопкой мыши, то в появившемся меню легко найдете нужную команду — Вырезать или Скопировать. Копирование информации — одна из самых используемых команд, именно поэтому она и дублируется несколькими способами. Выбирайте любой.
На уроке 15 мы говорили о причине появления лишних стилей. И одна из причин появления лишних стилей – это неумение правильно пользоваться таким явлением, как буфер обмена и, в частности, такой возможностью, как специальная вставка из буфера обмена.
По окончании урока вы сможете:
Буфер обмена – это часть памяти компьютера, в которой можно сохранить информацию, которую вы скопировали. По мере необходимости скопированную информацию можно извлекать из буфера обмена и вставлять в выбранное нами место.
1. Буфер обмена. Возможности буфера обмена
Скачайте документ тут. Откройте документ.
Скопированную информацию можно вставлять много раз.
Буфер обмена един для всех программ, установленных на компьютере. Вы можете скопированный текст вставить в графический редактор Visio или CorelDraw. Скопированная информация храниться в буфере обмена, до тех пор, пока вы не скопируете что-нибудь новое. Новое затирает старое.
Но у офисных программ есть замечательная особенность: сохранение в буфере обмена до 24 (!) фрагментов. Причём, не важно каких: размер, вид, объём – всё это не важно. Одно копирование – один фрагмент. Воспользуемся этой особенностью.
Ваша картинка может отличаться от моей (операционная система другой версии, другие цвета)
Буфер обмена настраивается один раз. Если вы закроете окно Буфера обмена, то настройки сохраняться. Закрывается Буфер обмена повторным щелчком ЛМ по кнопке группы (Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка группы):Если вам необходимо вставить фрагмент, скопированный ранее, то откройте окно Буфера обмена (вы уже знаете, как это делается). Далее из списка скопированный фрагментов выберите нужный вам фрагмент и щёлкните на нём ЛМ – фрагмент вставиться из буфера обмена.
Обратите внимание: на выбранном вами фрагменте появляется кнопка выпадающего меню. Щёлкните ЛМ по кнопке выпадающего меню и вы увидите две команды на выбор: Вставить и Удалить. Командой Удалить вы удаляете этот фрагмент из буфера обмена:
Запомните!
Скопированная информация хранится в буфере обмена до тех пор, пока вы не перезагрузите или выключите компьютер.
2. Буфер обмена. Специальная вставка
Очень часто нам бывает нужна операция «Скопировать из документа – вставить в новый документ». Даже очень часто. Но эта операция является причиной появления лишних стилей в документе (см. Урок 15. Лишние стили текста). Ведь вместе с текстом мы копируем символ конца абзаца, а именно он заключает в себе всю характеристику абзаца (Стиль абзаца).
Если нам нужно вставить один абзац, то можно, перетаскивая мышку, выделить текст без символа конца абзаца, скопировать и вставить в новый документ, что мы и делали на Уроке 15. А если нам нужно скопировать несколько абзацев? Ведь в этом случае мы поневоле копируем символы конца абзаца, а с ними тащим в наш новенький чистенький документ кучу ненужных нам стилей, в чём мы уже с вами убедились на прошлом уроке. В этом случае нас выручит специальная вставка буфера обмена.
Вы открыли Учебный файл_Специальная вставка?
Пройдитесь курсором по четырём кнопкам в раскрывшемся окне параметры вставки.
Первая кнопка
В этом случае мы притащим в новый документ все стили текста, которые только есть в старом документе. Оно нам надо?
Вторая кнопка даёт такую картину:Третья кнопка даёт такую картину:
Как видите, есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.
Четвёртая кнопка даёт такую картину:
Выбирайте, какой кнопкой специальной вставки Буфера обмена вы будете пользоваться. Я предпочитаю кнопку На мой взгляд, она самая безопасная в смысле «недопущения» в новый документ ненужных мне стилей.
Вы можете возразить: А как же превращённая в текст автоматическая нумерация? С этим явлением мне помогает справиться моя любимая команда Заменить. Возможности этой команды очень велики и, честно, до конца мной не изучены. Я сомневаюсь, что за один урок расскажу вам о возможностях команды Заменить.
Как очистить буфер обмена в Excel, Word или PowerPoint
Многие пользователи ищут способ очистить буфер обмена из приложений Microsoft Office, но редко находят что-то полезное. Если вам интересно узнать, как очистить буфер обмена в приложениях Microsoft Office, таких как Excel, Word и PowerPoint, прочтите приведенные ниже инструкции.
