инвентарный номер проектной документации пример

Инвентарный номер проектной документации пример

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система проектной документации для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

System of design documents for construction. Registration and storage rules of design documentation

Дата введения 2010-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций

2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комп лектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения*

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ Р 21.1101 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

3 Термины и определения

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:

электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.

Источник

Инвентарный номер: что это, как правильно присвоить, порядок присвоения

Ведение бухгалтерского учета организации предполагает последовательное отражение всех изменений, в том числе касающихся взаимодействия с товарно-материальными ценностями. Своевременное принятие на баланс позволяет фиксировать дальнейшие операции с теми или иными объектами, квалифицированными в качестве собственности учреждения, и обеспечивает условия для контроля за их сохранностью. Методические указания, утвержденные приказом Министерства финансов № 91Н от 2003 года, содержат определение понятия инвентарный номер и определяют правильный порядок его присвоения.

Общее представление

Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.

Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.

Нормативная база

Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.

Номерная структура

Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.

При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.

Как не нужно присваивать инвентарные номера: примеры ошибок

Нарушение стандарта, как правило, негативно сказывается на общих процессах учета, а в отдельных случаях может стать причиной проблем с проверяющими и контролирующими ведомствами. Четкость кодификации представляет особую значимость в рамках деятельности государственных и муниципальных учреждений, а также подведомственных структур — даже одно неверно указанное кодовое значение способно нарушить порядок строгой отчетности и стать причиной применения дисциплинарных мер.

Поводом для ошибок обычно служит недостаточный уровень квалификации — далеко не все ответственные сотрудники на самом деле знают, как правильно поставить инвентарные номера на основные средства, и с какой суммы они присваиваются. Среди распространенных проблем стоит выделить:

Во избежание подобных ситуаций рекомендуется строго придерживаться правил, определяющих необходимость присутствия специальной комиссии во время распределения инвентарных номеров объектов — это гарантирует соблюдение стандартов, и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Что именно подлежит учету

Идентификаторы применяются для регистрации следующих видов собственности организации:

Порядок присвоения инвентарных номеров ТМЦ и основным средствам исключает из обязательного учета любые виды имущества стоимостью менее трех тысяч рублей, и определяет ряд требований, соблюдение которых позволяет организовать контроль должным образом:

Для технически сложных, состоящих из нескольких функциональных частей объектов, маркировка осуществляется на каждом элементе структуры.

Алгоритм присвоения кодовых обозначений

Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.

Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.

Примеры и образцы документов

Для фиксации принятого на баланс имущества используются специальные журналы. Стандартная форма, размещаемая на титульном листе инвентарной книги, предусматривает указание информации о предприятии, а также личных данных сотрудника, ответственного за ведение БУ. Начиная со второй страницы, ведется таблица, в которую по мере поступления вносятся сведения о каждом новом объекте:

Регистрация перемещений осуществляется с помощью отдельной карточки, на которой также указываются происходящие с ТМЦ изменения.

Ответственность за заполнение и подписание документации возлагается на бухгалтерию. Для крупных организаций рекомендуется использование специализированного программного обеспечения — решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», заметно упрощают рутинные процессы и облегчают ведение инвентаризационного учета.

Пример составления

В распоряжение ОАО «Строитель» поступила компьютерная техника — устройство МФУ, выданное подразделению, имеющему порядковый идентификатор 13. Последний предшествующий код, зафиксированный в реестре — 0506. Указанный объект в рамках БУ относится к категории «Машины и оборудование», что позволяет присвоить ему номерное значение 13050634122, где:

Алгоритм формирования учетной политики

Локальные акты, регламентирующие, кто и как должен присваивать инвентарные номера основным средствам, предусматривают наличие понятных инструкций по заполнению. В записях указываются:

Регламент должен быть исчерпывающим, исключая возможность произвольного принятия решений, затрудняющих последующую идентификацию, и способных привести к ошибкам в процессе ведения бухгалтерского учета. Оптимальный вариант — использование автоматизированных программных шаблонов, заметно упрощающих контроль и формирование отчетности.

Изменения инвентарных номеров основных средств

Учетная политика предприятия также определяет положения, которыми ответственные сотрудники руководствуются в случае возникновения вопросов, связанных с необходимостью корректировки порядковой нумерации. Как правило, присвоенный идентификатор остается неизменным на протяжении всего цикла эксплуатации объекта, однако в случае выявления ошибки следует придерживаться стандартного протокола, утвержденного локальным актом.

