инвентарный номер конструкторской документации

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

Правила организации хранения, комплектования,
учета и использования научно-технической документации
в органах государственной власти, органах местного самоуправления,
государственных и муниципальных организациях

I. Основные положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2017, № 25, ст. 3596) (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034) (далее – Положение о Федеральном архивном агентстве).

2. Правила разработаны с учетом положений национальных, международных стандартов, определяющих состав, порядок создания, обращения и хранения научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической и программной документации (научно-технической документации) (далее – НТД) на бумажных и электронных носителях.

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности [1] для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

(в редакции приказа Росархива от 12.08.2021 № 72)

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования
научно-технической документации в органах государственной власти,
органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД

11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):

Источник

Инвентарный номер чертежа. Что это?

Народ! Кто может доходчиво объяснить назначение инвентарного номера чертежа. Для чего он? Какую информацию несет или должен нести? Неужели это просто порядковый номер? Что он определяет? Ведь у чертежа уже есть шифр, зачем инв. номер?

Буду очень благодарен за развернутый ответ. Можно на мыло.

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Был не прав, есть упоминание.
см.ЕСКД ГОСТ 2.501-88
2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3.
2.4. Каждому подлиннику документа должен быть присвоен один инвентарный номер независимо от количества листов.

То есть, насколько я понял, это просто номер по инвентарной книге который ставится при принятии документа на хранение.

ГОСТ 2.510-88 я конечно почитал. Но про назначение там ничего нет. Просто сказано, что надо присваивать номер и регистрировать документы так то и так то.

Serz->
Спасибо.
Только я не понял, как можно по шифру чертежа в архиве (инвентарной книге) найти инвентарный номер чертежа? Ведь как я понимаю, инвентарные номера назначаются по порядку и распологаются в книге тоже по порядку. Выходит, что искать можно будет только по инвентарному номеру?

Кстати, если инвентарный номер нужен только для этого, то может под его определение можно использовать уникальное имя файла? Особенно когда есть единая система хранения чертежей? И вообще, нужен ли он при наличии эл. системы хранения чертежей?

Значит все таки получает, что при наличии базы данных можно за инвентарный номер взять имя файла?!

Может кто-нибудь из участников форума так уже делает? Неужели ни у кого ни разу заказчик не просил инв. номер?

У нас такое первый раз и, как говориться, «по темечку».

Проектировщик ВК. LISP-любитель.

Вы правы. Нормы пока не приняты. Но уже существуют проекты нормативных документов. Таких как:
ГОСТ Р 5.001-2002
ГОСТ Р 5.102-2002
ГОСТ Р 5.103-2002

Ознакомившись с которыми многие вещи становятся на свои места. Хотя эти проекты ГОСТов пока на всеобъемлющие не тянут.

Там про инв. номер ничего вроде нет. Но все равно интересно. Поищите в рунете.

BIM, С#, AutoCAD, LISP

Столкнулся тут с ситуёвиной. Меня заставляют писать самому эти инвентарные номера. Мало им подписей согласовательных, так ещё эти номерки нужно писать. И так на выдаче запарка, так ещё нужно бегать за архивариусом чтобы дал этот желанный номерок 👿

Кто это должен делать? В какую бумажку тыкнуть пальчиком тётю.

З.Ы. У меня есть навязчивое ощущение что этим должен заниматься архивариус, а не инженер

Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam

Какой такой «шифр»? Есть ГОСТ 21.101, там все и написано.

А вот «действующие в организации системы» могут быть разными.

238.546-01.ПЛ2.000.000.Р-ГП — рабочие чертежи генплана площадки 2 завода автоприцепов, разрабатываемые по договору 546-01.

238.546-02.ПЛ2.012.1ОЧ.Р-АР — рабочие чертежи марки АР первой очереди строительства корпуса 12 на площадке 2 завода автоприцепов, разрабатываемые по договору 546-02.

238.547.КПД108.ЦТП.Р-ТМ — рабочие чертежи марки ТМ центрального тепло-вого пункта для крупнопанельного жилого дома № 108 завода автоприцепов, раз-рабатываемые по договору 547.

В солидных организациях есть СТП, устанавливающие систему. Чем организация солидней, тем длиннее обозначение.

00001 и т.д. в зависимости от давности существования фирмы.

000001 стараются не писать, т.к. подразумевается архив на фирме где много листов за много лет , где хранятся предыдущие проекты, если писать 00001 тогда получается первый лист 1-го проекта на фирме.

Вааще енти номера архивариус должен выдавать. Когда я на Шуваловском работал, если мне надо выпустить комплект чертежей, я говорил архивариусу или секретутке и она мне бронировала или выделяла енти номера. Потом я ей копию комплекта на хранение сдавал, и она в общей ведомости отмечала, какие листы приняты, как называются, и т.д..
В других конторах такого архивариуса не было, приходилось самому, вернее сообща. Ведь я не один выпускаю черетжи. Получалось примерно так, я выпустил комплект, все листы пронумерованы последовательно, потом ктото другой выпускает, берет мой последний номер и т.д..

😯 😯 😯 ну ВЫ даёте.
инв. номера необходимы как воздух (в серьёзной организации).
даю стандартную форму журнала (колонки):

Инв.№\/Дата\/Кол-во листов\/Наименование\/Исполнитель\/Отправка(кол-во листов\/отправлен)\/Уничтожение(дата\/№книги,№акта)\/Разноска анулир. и восстановл. подл.\/Примечание

совсем забыл сказать

Инвентарные номера присваевает и вписывает архивариус, после того, как приймет и пересчитает комплект КД, а только после копирует и разносит (выдаёт) доки в работу 💡

Источник

Полное меню

Основные ссылки

Вернуться в «Каталог СНиП»

ГОСТ 2.501-88* ЕСКД. Правила учета и хранения.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation.
Registration and storage rules

Дата введения 01.01.89

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1) Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

2) Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;

— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— число листов в документе;

— формат документа по ГОСТ 2.301;

— кем выпущен документ;

— подпись о приемке документа на хранение;

— примечание (при необходимости).

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. *

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201-85 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: ² (Подпись)» и ² (Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

² Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

² Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата) «.

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: ² Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: ² заменен восстановленным подлинником №. » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ

СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл. 1 ;

Складывание в папки

Складывание для непосредственного брошюрования

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.

1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3 )

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий, в папках (альбомах) или на электронном носителе.

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп ² АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).

1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают».

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3 *

1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп ² ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или ² ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенные в приложении 4 *.

1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп ² ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.

2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое

Источник