Когда пользователь копирует какое-либо содержимое в приложение Office, оно временно находится в его буфере обмена, откуда к нему можно легко получить доступ. Однако со временем этот контент может накапливать беспорядок. Так что, если вы заинтересованы и настаиваете на том, чтобы это исправить, читайте дальше.
Очистить буфер обмена в Excel, Word, PowerPoint
Буфер обмена можно рассматривать как одно из выделенных мест хранения в ОЗУ для временного хранения битов данных. Когда вы собираете слишком много данных в буфер обмена, вы можете получить сообщение об ошибке, в котором говорится, что буфер обмена заполнен. Вот как очистить буфер обмена.
Чтобы удалить все клипы или отдельный клип, сначала откройте панель задач «Буфер обмена».
1]Откройте панель задач буфера обмена.
Обратите внимание, что метод остается неизменным независимо от того, какое приложение вы используете — Word, Excel или PowerPoint. Итак, все, что вам нужно сделать, это ввести имя нужного приложения (Word / Excel / PowerPoint) в ‘Поиск‘, выберите его и откройте.
Переключитесь на ‘Домавкладка ‘и щелкните’Группа буфера обмена‘отображается в виде боковой стрелки, направленной вниз.
Панель задач буфера обмена мгновенно появится и будет отображаться в левой части таблицы. Он покажет все клипы в буфере обмена.
2]Удаляйте записи из буфера обмена по отдельности или за один раз
Здесь вы можете удалить или очистить буфер обмена по отдельности или все сразу.
Чтобы очистить буфер обмена по отдельности, выберите клип, нажмите стрелку вниз и выберите значокУдалить‘ вариант.
Точно так же, чтобы очистить буфер обмена за один раз, просто нажмите кнопку ‘Очистить все», расположенную рядом с опцией« Вставить все ».
Также обратите внимание, что, поскольку данные, находящиеся в буфере обмена, хранятся в ОЗУ, перезагрузка компьютера также удалит эти временные данные с вашего компьютера.
Основной секрет эффективности информационных технологий заключается в возможности быстрого копирования и передачи данных. Чтобы переложить с полки на полку пакет документов, вам нужно встать, подойти к шкафу, вынуть папку, отнести ее на новое место. Компьютер эти действия заменит одним движением мыши. Чтобы получить несколько копий одного документа, в реальной жизни его придется несколько раз переписать! В любом приложении Windows эту задачу можно решить с помощью нескольких нажатий мыши. Учитывая важность и востребованность средств копирования, разработчики MS Office уделили им максимум внимания. И в этом смысле Excel 2007 не является исключением. В его составе можно найти массу способов для копирования и перемещения информации. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Каждый приспособлен к определенному классу задач. Разобраться в этом многообразии, выделить основные приемы эффективного копирования данных и будет нашей задачей.
Копирование данных в Excel 2007 построено на работе с так называемым буфером обмена. Поэтому с этим элементом Windows мы должны разобраться в первую очередь. Тем более что в MS Office действия с буфером обмена имеют свою специфику.
Буфер обмена Windows
Буфер обмена — это специальная область, своеобразный карман, где можно сохранить информацию из любого приложения Windows. Делается это по специальной команде, которая есть практически в любой программе. В буфер можно записать рисунок, чертеж, текстовый документ, фрагмент электронной таблицы — все что угодно. В любой момент вы можете извлечь данные из буфера и получить таким образом их точную копию. Запись в буфер принято называть копированием, извлечение из буфера — вставкой данных.
Применительно к Excel объектами для записи в буфер обмена могут быть: содержимое ячеек, сами ячейки рабочего листа, рисунки, диаграммы, другие элементы, расположенные на листе.
Буфер — понятие интернациональное. Он доступен практически во всех приложениях Windows. Благодаря этому вы можете копировать данные, например, в «1С», а извлекать их из буфера в программе Excel. Такой прием — основной способ обмена информацией между разными программами. Начнем с элементарных операций над буфером обмена.
Запись данных в буфер обмена
Основной принцип Windows гласит: «Выбор объекта предшествует действию над ним». Это означает, что перед копированием данных их нужно выделить. Скопировать данные в буфер можно
тремя способами: через иконки на ленте меню «Главная», контекстное меню правой кнопки мыши и с помощью горячих клавиш. Кроме того, в Excel есть дополнительный прием копирования растягиванием данных. Посмотрим, как работают все три способа.