Инвентаризационная комиссия

Документация, оформляемая в ходе внесения согласованных изменений, содержит перечень исправлений и утверждается специальной группой. Образец формы указывается в приложении к учетной политике. В типовой список фиксируемых данных входят:

Подписанный документ является основанием для смены регистрационного номера.

Наименования основных средств

Положения п. 13 методической инструкции № 157н предписывают использование русского языка для отражения названий ОС организации. Объекты, в отношении которых действуют требования об обязательной государственной регистрации, должны именоваться в соответствии с данными, представленными в сопроводительной документации. Так, к примеру, транспортное средство, в техническом паспорте которого приводится обозначение «ВАЗ-2110», не может быть поставлено на учетный баланс предприятия с упрощенным наименованием «Лада».

Инвентаризационные номера отдельных помещений

Регистрационные правила, применяемые в отношении недвижимости, предписывают самостоятельную инвентарную идентификацию объектов с различным функциональным предназначением, даже в тех случаях, когда они находятся на территории одного здания. Исходя из порядка, определенного ЕГРП, основанием в данном случае выступает кадастровый документ. В названии указываются характеризующие данные, такие как литера, крыло, этаж, и т. п.

Регистрация оргтехники

Материальные активы, относящиеся к категории технических средств, будь то бытовое или цифровое оборудование, инструменты, сложные приборы и устройства, принимаются к учету в соответствии со следующим регламентом:

Маркировка основного средства для инвентаризации

В соответствии с рекомендациями Министерства финансов, для нанесения идентификационных обозначений допускается использование различных методов:

Выбор подходящего способа зависит от доступных ресурсов, а также специфики хранения и эксплуатации ОС. Основное требование — различимость и надежность маркировки, с помощью которой осуществляется сверка во время проведения инвентаризации.

Какие учетные документы должны храниться на предприятии

Перечень документации, обязательной для сохранения, зависит от специфики объекта:

Для последнего случая также актуально отражение установленных сроков в карточке объекта, с указанием уже произведенных ранее внеплановых работ. Подобный подход упрощает контроль и ведение учета, и позволяет своевременно определить потенциальные затраты, связанные с выходом из строя эксплуатируемого оборудования.

Журнал инвентарных номеров

Для компаний, на балансе которых числится большое количество ОС, а также характерно регулярное движение активов, рекомендуется ведение отдельного документа, учитывающего инвентаризационную нумерацию. Наличие сводного каталога, содержащего сведения о присвоенных и выбывших кодификаторах, способствует оперативному внесению актуальных изменений, и снижает вероятность ошибок.

Учетная политика — нормативные требования ФСБУ 6/2020

В соответствии с приказом Минфина № 204н, опубликованным в сентябре 2020 г., начиная с 2022 года вводятся новые федеральные стандарты бухгалтерского учета основных средств, обязательные для всех предприятий. Обновленное положение отменит предыдущие инструкции и методические указания, однако общий принцип останется неизменным. Содержание документа затрагивает вопросы, касающиеся отражения информации об ОС, однако не предусматривает каких-либо конкретных регламентов.

Заключение

Разобраться в том, что такое инвентарный номер ТМЦ, и как его присвоить при поступлении новых объектов, не так уж и сложно. В то же время важно учитывать, что данная работа требует повышенного внимания и ответственного подхода, и должна быть регламентирована нормами учетной политики организации. Решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», помогут избежать расхождений в учете, и способствуют построению эффективной системы контроля.

Источник

Инвентарный номер чертежа. Что это?

Народ! Кто может доходчиво объяснить назначение инвентарного номера чертежа. Для чего он? Какую информацию несет или должен нести? Неужели это просто порядковый номер? Что он определяет? Ведь у чертежа уже есть шифр, зачем инв. номер?

Буду очень благодарен за развернутый ответ. Можно на мыло.

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Был не прав, есть упоминание.
см.ЕСКД ГОСТ 2.501-88
2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3.
2.4. Каждому подлиннику документа должен быть присвоен один инвентарный номер независимо от количества листов.

То есть, насколько я понял, это просто номер по инвентарной книге который ставится при принятии документа на хранение.

ГОСТ 2.510-88 я конечно почитал. Но про назначение там ничего нет. Просто сказано, что надо присваивать номер и регистрировать документы так то и так то.