Иконки основного меню
Наиболее наглядный способ работы с буфером обмена — воспользоваться иконками на ленте «
Главная». Последовательность действий в этом случае будет такой:
— щелкаем на ней левой кнопкой мыши — данные записаны в буфер обмена.
Этот пример лишний раз иллюстрирует преимущества нового интерфейса Excel 2007. Вспомним предыдущую версию программы, где базовым способом взаимодействия была работа через систему выпадающих меню. Тогда для записи в буфер пришлось бы выполнить вдвое больше работы: вначале раскрыть меню верхнего уровня, затем сделать выбор из подчиненного меню. Работа с лентами Excel 2007 сократила действие на одну операцию и по сути эквивалентна работе с панелями инструментов Excel 2003. Правда, в этом подходе есть и подводный камень: быстро скопировать данные удастся в том случае, если будет активна лента меню «Главная». Иначе придется лишний раз переключать пункт основного меню. Чтобы навсегда забыть об этой проблеме, пользуйтесь горячими клавишами.
Работа через горячие клавиши — самый быстрый способ скопировать данные в буфер обмена. В Excel 2007 это можно сделать так:
— выделяем блок таблицы;
Ctrl+C» (альтернативный вариант — «Ctrl+Ins») — задача решена.
Правая кнопка мыши
Данный способ меньше всего зависит от подробностей интерфейса, и в этом его главное преимущество. Меню, панели инструментов, закрепление горячих клавиш могут отличаться в разных версиях программы, но состав контекстного меню, как правило, остается неизменным. Чтобы скопировать данные в буфер через правую кнопку мыши, нужно:
— выделить блок таблицы;
правой кнопкой мыши, появится меню, как на рис. 2;
— выбрать из контекстного меню пункт «
Данные в буфер можно не только скопировать, но и
переместить. При копировании исходная информация остается на месте. Поэтому после вставки из буфера мы получаем новый экземпляр данных. При перемещении исходную информацию Excel удалит и после вставки перепишет ее на новое место. Все три способа копирования данных работают и для операции перемещения.
Иконки основного меню:
— выделяем блок таблицы, щелкаем на кнопке «
Главная» основного меню;
Буфер обмена» находим иконку «Вырезать» (рис. 1), щелкаем на ней левой кнопкой мыши.
— выделяем блок таблицы;
Правая кнопка мыши:
— выделяем блок таблицы, щелкаем на нем
правой кнопкой мыши;
— из контекстного меню (рис. 2) выбираем «
Извлечение данных из буфера обмена
Данные пишут в буфер для того, чтобы затем их оттуда извлечь. Вот три способа, как это сделать.
Иконки основного меню:
— ставим курсор на верхнюю левую ячейку блока, куда нужно вставить данные;
Главная» основного меню;
Буфер обмена» щелкаем левой кнопкой на иконке «Вставить» (рис. 1).
— выделяем блок таблицы;
Правая кнопка мыши:
— выделяем блок таблицы, щелкаем на нем
правой кнопкой мыши;
— из контекстного меню (рис. 2) выбираем «
Вставить», данные будут вставлены на рабочий лист. При извлечении информации из буфера в Excel можно предварительно выделить блок на рабочем листе (определить целевой блок). В ранних версиях программы размеры исходного и целевого блока должны были совпадать. В Excel 2007 соблюдать это требование необязательно. Более того, вы можете скопировать в буфер фрагмент одной колонки рабочего листа, а вставить его в несколько колонок. В этом случае Excel заполнит данными все ячейки выделенного блока. То есть последовательно выполнит операцию копирования для каждого столбца целевого блока.
Это замечание справедливо только для операции копирования данных. При перемещении ячеек Excel всегда сохраняет форму и размер исходного блока данных.
На практике целевой блок определяют редко. Обычно указывают только его верхнюю левую ячейку. Размер для области вставки Excel вычислит сам. Главное, проследить, чтобы целевой блок не накладывался на имеющиеся данные.
пециальные способы копирования
В Excel есть специальный инструмент для копирования данных. Он сочетает в себе функции копирования и автозаполнения ячеек. Принцип работы этого инструмента такой. Вы ставите указатель на первую ячейку блока и тянете ее вниз или в строну, удерживая левую кнопку мыши. Затем отпускаете кнопку мыши. Excel анализирует направление растягивания и содержимое ячеек. В зависимости от этого он заполняет выделенную область определенными значениями. Думаю, лучше показать на примере, как это работает. Обратимся к таблице на рис. 3. В ней записаны объемы продаж по филиалам предприятия. Изначально в ней были заполнены ячейки «
B1» (текст «1 кв.») и «A2» (текст «Филиал 1»). Начнем с копирования ячейки «A2» по вертикали:
— ставим указатель мыши на правый нижний угол ячейки «
A2» (на рис. 3 он помечен маленьким прямоугольником);
— когда указатель примет крестообразную форму, нажимаем левую кнопку мыши и, удерживая ее, обводим блок до ячейки «
— отпускаем кнопку мыши.
Excel скопировал данные. Вместе с тем он последовательно изменил нумерацию внутри содержимого ячеек, построив последовательность «
Филиал 1», «Филиал 2», «Филиал 3» и «Филиал 4».
Повторим эти действия для ячейки «
B1», растянув ее вправо до «E1». На листе появилась последовательность «1 кв.», «2 кв.», «3 кв.» и «4 кв.».
Предлагаю немного поэкспериментировать с функцией автозаполнения. Для этого выполните такие действия:
— создайте новый документ («
A1» запишите значение «1»;
A1» вниз до адреса «A5».
A1 : A5» на рабочем листе будет заполнен единицами. Это произошло потому, что Excel не смог определить прирост исходного значения и поэтому оставил его без изменения.
— сотрите все данные, нажав «
Ctrl+A», а затем клавишу «Del»;
A1» значение «1», в «A2» — значение «2»;
— выделите блок из двух ячеек «
— растяните этот блок до «
A1 : A5» получится последовательность «1», «2», «3», «4»: Excel увидел разницу между значениями в выделенном блоке, принял ее за шаг арифметической прогрессии и заполнил соответствующими значениями рабочий лист.
Попробуем получить через автозаполнение последовательность дней недели:
— сотрите все данные, нажав «
Ctrl+A», а затем клавишу «Del»;
A1» вниз на 7 ячеек до адреса «A7».
На листе появится перечень всех дней недели: «
пн», «вт», «ср», «чт», «пт», «сб», «вс». Такое правило работает и для полного названия дней недели и для месяцев. При этом можно использовать русский, украинский или английский языки.
Способ копирования растягиванием нагляден. И все же, на мой взгляд, он приспособлен преимущественно для работы с небольшими блоками. Если же речь идет о копировании нескольких тысяч ячеек, лучше воспользоваться горячими клавишами в сочетании с приемами быстрого выделения блоков.
Оперируя мышью на рабочем листе, можно не только копировать ячейки, но и перемещать их:
— выделите блок ячеек, как показано на рис. 4;
— поставьте указатель на границу выделенной области;
— когда указатель примет крестообразную форму, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши;
— перетащите блок ячеек на новое место;
— отпустите кнопку мыши.
Этот прием удобен при конструировании таблиц, когда нужно поменять местами строки или колонки, отодвинуть часть ячеек в сторону и т. п.
Причем делается это в пределах одного листа!
Но этим не ограничиваются возможности перемещения ячеек с помощью мыши. Наиболее интересные возможности в этом плане находятся в контекстном меню правой кнопки мыши. Посмотрим, что в этом плане нам предложит Excel 2007. Вернемся к нашей таблице:
— выделите блок, как показано на рис. 4;
— поставьте указатель на границу блока, перетащите его, удерживая
правую кнопку мыши;
— отпустите кнопку мыши.
Появится контекстное меню, как на рис. 5. Щелчок левой кнопкой на любом пункте выполняет соответствующее действие. С помощью контекстного меню можно переместить ячейку, скопировать ячейку (первые два пункта). Здесь все как обычно. Третий раздел меню позволяет «
Копировать только значения». Это очень полезная возможность для бухгалтера. Представьте такую ситуацию. Вы подготовили таблицу с формулами, выполнили расчеты, и теперь формулы вам больше не нужны. Нужно оставить только результаты. Тогда уместно применить такой прием:
— выделите блок таблицы;
— поставьте указатель на границу блока;
— удерживая правую кнопку мыши, немного переместите блок по вертикали или горизонтали (на одну-две строки или колонки);
— продолжая (!) удерживать правую кнопку, верните блок на исходную позицию;
— отпустите кнопку мыши, из контекстного меню выберите «
Копировать только значения».