Serz->
Спасибо.
Только я не понял, как можно по шифру чертежа в архиве (инвентарной книге) найти инвентарный номер чертежа? Ведь как я понимаю, инвентарные номера назначаются по порядку и распологаются в книге тоже по порядку. Выходит, что искать можно будет только по инвентарному номеру?

Кстати, если инвентарный номер нужен только для этого, то может под его определение можно использовать уникальное имя файла? Особенно когда есть единая система хранения чертежей? И вообще, нужен ли он при наличии эл. системы хранения чертежей?

Значит все таки получает, что при наличии базы данных можно за инвентарный номер взять имя файла?!

Может кто-нибудь из участников форума так уже делает? Неужели ни у кого ни разу заказчик не просил инв. номер?

У нас такое первый раз и, как говориться, «по темечку».

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Вы правы. Нормы пока не приняты. Но уже существуют проекты нормативных документов. Таких как:
ГОСТ Р 5.001-2002
ГОСТ Р 5.102-2002
ГОСТ Р 5.103-2002

Ознакомившись с которыми многие вещи становятся на свои места. Хотя эти проекты ГОСТов пока на всеобъемлющие не тянут.

Там про инв. номер ничего вроде нет. Но все равно интересно. Поищите в рунете.

BIM, С#, AutoCAD, LISP

Столкнулся тут с ситуёвиной. Меня заставляют писать самому эти инвентарные номера. Мало им подписей согласовательных, так ещё эти номерки нужно писать. И так на выдаче запарка, так ещё нужно бегать за архивариусом чтобы дал этот желанный номерок 👿

Кто это должен делать? В какую бумажку тыкнуть пальчиком тётю.

З.Ы. У меня есть навязчивое ощущение что этим должен заниматься архивариус, а не инженер

Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam

Какой такой «шифр»? Есть ГОСТ 21.101, там все и написано.

А вот «действующие в организации системы» могут быть разными.

238.546-01.ПЛ2.000.000.Р-ГП — рабочие чертежи генплана площадки 2 завода автоприцепов, разрабатываемые по договору 546-01.

238.546-02.ПЛ2.012.1ОЧ.Р-АР — рабочие чертежи марки АР первой очереди строительства корпуса 12 на площадке 2 завода автоприцепов, разрабатываемые по договору 546-02.

238.547.КПД108.ЦТП.Р-ТМ — рабочие чертежи марки ТМ центрального тепло-вого пункта для крупнопанельного жилого дома № 108 завода автоприцепов, раз-рабатываемые по договору 547.

В солидных организациях есть СТП, устанавливающие систему. Чем организация солидней, тем длиннее обозначение.

00001 и т.д. в зависимости от давности существования фирмы.

000001 стараются не писать, т.к. подразумевается архив на фирме где много листов за много лет , где хранятся предыдущие проекты, если писать 00001 тогда получается первый лист 1-го проекта на фирме.

Вааще енти номера архивариус должен выдавать. Когда я на Шуваловском работал, если мне надо выпустить комплект чертежей, я говорил архивариусу или секретутке и она мне бронировала или выделяла енти номера. Потом я ей копию комплекта на хранение сдавал, и она в общей ведомости отмечала, какие листы приняты, как называются, и т.д..
В других конторах такого архивариуса не было, приходилось самому, вернее сообща. Ведь я не один выпускаю черетжи. Получалось примерно так, я выпустил комплект, все листы пронумерованы последовательно, потом ктото другой выпускает, берет мой последний номер и т.д..

😯 😯 😯 ну ВЫ даёте.
инв. номера необходимы как воздух (в серьёзной организации).
даю стандартную форму журнала (колонки):

Инв.№\/Дата\/Кол-во листов\/Наименование\/Исполнитель\/Отправка(кол-во листов\/отправлен)\/Уничтожение(дата\/№книги,№акта)\/Разноска анулир. и восстановл. подл.\/Примечание

совсем забыл сказать

Инвентарные номера присваевает и вписывает архивариус, после того, как приймет и пересчитает комплект КД, а только после копирует и разносит (выдаёт) доки в работу 💡

Источник

Инвентарный номер проектной документации пример

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation. Registration and storage rules

Дата введения 2014-06-01

Предисловие

Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)

За принятие стандарта проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год

Поправка внесена изготовителем базы данных

1 Область применения

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

4 Основные положения

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Источник