Внешне ничего не изменилось, но вместо формул в выделенном блоке остались одни результаты.
Копировать только форматы» применяют, чтобы получить несколько фрагментов рабочего листа, оформленных одинаковым образом. Например, в таблице на рис. 4 мы отформатировали ячейки «B2 : B5» и хотим перенести этот формат на блок «C2 : C5». Можно поступить так:
— ставим указатель на границу блока;
— удерживая правую кнопку мыши, перетаскиваем блок на область «
— отпускаем кнопку мыши, выбираем из контекстного меню «
Копировать только форматы».
C2 : C4» будут отформатированы точно так, как и «B2 : B5».
При работе с таблицами часто приходится
связывать ячейки друг с другом через формулы рабочего листа. Мы еще не касались формул. Но я постараюсь обойтись без этого и показать работу меню «Связать» на простом примере. Возвращаемся к таблице на рис. 4. Сделайте такие действия:
— поставьте указатель на границу блока;
— удерживая правую кнопку мыши, перетащите блок так, чтобы его
верхний левый угол стал на ячейку «A7»;
— отпустите кнопку мыши, из контекстного меню выберите «
Посмотрите на содержимое ячеек «
A7 : E11». Там появились формулы. Например, в «A7» формула выглядит так: «=A1». В ячейке «A8» находится формула «=A2» и т. д. Это и есть связи. Запись «=A2» означает: «взять значение из рабочего листа по адресу «A2» и присвоить его текущей ячейке». В данном случае по адресу «A2» записан текст «Филиал 1». Поэтому и в ячейке «A8» тоже будет светиться текст «Филиал 1». Если в «A2» ввести другой текст, он тут же появится и в ячейке «A8».
В бухгалтерских расчетах часто приходится создавать рабочие колонки со ссылками на существующие значения. Вспомните о возможности копирования ссылок — и, вполне вероятно, вы упростите себе эту задачу.
Оставшиеся пункты контекстного меню используют, когда нужно переместить информацию на заполненный участок таблицы и при этом
сохранить имеющиеся данные. В зависимости от выбранного варианта (рис. 5) ячейки в целевом блоке можно скопировать (переместить) вниз или вправо в пределах рабочего листа. Откровенно говоря, ни разу не воспользовался столь заманчивой возможностью…
Как видите, способов для копирования и перемещения данных на рабочем листе Excel много. Выбор конкретных приемов зависит от характера задачи и от личных предпочтений. Я советую остановиться на горячих клавишах «
АВТОЗАПОЛНЕНИЕ И РАБОТА СО СПИСКАМИ
С приемами автозаполнения мы познакомились на примере копирования ячеек «растягиванием». В частности, когда записали в ячейки последовательность дней недели. Возникает вопрос: откуда Excel получил сведения о правиле заполнения ячеек? Ответ прост: он взял их из встроенного списка. Перечень и состав списков можно увидеть и откорректировать через параметры. Вот как это сделать:
Основные», в правой части окна щелкните на кнопке «Изменить списки…» (рис. 7).
Раскроется окно, изображенное на рис. 8. В левой части показан перечень и состав всех имеющихся списков. Если значение в копируемой ячейке принадлежит одному из этих списков, Excel будет использовать его при автозаполнении ячеек.
Вы можете построить свой собственный список. Для этого делайте так:
— в левой части окна выберите «
— в центральной части окна напечатайте все значения списка, после каждого значения нажимайте клавишу «
— щелкните на кнопке «
В Excel появится новый список. Теперь его значения можно использовать для автозаполнения при копировании «растягиванием».
Бухгалтеру в его работе могут понадобиться два вида автозаполнения: записать в таблицу хронологическую последовательность (дни, месяцы, банковские дни и т. п.) или числовую последовательность (арифметическую прогрессию, например). Обе задачи легко реализуются описанным способом.
Чтобы удалить ненужный список, выделите его и нажмите кнопку «
Способов автозаполнения ячеек в Excel много. При их умелом использовании ввод данных сильно упрощается. Советую взять на заметку два приема:
Ctrl+D»: заполняет блок значениями в направлении вниз от текущей ячейки;
Ctrl+R»: заполняет блок значениями в направлении вправо от текущей ячейки.
Чтобы воспользоваться этими клавишами, нужно:
первую ячейку блока значение;
Ctrl+D» или «Ctrl+R» (по ситуации).
Например, чтобы заполнить прямоугольную область одинаковыми значениями, достаточно ввести данные в левую верхнюю ячейку, выделить блок и последовательно нажать «
Ctrl+D», затем «Ctrl+R». Трудно придумать более быстрый способ решения задачи.
Описанными приемами не ограничиваются возможности автозаполнения в Excel 2007. Например, при работе с базами данных можно выполнять подстановку из выпадающего списка или по первой букве. Способов много, но мы их рассмотрим, когда начнем работать с соответствующими объектами Excel.
Буфер обмена MS OFFICE
При работе с буфером обмена невольно возникает вопрос: почему буфер ограничен только одним экземпляром данных? Разработчики MS Office ответили на него. Они ввели новое понятие — «буфер обмена Office». Объем этого буфера составляет 24 единицы хранения данных. При попытке скопировать очередную порцию информации она заменит самый первый скопированный фрагмент.
Буфер обмена MS Office доступен только для семейства офисных приложений Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Access, OutLook, Publisher, One Note. В других программах этот буфер не работает. Так же как не работает он и в ранних версиях MS Office.
Чтобы показать содержимое буфера обмена, нужно вызвать меню «
Главная» и щелчком мыши раскрыть закладку «Буфер обмена» (рис. 9). В левой части окна Excel появится специальное окошко с содержимым буфера MS Office. Последовательно копируя элементы с рабочего листа, в этом окошке будут появляться все новые экземпляры. Чтобы вставить любой из них на рабочий лист, нужно дважды щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.
Наведите указатель мыши на любой элемент в области буфера обмена. Справа от элемента появится значок раскрывающегося списка. Щелкните на этом значке. Станет доступным меню из двух пунктов: «
Вставить» и «Удалить». Первый внедряет содержимое элемента на рабочий лист. Пункт «Удалить» стирает элемент из буфера MS Office.
Очистить все» в верхней части окна буфера стирает все его содержимое.
Теперь щелкаем на кнопке «
Параметры» в нижней части окна. Появится меню из пяти пунктов: «Автоматическое отображение буфера обмена Office», «Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии «Ctrl+C», «Собирать данные без отображения буфера обмена Office», «Показать значок буфера обмена Office на панели задач», «Показывать состояние около панели задач при копировании». Думаю, названия пунктов говорят сами за себя и в комментариях не нуждаются.
В верхнем левом углу окна буфера обмена расположен треугольный значок для выпадающего списка. Щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Раскроется меню из трех пунктов, а именно.
Переместить»: включает режим перемещения окна буфера обмена. Щелкаем на этом пункте меню. Указатель мыши примет крестообразную форму. Нажимаем левую кнопку и перетаскиваем окно буфера в любое место экрана.
Размер»: изменяет величину окна буфера обмена. Выбираем этот пункт, указатель мыши примет форму двунаправленной стрелки. Любые горизонтальные перемещения указателя тут же изменяют ширину окна. Удерживать кнопку мыши при этом НЕ НУЖНО. Щелчок левой кнопкой фиксирует текущий размер.
Закрыть»: закрывает окно буфера обмена и убирает его с экрана.
Вам может показаться, что возможности буфера MS Office избыточны для повседневной работы. Скажу по личному опыту: оформив одну таблицу с использованием многоэлементного буфера, я начал пользоваться им постоянно. Для меня важнейшим преимуществом работы с буфером MS Office стала возможность видеть его содержимое. Это позволяет извлекать содержимое из буфера не вслепую, полагаясь только на хорошую память, а четко знать, какой конкретно элемент будет вставлен. При работе с несколькими приложениями буферу MS Office нет равных. Возможность помнить 24 элемента позволяет практически не переключаться между задачами, перенося данные из одной из них в другую. Например, я могу войти в Word, скопировать в буфер десяток фрагментов, затем ОДИН раз переключиться в Excel и разбросать эти фрагменты по рабочим листам.
Окно буфера обмена можно расположить за пределами окна Excel. Воспользуйтесь этой возможностью, особенно если вы работаете на широкоформатном мониторе с большой диагональю.
При работе с буфером часто требуется
преобразовать данные перед их внедрением на рабочий лист. Для этого в Excel предусмотрен режим специальной вставки. Вот как с ним работать:
— копируем данные в буфер;
— переходим на целевой блок для вставки;
— щелкаем на значке со списком в нижней части иконки «
Вставить», из раскрывшегося меню выбираем «Специальная вставка…» (рис. 10).
Раскроется окно, как на рис. 11.
Эта форма диалога характерна для вставки данных от приложений MS Office.
В окне специальной вставки Excel предлагает несколько способов преобразования содержимого буфера перед внедрением на рабочий лист. Количество вариантов зависит от того, какая информация извлекается из буфера. Допустим, там записан блок ячеек Excel. Это означает, что в буфере хранятся не только сведения об их содержимом, но и другие характеристики: формат чисел, цвет, шрифт, тип заливки, примечания и т. д. При
обычной вставке вся эта информация будет полностью перенесена из буфера на рабочий лист. При использовании специальной вставки можно выбрать, какие именно характеристики будут извлечены: все данные, только формулы, только форматы, одни примечания и т. д.
Операция» направлена на выполнение арифметических действий с элементами исходного и целевого блоков. Ячейки этих блоков можно складывать, умножать, вычитать, делить. На практике такая возможность используется нечасто.
Режим специальной вставки — единственное средство, которое позволяет
транспонировать блок таблицы (поменять местами строки и столбцы). Для использования этого режима нужно установить флажок «Транспонировать».
В тех случаях, когда нужно вставить связь на скопированные ячейки, воспользуйтесь одноименной кнопкой в окне специальной вставки. При нажатии этой кнопки Excel вставит формулы для организации ссылок на скопированные ячейки. После такой вставки любые изменения в исходном блоке немедленно сказываются на результате.
На практике специальную вставку используют в таких случаях:
1. Чтобы превратить блок формул в значения. Эта возможность незаменима при работе с большими таблицами, когда формулы уже хранить не нужно. В этом случае имеет смысл забыть о них, оставив в таблице только результаты расчетов. Это сократит размер таблицы и время ее обработки. К тому же в таблице значений нет необходимости следить за адресами при копировании формул.
2. Чтобы преобразовать объекты Excel из одного типа данных в другой. Чаще всего таким способом делают из сводной таблицы блок обычных ячеек Excel.
Специальная вставка незаменима при обмене данными между разными программами. Например, когда нужно внедрить часть документа MS Word в электронную таблицу Excel. В этом случае специальная вставка позволит вставить на рабочий лист содержимое буфера как
объект программы Word, как текст, как гиперссылку и т. п. Для графической информации Excel предложит другой набор режимов преобразования.
Использование специальной вставки позволяет найти единственно правильный способ переноса данных между приложениями. В наших примерах мы будем часто обращаться к этому инструменту.
Чтобы уверенно работать с Excel, нужно с самого начала «сделать ревизию» приемов работы и выбрать те из них, которые максимально соответствуют вашим задачам и привычкам. Я советую придерживаться таких рекомендаций:
1. Использовать горячие клавиши». Это самый быстрый способ работы с программами в Windows. Относительно вставки и копирования это будут такие комбинации «
2. Применяйте приемы быстрого выделения блоков (с клавиатуры).
3. Для заполнения ячеек используйте горячие клавиши «
4. Помните о специальной вставке, особенно при копировании данных из других приложений. Если обычным способом данные скопировать не удалось, попробуйте вставить их в другом формате.
5. Копирование «растягиванием» применяйте только для небольших таблиц и автозаполнения ячеек. Это не самый эффективный способ решения задачи.
На этом мы закончим знакомство с буфером обмена и методами копирования данных в Excel. В следующий раз мы займемся формулами — основным объектом рабочего листа. Нашей задачей будет выработать продуктивные способы создания и копирования формул, а также выяснить дополнительные приемы по заполнению рабочих листов.
Ваша картинка может отличаться от моей (операционная система другой версии, другие цвета)
Если вам необходимо вставить фрагмент, скопированный ранее, то откройте окно Буфера обмена (вы уже знаете, как это делается). Далее из списка скопированный фрагментов выберите нужный вам фрагмент и щёлкните на нём ЛМ – фрагмент вставиться из буфера обмена.
даёт такую картину:
Третья кнопка 
даёт такую картину:
даёт такую картину:
